会议与商务活动 教学课件 胡伟 王凌 成海涛 第8章 新闻发布与庆典活动

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2、会的准备工作（一）确立主题（二）选择时机（三）选定地点（四）邀请记者（五）安排人员（六）准备材料（七）编制预算（八）其他工作（一）确立主题（二）选择时机(1)说明性主题。如某企业因欲投资新建项目而召开的新闻发布会。(2)宣传性主题。如某企业研制出新产品为使公众接受而召开的新闻发布会。(3)解释性主题。如某企业针对产品质量出现问题而召开的新闻发布会。对于企业或组织自身而言，适合召开新闻发布会的时机包括以下几个：新产品上市或新服务推出；取得最新记录的销售业绩；扩大生产规模；经营方针的该百年或出台新举措；组织人员有重大调整；聘请明星、名人做

3、形象代言人；发生重大事件等。要注意以下几点：避免节假日；避免与重大社会活动相冲突；防止与新闻界的宣传报道重点冲突（三）选定地点新闻发布会的地点，可以选择本企业或组织的所在地，也可以选择活动或事件的所在地，可以酌情选择本企业或组织的会议厅、多功能厅等。新闻发布会的现场选择要考虑以下因素。（1）交通。如到达会场的道路是否能够保障畅通，现场停车是否方便等。（2）设备。会场内的采访设备是否齐全和适用，如摄影、视听、灯光、幻灯电视播放设备等；通信联络是否正常，如电话、专线电话、计算机网络、电视等。（3）会场条件。如会场大小是否适中，会场内的座位

4、设施是否有利于记者提问和记录，会场是否安全、安静等。（四）邀请记者除了邀请相关领导、同行人士、客户代表等对象外，新闻记者也是新闻发表会邀请的重点对象，可以说是新闻发布会的主宾。1.邀请范围（who、howmany）2.邀请程序（1）制作请柬或邀请函（2）发出请柬或邀请函请柬或邀请函一般在新闻发布会前的7～10天送达邀请对象手中。发放太早，可能会被对方遗忘；发放太迟，不利于对方作相应的准备。请柬或邀请函可以根据需要和距离远近通过邮寄或派人送达的、方式发送。（五）安排人员1.选定主持人新闻发布会的主持人一般由主办方的宣传、公关、秘书等部门

5、的负责人担任，如宣传部长、公关部长、办公室主任等。2.选择发言人新闻发布会的发言人一般由主办方的主要负责人担任，如总经理、厂长、主要部门负责人等，因为只有他们才能够准确地回答有关的方针、计划、生产、经营等重大问题，由他们回答记者提问更具权威性。3.安排其他工作人员（六）准备材料1.发言提纲即发言人在发布会上正式发言时的内容提要，应该全面、准确、生动、真实、扣题。2.报道提纲即主办方事先精心准备一份有关数据、图片等资料为主的报道提纲，认真打印好后在会上提供给新闻记者，使其报道时能够抓住重点，必要时甚至完全可以事先拟制好新闻通稿。3.背景

6、材料一般应当包括新闻发布会涉及的新闻时间要点、组织发展简史、技术手册、发言人介绍、通讯录、名片等，方便记者挖掘新闻事件和日后联系之用。4.视听材料为增强发布会的效果，可以根据条件准备一些如图片、模型、音像、实物等能够强化会议效果的形象化的视听材料，加深与会者对会议主题的认识和理解。(七)编制预算根据新闻发布会的规格和规模作出可行的经费预算，一般包括场租费、会场布置费、印刷费、邮费、话费、音响器材费、礼品费、交通住宿费、餐费等。(八)其他工作如布置新闻发布会的会场，要与发布主题紧密联系，综合考虑会场大小、档次、色彩、噪音、灯光等因素。再

7、如调试音响设备、准备礼品、制作名签和胸卡等。(一)迎宾签到(二)发放资料(三)宣布开始(四)发布新闻(五)答记者问(六)宣布结束二、新闻发布会的基本程序(一)迎宾签到一般应当有专门的迎宾人员(礼仪小姐)迎候与会者，并让其在事先准备好的签到簿上签上姓名、单位、联系电话等。(二)发放资料工作人员将事先准备好的资料及时发放给有关于会人士和新闻记者，最好为每人准备一个资料袋，内装新闻发布稿、必要的技术性说明资料、主持人介绍等。(三)宣布开始主持人宣布新闻发布会开始，向与会者表示欢迎和感谢，介绍召开新闻发布会的目的、议题、议程等，推出发言人。(

8、四)发布新闻发言人按照发言提纲发布新闻或宣读新闻发布稿。如果是公布新产品研制成功的消息，还可以请相关专家讲话。(五)答记者问由主持人指定提问的记者，由发言人对其提出的问题予以回答。主持人自始至终掌控着答问的时间和节奏。(