科技档案收集中的点滴体会探析

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1、科技档案收集中的点滴体会探析摘要：在水利档案工作中，水利科技档案的收集工作是基础和起点，水利档案收集的准确、完整，不仅关系到水利档案形成，还会直接影响企业水利工作的真实情况和今后的水利管理、决策与利用等工作。为此我国水利部一致要求重视与加强水利档案收集工作，以更好的完成历史与现实的重任。在本文中笔者结合自身工作经验，简单与大家分享自己在水利科技档案收集中的点滴体会。关键词：水利；科技档案；收集；途径1水利工程档案收集的必要性水利工程在规划、勘测、设计、生产以及基建等过程中都会产生大量的音像、文字、图纸、图表等科技材料，而这些材料是水利工程建设过程的珍贵历史记录，通过建立水利科技档案，完整、系

2、统性的收集与整理这些重要的信息资源和知识，并将其作为今后水利事业发展的科学依据，更好的为水利科研、生产和规划发挥重要作用。在水利工程建设中，一旦缺乏相应的工程档案，使得工程档案管理处于混乱状态，必然会造成水利工程的管理、建设以及后期的验收环节等受到严重影响，继而影响到工程工期和工程经济效益。因此在水利工程建设过程中，加强水利科研档案的收集是非常必要和重要的。2水利档案收集的途径2.1加强宣传，深化认识，思想上重视水利档案收集工作国家水利部门在科研档案建立通知中己经明确指出无论是企业单位的领导，还是项目中的每一个技术人员，都必须高度负责，认真贯彻和落实《档案法》，不断提高自己对档案收集工作的认

3、知程度，完整、系统、全面记录项目建设的历史资料。但是在档案收集过程中，我们却发现有个别生产设计人员在思想上对档案收集工作存在认知误区，不理解、不配合或者是支持档案收集工作，比如有些设计人员不理解档案部门的职能，担心关键性数据会被档案部门泄露而有所保留现场数据；有些设计人员存在私心，不情愿贡献自己的辛勤劳动成果等。然而这些行为都是与我国制定的《中华人民共和国档案法》相违背，即归档是每个设计人员应尽的责任与义务，任何人不得私自占据应该归档的材料。为此档案部门人员应该加大档案收集工作的宣传力度，定期开展档案知识和法规的培训活动，使全体员工都意识到档案收集工作的重要性与长远意义。此外档案部门在加强档

4、案收集宣传力度方面，还需要不断更新自身的工作理念，要牢固树立为人民、为后代子孙终身服务的信念，强化现代化的水利思想与管理理念，争取营造良好的归档认知氛围，切实保障水利工程建设的顺利进行。2.2积极转变观念，拓宽档案收集渠道生产部门与档案部门之间衔接工作不及时，造成档案资料不完整、滞后性等现象时常发生，再加上水利工程周期不固定，建设过程中形成的文件数量不定等，如果档案部门一直采用传统意义上的被动等待态度，势必会大大降低档案收集工作的效率与质量。在新时期，档案部门应该积极转变观念，采取主动收集方式，对于周期较短或者是小型水利工程项目，采取档案资料集中收集，但要在平时工作中加强有关技术部门的归档工

5、作。针对工程周期较长的项目，为了最大限度降低原始资料损失的风险，档案部门要做好与设总、项目管理部门之间的沟通联系，采取分阶段收集，必要时可加强催收。针对企业单位派出的临时机构，例如监理处和设代处等，档案部门可以采取跟踪收集的方法，即定期派档案人员到工程建设现场指导监理代表或者是设计代表记录与整理现场资料，以形成具有价值性的原始资料，并及时做好归档工作。2.3注重施工现场文件资料收集施工过程是整个工程工期的核心和关键，水利档案的资料收集有很大一部分都来自于施工现场。因此档案部门只有随时随地留意施工现场所产生的资料，并及时收集和归档，才能够确保整个工程档案资料的完整。笔者在水利科研与工程档案收集

6、工作中认识到可以从以下几方面入手施工现场文件的收集：1、施工企业在施工过程中的资料收集施工现场的资料收集非常重要，往往被忽视的细节资料却成为整个档案史料的核心点。因此在使用过程中，施工企业要派专人负责现场的档案资料收集工作，采取集中统一管理模式，并及时将收集到的资料交给业主方。例如在施工过程中所用到的机械在开箱时，如果不能及时收集这些第一手资料，在后期工作中很有可能遗失，从而会给后续工作带来很多不必要的麻烦。又如施工过程会发生很对变更，而这些变动、调整都是在现场临时产生的，其所形成的资料最容易被人忽视。施工企业加强施工过程中的资料收集力度非常重要。2、业主在日常工作中的资料收集业主方作为工程

7、项目建设的重要参与方之一，在工程建设的日常工作中都需要最好原始资料和文件的记录，例如图纸的修改、工程进度、质量要求、工程完成情况以及资金安排等工作，都需要留下影像资料，并做好文字记录，以为后期工程档案收集工作提供完整性的信息资源。3、相互监督，密切配合，共同抓好档案收集工作业主方与施工企业是工程档案收集的第一把手，其直接关系到档案收集工作的整体质量水平。由于在实际工作中，我们也会经常看到不是每一个施工企业在施