科技档案标准化问题探析

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1、科技档案标准化问题探析摘要：档案工作的标准化、规范化是实现档案管理现代化的基础。随着信息技术、多媒体技术的飞跃发展，新技术、新材料已大量进入办公室，特别是计算机的广泛应用，使档案工作由传统手工操作朝着自动化方向迈进了一大步。由于档案管理中存在着大量重复性概念和事物，如果没有统一的标准加以规范，就无法进行科学管理。标准化是档案工作科学管理的重要手段，各种科学管理制度的形成都应以标准化为基础。本文结合当今形势及科技档案的现状，通过从科技档案标准化管理的认识、意义、内容等几方面阐述了进一步扩展科技档案的服务功能，做好科技档案标准化管理工作。关键词：标准化管理；科技档案；开发利用程度

2、中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：科技档案管理标准化，是科技档案事业管理的一个重要方面，也是实现科技档案管理科学化、现代化的重要基础和前提条件。全国科技档案管理的标准化，就是国家通过制定和实施各项科技档案管理标准，使科技档案工作有统一的规范，以便采用现代化科学技术手段，逐步提高科技档案管理科学化、现代化水平，为档案利用提供准确的科技信息。一、对科技档案标准化管理的认识（一）标准化管理对科技档案的作用6标准化管理是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在我国深化改革开发、加强科技创新的进程中，推行标准化管理是国家的一项重要经济政策，其目的是在经济、技术、科

3、学及管理等社会活动中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施标准达到统一。以获得最佳秩序和社会效益。科技档案是一切档案中类型最为丰富多样的一种，其标准化、规范化管理显得尤为复杂和重要。科技档案的标准化管理就是通过对科技档案产生的每一个环节和收集、整理、保存、开发、利用的每一个过程，制订和执行与本单位管理制度相适应的一系列的工作标准和制度，从而使得最终形成的科技档案达到规范统一，使科技档案管理的每个过程从无序到有序。（二）科技档案标准化管理的意义从本质上讲人类一切的科研和生产活动都具有很大的继承性，人们接受前人成果的主要途径是依赖于前人科技活动成果的记录———科技档案，从社会

4、看如此，从一个企业来看也是如此。现代社会的科技档案主要是利用和交流，因而科技档案标准化管理的意义在于使科技成果更好地被交流和利用。具体表现在：科技档案标准化管理是建立在先进技术、严密分工和广泛协作基础上，是实现档案工作现代化的前提；是提高科技工作质量和效益，节约人力、物力的有效措施。6（三）科技档案标准化管理的内容科技档案标准化管理是一项复杂的系统工程，涉及到科技档案形成的每个环节，与科研生产过程紧密相连；作为科研管理活动的重要内容，它还与科研管理活动相联系、相统一，其重点是要与企业科研结合，制订和严格执行一系列的工作标准。从业务角度来看，它分为基础标准和业务标准。基础标准包

5、括名词术语标准、专业符号标准、科技文件标准、案卷规格和质量标准及库房、装具标准等；业务建设标准包括归档标准、移交接收标准、鉴定整理标准、保管标准、统计利用标准、著录标引标准和现代化管理标准等。二、如何做好科技档案的管理科技档案的管理，是各单位科技管理工作的一部分，是一项专业性的业务工作。这项工作不仅直接关系到科技活动和科技管理工作的质量和效率，而且直接关系到科技档案形成的质量，因此，加强科技档案的管理有着重要的意义。由于各单位，尤其是基层企事业单位专业性质、生产类型、机构设置、任务分工和人员条件等不同，所以，对科技档案管理的措施也不尽相同。根据经验，其管理措施可概括为以下几个

6、方面：（一）加强宣传教育，建立责任保证体系6充分发挥科技人员尤其科技领导干部的作用，是做好科技档案管理工作的首要条件。为此，要以《档案法》和有关法规、条例、办法为依据，联系本单位的工作实际，采取灵活多样的方式和方法，宣传科技档案的作用；宣传科技文件材料管理和科技档案的性质和地位，以及两者之间的密切关系；宣传做好科技档案管理是科技部门和科技人员的本职工作，并要接受科技档案部门和科技档案人员的监督与指导；宣传和传授科技档案管理的专业知识与技能等等。通过各方面宣传教育，使广大科技人员提高思想认识，人人动手，各方支持，做好科技档案管理工作。要做到有效、科学地管理好科技档案，科技档案管

7、理工作者必须树立正确的宣传意识和服务意识，主动做好领导及科技人员的参谋助手，在此基础上，积极向领导宣传科技档案工作的重要性，争取领导对科技档案的重视和支持，这是搞好科技档案工作的可靠保证；其次，要大力向广大科技人员宣传，使档案意识潜移默化地植根于科技人员的头脑中，让他们充分认识到科技档案工作是科研工作的一个有机组成部分，从而把科技档案工作真正变为广大科技人员的自觉行动；此外，还应主动做好与科研管理部门的沟通，树立正确的社会档案意识，为做好科技档案工作营造一个良好的外部环境。（二）抓住薄弱环节，促进工作全