信息时代档案管理工作应该如何变革

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1、信息时代档案管理工作应该如何变革　【摘要】本文分析了高校档案管理的现状，阐述了高校档案管理信息化的趋势及必要性，并提出了改革档案管理工作的途径:加强法制观念，实现依法治档；实现高校档案管理人员专业化；积极推进档案信息网络化服务；加强高校档案管理信息化的安全管理。　　【关键词】高校；档案管理；信息化建设；途径　　　　国家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》中指出：十五期间，全国档案信息化建设的主要任务是,围绕档案信息化基础设施建设、资源建设、应用系统建设、规章标准建设、人才队伍建设、安全保障体系建设的六个方面进行。　　信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于

2、社会的历史过程。进入21世纪以来，现代信息技术广泛普及的基础上，社会和经济的各个方面发生了深刻的变革，通过提高信息资源的管理和利用水平，在各种社会活动的功能和效率上的大幅提高，促使人类社会的物质和精神文明达到了一个新的水平。然而，由于基础设施和技术应用不到位等原因，高校档案管理中信息化程度并不高。　　一、高校档案管理的现状　　1、认识不到位，重视力度不够。认为档案工作不是高校工作中的重点，在思想上没有足够重视。由于认识上薄弱，在管理上相对滞后，淡化了档案管理的地位和作用。　　2、档案管理制度不健全、落实不到位。很多高校都没有制定相应的档案管理工作制度规范，只根据国家、省市的相关文件和规定进行

3、具体的实务操作，缺乏针对性。有的高校虽然制定了相应的制度，但由于管理不规范，在工作中无法加以落实，也直接影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。　　3、管理传统，效率低下。现阶段高校档案的提供、利用还是以实体档案为主，实体档案虽然利用范围广适应性强，具有原始凭证的作用，但利用率低，工作量大。　　4、档案管理人员配备不足，素质不高。由于对档案管理工作认识不够，高校档案工作人员大都使用编外人员，即使有些高校配有专职的档案管理人员，但大都年纪较大或是工勤人员转岗而来，缺乏基本的知识和技能，其个人精力也无法满足繁重的工作压力。　　5、缺乏适应性较强的档案数据库系统。目前各高校都采用自行研发的档案管理

4、软件，信息存储量窄、功能小、操作繁琐、信息的统计和综合分析过于复杂，信息化程度不高，难以适应现代信息化和档案管理网络化的发展。　　二、高校档案管理信息化的趋势与必要性　　随着计算机和网络技术的广泛应用，利用计算机和网络技术来辅助高校档案管理工作已成为高校档案管理信息化的必然趋势。目前高校档案管理工作正朝着现代化、信息化、网络化档案管理的方向转变。计算机网络信息一个突出特点就是资源的共享性，高校通过建立一定档案处理系统，就可以将档案信息通过网络空间实现资源共享。档案管理过程中的信息收集、分类、检索、传递都可以通过网络进行，共享利用极其方便快捷，不受时间和距离的影响。因此，我们要积极主动地进行高

5、校档案管理信息化改革，通过档案管理校园网，加快高校档案管理信息化的进程。　　高校档案信息化管理的主要特征就是档案资源的数字化，服务的网络化。信息技术在高校档案管理中的应用给传统的高校档案管理带来了生机和活力。长期以来，高校档案都是以纸质的实物形式存在，这给信息的采集、保存和利用带来管理成本高、查询困难、信息无法提取和无法共享等一系列问题。传统的档案管理机构间是相互隔离的，信息化发展为这些机构间的信息共享提供了可能，尤其是网络技术和分布式存储技术的应用，使得各个档案管理机构间的档案信息能够得到整合，通过档案信息在不同机构间的中心划分与组织，从而逐步建立起各有特色、互为补充的档案信息管理体系。可

6、以实现档案管理的信息化，有效解决传统方式的检索难和共享难的问题，从而使高校档案信息的社会、经济价值得到充分发挥。　　三、高校档案工作信息化变革的途径　　1、加强法制观念，实现依法治档　　高校档案工作是办好高校的重要基础工作之一，是高校科学管理的重要组成部分。要搞好高校的档案工作，就必须把档案工作纳入法制轨道。《档案法》的颁布与实施，使档案工作的法制建设得到保障。只有通过法制监督，才能使高校档案工作逐步走上规范化、标准化、科学化、现代化的轨道，更好地促进高校档案的开发和利用。　　2、实现高校档案管理人员专业化　　由于现代化的档案管理工作是以计算机为手段，通过网络来进行，这就对档案管理人员的素质

7、提出了较高的要求。与传统的档案管理工作相比，不光需要熟悉档案管理的基本原理、手段和方法，还要掌握计算机网络等新技术手段，可以利用这些新技术手段完成档案管理工作。因为档案信息具有一定的保密原则，当电子档案信息在网络上运行、传递时，档案管理人员应区分合法用户和非法用户，既使合法用户方便地利用档案信息，又能屏蔽非法用户，避免档案信息的泄露。对于储存在服务器上的档案信息，如何保证网络安全，避免黑客攻击，防止已有的档案