浅谈企业档案管理与知识管理

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1、浅谈企业档案管理与知识管理　　摘要：本文是对企业档案管理引入知识管理新的理念和方法的探讨，分析在档案管理引入知识管理后在管理模式、业务流程和信息技术以及人员素质等方面的转变，从而引出知识管理对档案工作的启示。　　关键词：企业档案管理知识管理人员素质　　档案作为记录人类历史的文件，在人类社会中起着非常重要的作用。对于企业档案是记录企业各项活动，存储各类信息的主要载体，是企业不可再生的资源和财富，是企业重要的知识资源。随着企业信息化进程的推进，在企业档案管理工作中，引入知识管理的理念为企业档案现代化管理带来新的发展契机。　　1、企业档

2、案管理与知识管理　　1.1、企业档案管理　　企业档案管理不仅是积累和保存了企业知识，维护着企业发展的真实历史全貌，而且在保护企业的合法权益不受侵犯和保护企业核心竞争力等方面也起到了重要作用，是企业知识资源管理的重要手段。就是说，企业档案是企业重要的知识资源，而企业档案管理就是对知识资源的一种管理活动和过程，包括对企业文件的形成、收集、筛选、整理、归档的监督和控制，及其对档案的整理、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。　　1.2、知识管埋6　　知识管理是应用现代信息技术对知识进行积累组织、评价、传递和应用、创新，以实现知识的价值

3、，提升企业的核心竞争力。知识分为显性知识和隐性知识两个方面。显性知识的来源于组织在自身各项职能活动中直接形成的文件、档案以及外来的文件、资料，而这些文件、档案属于知识的范畴，是档案管理和知识管理共同的管理对象。隐性知识是大量存在企业员工头脑中的知识，隐性知识是企业知识资源的主体部分。隐性知识往往具有独占性，它是企业的核心知识资源，也是企业核心竞争力的源泉。实现隐性知识的显性化、档案化，对其进行有效存储，是企业档案实现知识管理的一项重要任务。　　1.3、知识管理对企业档案管理的要求6　　档案管理是知识管理的一个重要组成部分，作为一种

4、新的管理理念和方法，知识管理对档案管理模式、业务流程、信息技术和人员素质等方面都有新的要求。1）管理模式。从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享；2）档案管理业务流程再造。在知识管理中把企业文件档案看作为一个不可分割的文件连续体，打破企业文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程，实现文档一体化管理；3）档案信息化。推进档案信息化建设，在网络环境下实现

5、档案信息资源的数据库、信息库多样化管理；4）人员素质。在档案专业结构上要进行合理配置，除需要信息技术专业人员外，对档案工作人员的自身业务知识的补充和更新提出了更高的要求。要具备信息技术的使用能力，信息获取、信息分析和信息加工处理能力，这样才能胜任数字化和现代化的企业档寨管理工作。　　2、企业档案管理实现知识管理的关键　　2.1、在于知识的共享和创新　　知识管理的核心是实行知识的共享与创新，它可直接提高企业的核心竞争力。在知识资源管理中，企业档案不只是"历史的记忆"和"原始的记录"，不仅仅处于"备查、待考的史料状态"，要全面应用现代

6、信息技术，以快速、直接、集成的方式提供服务，并在此造价值。从以档案实体的保管、利用为重点，转向以档案信息的数字化存储，网络化传输，建立综合档案信息管理系统，实现企业档案信息共享。通过档案信息管理系统平台，为企业在新产品研发及企业经营活动提供快速的、主动的、全方位的服务中心，充分发挥档案信息资源的知识价值，从而提高企业生产效率，缩短新品研发周期，助推企业的管理水平和创新能力的提升。　　2.2、在于知识的拓展　　知识管理可以拓展档案管理的领域。传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件和图书等排除在管理职责之外

7、，极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于企业价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享6知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业工作中必不可少的组成部分。　　3、如何做好企业档案的知识管理　　3.1、抓好企业档案的信

8、息管理　　知识管理的重点在于显性知识与隐性知识的相互转化。因为企业只有把国内外和自己积累的知识，通过归档、整理、提炼传递给企业员工，转化为员工的知识，并运用到每项工作中去，才能对企业目标发生作用。企业档案的信息管理主要是集中对已有的如文件、档案、电