《浅谈企业人事档案管理》

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1、浅谈企业人事档案管理2009年12月2009年第6期(总第115期)晋图学刊ShanxiLibraryJournalDee.,2009No.6,2009(IssueNo.115)浅谈企业人事档案管理岑利锋(黄河万家寨水利枢纽有限公司,山西太原030002)摘要:人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分,本文通过讨论人事档案工作的重要性,挖掘分析了我国目前企业人事档案管理存在的一些问题,从而提出了一些人事档案管理工作中的一些对策,以期使人事档案管理更好地适应信息时代的需求.关键词:企业人事档案管理;人力资源管理;存在问题;对策中图分类号:G271文献标识码:A文章编

2、号:1004—1680(2009)06—0054—031对企业而言人事档案管理工作的重要性随着改革开放的不断深入和社会经济的全面发展,人事档案管理工作已经延伸到企业的各个方面,人事档案管理与人力资源建设形成的因果,依存和互动的不可分割关系.所以切实做好企业人事档案管理工作,对于进一步深化企业人事制度改革,加强队伍建设和推动企业全面发展具有重要意义.企业人事档案的内容是关于员工个人及有关方面的情况材料的记载和叙述员工的本人经历的基本情况,员工人事档案为企业管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据,并为人事统一分析提供资料,企业人事决策人员通过对有效数据的分析为企业规

3、划提供依据.因此企业认真做好员工档案材料的收集,鉴别,整理,保管和利用,为现代企业人力资源管理和利用创造条件,提供相关人事数据和信息支持的重要依据,为企业人力资源的规范化管理奠定了基础.2企业人事档案在我国当前存在的问题为了档案工作更好地服务于企业人事工作,我们对部分企业人事档案工作进行了调研.调查显示目前企业人事档案管理在以下几个方面存在不容忽视的问题.2.1管理方式方法落后企业人事档案管理工作一直沿用手工操作,局限于"看堆式"的管理,重收集管理等基础工作,轻服务,方法繁琐,不易操作,反应较慢,对现代化,信息化很少涉及,致使档案信息陈旧,单一,空乏,雷同.即使配

4、备有计算机,只是用于目录的存储与检索,做一些简单的利用,信息存储量少,实用性差.54人事档案管理方法滞后于人事制度改革的进程.人才的录聘和提拔干部个人经历和个人基本情况主要依据人事档案所记载的,这就要求档案在管理上要主动适应员工工作的要求,不能处于被动应付状态.2.2档案材料内容不齐全,不真实维护企业员工人事档案的完整,准确与安全是企业人事档案管理的重要内容,但在档案管理工作中存在一些薄弱环节.一是档案材料收集不齐全,没有注意收集企业员工档案中必备的材料,造成档案材料的流失;二是鉴别不准确,把不应归档,手续不完备和有问题的材料归入了员工的档案中,损害了档案的真实性

5、;三是整理不及时,对收集来的档案材料没有按规定及时整理归人档案,导致无序管理;四是基础设施不配套,档案环境恶劣,影响了档案使用;五是制度不到位,材料的转入,转出,档案的查借阅等手续不按规定履行,档案管理混乱,甚至丢失和收到不真实的档案材料.2.3企业人事档案管理队伍建设不到位随着人事制度改革的不断深化,人事档案管理手段也随之进行相应的调整和变化,需要人事档案管理队伍的知识化,年轻化,专业化,使档案管理工作既能继承和发扬老档案管理工作者的优良作风,又能根据工作的需要,与时俱进,开拓创新.但在实际工作中,企业档案管理队伍建设上有一定的差距.一是人员配备比例不够,有的甚

6、至没有明确管理人员,或者兼职人员主要精力不在档案管理上;二是管档人员整体素质不高,有的管档人员政治素质不高,工作原则性不强,业务不熟悉,工作不踏实,应付了事;三是部分人员工作不安心,由于一些政治,生活2009年12月2009年第6期(总第115期)晋图学刊ShanxiLibra~JournalDec.,2009No.6,2009(IssueNo.115)待遇没有落实,导致有些档案人员缺乏奉献精神,总想跳槽,影响了企业人事档案管理的质量.2.4人事档案的透明度不高目前我国的人事档案提供利用仅仅面向组织,任何个人不能查阅自己的人事档案,人事档案对每个人来讲是非常神秘的

7、,大家不知道自己的档案袋里究竟有什么.在实际工作中经常遇到当事人对自己的某些情况记忆模糊,本人要求查档的情况,但按照目前人事档案的利用制度是绝对不允许的,这种与社会提倡政务公开,信息公开,提供利用制度与公开,透明的现代法治精神不相符合.3对企业人事档案管理的建议3.1增强意识,完善人事档案的真实性和完整性作为重要依据之一的员工人事档案,不是反映员工点滴情况,零散资料的堆积,而是反映员工全面情况的案卷,也是员工的全貌.这就要求员工人事档案内容要保持完整,所以一份符合要求的员工人事档案,必须具备真实性和完整性,它的内容构成分为十大类材料,这些材料是组织人事工作及平常工

8、作中形成的