大数据背景下科技项目档案管理相关问题探析

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1、大数据背景下科技项目档案管理相关问题探析【摘要】本文结合现阶段我国科技发展的迅猛趋势,正确认识科技项目档案管理的重要意义，在总结科技项目档案管理中存在的主要问题的基础上，探讨和分析提升科技项目档案管理水平的可行对策，具有现实的意义。【关键词】科技项目；档案管理；大数据本文所述的科技项目档案是围绕科研项目所进行的所有研究工作的档案资料。通常情况下，一个科技项目由多个课题组成，档案形成的周期不一，在管理上具有一定的复杂性。同时，大数据时代的来临为科技项目档案管理带来了新的机遇，应合理地应用这一技术，提升档案管理水平。一、

2、科技项目档案管理的重要意义科技项目科研档案是指在科技项目科研活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料，是科技工作人员进行项目科学研究活动的真实记录，它记载和反映了项目科学研究活动的全部过程和具体成果，是项目科研人员的劳动成果和智慧的结晶。尤其是在大数据时代，先进科技成果能够大幅度提升工作效率，在档案管理中应用大数据管理，能够有效推进智能管理水平。二、科技项目档案管理存在问题分析（一）管理人员专业素质有待提升。随着大数据时代的到来，不仅要求从事科技项目档案管理的工

3、作人员具备较高档案管理技能，更要求其具备较髙的计算机及网络技术。实际工作中，多数从事科技项目档案管理的人员在计算❷C技术方面仅限于简单的应用，数据库建设和快速检索分析技术的掌握程度较低。由此导致在建设信息化的科技项目档案过程中，不能快速准确地完成信息的检索和录入，致使科技项目档案信息化水平不高。（二）科技项目档案管理体系有待改进。科技项目归档材料复杂（包括研究课题的可行性论证材料、申请立项材料,立项后各阶段的试验原始记录材料，总结报告、成果报告、成果鉴定等）、科技项目的多人参与属性和形成周期不一的特性（科技项目一般需

4、经过论证、立项、实施、验收、推广等过程，短的需要几个月，长的需要几年甚至十几年时间）,都给项目资料的收集、整理、归档设置了一定的障碍。因此,如何利用数字化，更加合理、科学地整理、归档成为科技项目管理体系亟待改进的方向。（三）科技项目档案保密管理有待提升。大数据时代的到来在给予人们获取信息资料便捷的同时，也增加了档案利用中的资料信息的安全风险。当前的档案信息安全，大多停留在政策层面，缺乏网络技术层面的支持。与此同时，科研项目档案有着它自身特殊的保密管理要求。由于科研项目档案涉及科研成果的前期申报、立项、实施、专家评审等

5、环节,其保密级别的管理不能一概而论。比如科研项目中的专家评审部分不能公开，而项目名称、课题研究方向则属于需要公开的范围。因此，如何有效地解决科技项目档案开放利用与信息安全保护的矛盾成为项目档案保密管理亟需提升的方向。三、提升科技项目档案管理水平第一，提高思想认识，重视科技项目档案管理工作。科技项目档案管理工作的重要性，已经越来越凸显，应该引起单位和组织管理层的充分重视，将科技项目档案管理工作纳入到日常的项目管理中去，积极主动地做好科技项目档案管理工作。第二，加强动态监管。科技项目档案的管理是一个动态的过程，在此过程中

6、需要对其进行定期的维护和更新，需要做到以下几点：首先，加强档案的前端控制。科研项目的验收环节应包括相关资料的归档手续，只有在正式归档之后，才能举行相应的结题验收和成果鉴定。其次，科学规划归档分类。在2年以内的科研项目及科研成果应以办结年限为准按照项目类别进行分类归档，在2年以上的较为复杂的，按照论证、立项、实施、验收、推广的年度进行分段归档。其三，培养数据定期更新意识，委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护，实时录入数据库。第三，理清科技项目档案的管理和归属问题。在科技项目档案进行归档和保存的过程中，实行课题组长

7、负责制，多个课题及多个单位参与的项目，参与单位负责所承担课题的资料收集和归档工作，最终由课题组长进行审核，协作单位的档案须将副本交给主持单位，如确实涉及协作单位合法权益的，应在提交的材料中明确注明归属问题。第四，加强档案管理的安全性。科技项目档案是国家的重要财产，一旦泄露，可能造成较为严重的后果。为此，必须在科研项目档案的收集、整理、归档、查阅的不同阶段加强安全管理，杜绝资料外泄。归档时必须设置不同的保密层级，如专家评审内部资料应该设置最高级别的保密权限，项目科研内容设置中级的保密权限，方便项目主办单位的后期查阅，而

8、项目名称、课题研究方向信息可设置公开权限，方便大众查阅。运用技术隔离，设置分级访问权限；健全专人负责制和档案查阅申请制，从制度、人防、技防三方面加强档案安全管理。第五，建立更加完善的科技项目档案管理体系。现代信息技术的快速发展为档案管理工作提供了更为便利的手段，将现代化的统计分析技术与传统的科技项目档案管理模式相结合，能够更加有效地促进科技项目