浅谈信息时代科技档案管理工作

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1、浅谈信息时代科技档案管理工作浅谈信息时代科技档案管理工作　　一、前言　　档案管理在当前社会经济生活中发挥着重要作用。加强科技档案信息化建设能够降低档案管理的成本，还能提高管理效率。因此，要加强对科技档案信息化管理的重视。　　二、档案信息化管理的意义　　1、保持原本脉络的浏览功能　　无论信息化档案的系统功能多么强大，其基础仍还是构筑在资料保存的真实和完整上。企业当中的档案使用者绝大多数在寻求企业历史信息。这些使用者对历史资料的掌握，既要求完整又求正确，再加上许多企业在档案信息化后，基于保护资料的原则更不希望使用者阅读原件，所以资料库能够提供档案的浏览功能，让使用者可以留有传统

2、的阅读习惯。如果从资料应用的角度来看，即是要保留档案的原始脉络，让使用者在开展自己论述的同时，可以随时回归到资料最原初的状态，掌握档案的时间、机构、全宗、相关事件等资料。　　2、重组原始脉络产生的多重脉络　　纸质档案的最大限制是只能提供使用者一种脉络，这个限制使得档案只能以一个线性的方式发展。这个限制在数字的世界可以被完全打破，而允许使用者将原有的脉络重组成多重的脉络。但转化为数字档案后，即能打破纸质的凝滞，以使用者的需求灵活排列，进行资料组合与调整，并以树状结构还原档案原本应有的历史结构。以比喻形容的话，前者档案就像拼图，后者则像积木，一片片拼图虽然看似可以分开，但一定还

3、是要合在一起才有意义，而其拼凑的方法也只有一种，就是原来设计者所画出的图像。积木则大不相同，它可以依照各种不同的想法和需要，而拼造出各式各样组合。　　3、子文件集的纵观脉络　　纵观脉络是一个档案检索系统应该提供的最核心的脉络，也是方法论中最基础的观念。大体来说，每个检索系统都允许使用者用查询的方式寻找文件，而查询的结果可能来自档案知识结构的各个支系。这个查询结果可以被看成原有文件集的一个子集合，而所谓纵观脉络就是指这个子集合在原来知识结构的多重脉络里所呈现的各种关系。这些关系中最明显的是原本诠释资料（metadata）的栏位中本就蕴含的。举个例来说，如果年代是一个诠释资料中

4、的栏位，则年代可以用来作为子集合中文件分类的一个关系。我们可称这种呈现关系的方法为后分类呈现的技术。如在THDL中，使用者可以将检索得到的子集合依年代、出处、类型、经营区域等栏位做后分类，然后进行更进一步的脉络观察。　　三、加强信科技档案管理措施　　1、强化科技档案管理功能的意识　　科技档案是单位的科研生产活动的产物，也为单位的科研生产工作提供完备、及时、准确、有效的可靠依据及资源信息，将单位科技档案管理同单位管理相结合，互相推动、互相促进。并且明确科技档案管理不只是科技档案部门的工作，而要放进单位领导的日程里面，成为整体管理的一个重要工作进行落实，并且必须各部门积极配合、

5、协助完成。所以科技档案从运用和管理来讲，对单位生存的发展具有非常重要的作用，本文由.L.收集整理要让领导和各级部门对科技档案工作加强关注和支持，让科技档案管理工作能够在一个良好的环境里完成。　　2、创建完善的档案管理法律法规制度，让管理做到标准化、规范化　　档案工作的开展要以《档案法》为法律依据，档案管理部门也必须以《档案法》为中心，结合自身科技生产的真实情况，创建更具体、更完善的制度。建立相应奖惩制度。领导部门要加强科技档案的管理工作，执行集中式、现代化的管理，加强网络技术对科技档案的管理工作，让其可以更有利的服务与科技档案，让科技档案管理工作可以得到有效保障。要明确将相

6、应的资料归纳到相应的建档范围里，将整理档案的工作当成科研工作的重要环节来执行。要创建保密制度，并在实际的工作中，将科技档案和保密机构相互统一、相互协调。还应当有具体的科技档案管理制度、借阅制度和人员管理制度，制定出相应的规定，规定出一定期限，必须将档案归档，并将归档记录直接同年底奖金挂钩，将制度落实到实处，让大家真正做到遵守执行。　　3、做好科技档案查询利用工作　　档案信息化管理的目的是利用网络提供便捷的档案信息服务。规范性是开展档案信息化管理最重要的原则，也是保档案信息化管理可用性的基本条件。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准，按照规定的技术

7、模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准，这样不仅能够减少因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于查询。利用计算机技术建立数字化的查询系统，通过网络查询实现网络传输和数据共享。　　4、选择优秀的档案管理软件　　应用系统建设是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。这项工作工作量大、涉及面广，直接关系到档案信息化建设的速度与质量。应用系统的好坏，直接体现档案信息化建设的效益。因此，选择一个好的、适用的档案信息管理系统是至关重要的。在进行选择的过程