网络环境下高校教学档案信息化管理的实现

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1、网络环境下高校教学档案信息化管理的实现网络环境下高校教学档案信息化管理的实现　　教学档案是指在教学管理和教学实践过程中所形成的，对高校建设和发展具有参考价值和凭证作用的文件材料，是高校教学工作的记录、经验的总结、参考的依据。它完整、准确、真实地反映了教学管理的全过程，是教学工作的重要组成部分，是高校档案工作的主体、核心和重点。教学档案室是教学档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。随着网络技术的发展，研发《高校教学档案信息管理系统》迫在眉睫。　　1、系统组成　　《高校教学档案信息管理系统》分为网络查阅子系统、后台业务管理子系统和导入导出工具。

2、这三个子系统分别安装在两台服务器上，后台业务管理子系统服务器和网络查询子系统服务器的数据传输，是通过U盘或刻录光盘进行单向传输。通过校园网，客户端可以访问网络查询子系统服务器，后台业务管理子系统客户端可直接访问后台业务管理子系统服务器。　　后台业务管理子系统负责档案著录、维护、检索和借阅等，具体分为系统维护、数据录入、档案检索、打印编目、保管利用和统计分析六大模块。它存储了系统全部数据，与网络查阅子系统物理隔离，利用导入导出工具从后台业务管理子系统向网络查阅子系统传输数据。　　网络查阅子系统负责向用户提供档案查询、浏览服务，具体分为人员资料管理、资

3、料查询和其他设置三大模块。　　2、系统环境与安装　　2.1　硬件运行环境　　两台服务器和后台业务管理子系统管理工作站的配置为：Intel双核至强CPU，主频2.0G以上；2G以上内存；500G以上硬盘容量；DVD刻录光驱；千兆以太网卡。后台业务管理子系统管理工作站需配液晶显示器、扫描仪等外部设备。　　2.2　软件环境　　两台服务器需安装：32bit　Windoeeeework　3.5安装盘及IIS注册.bat，确保其能在IIS　服务中正常运行。　　（3）安装导入导出工具：在两个服务器上各安装一份导入导出工具。　　3、系统功能　　该系统主要包括系统维

4、护、数据录入、档案检索、打印编目、保管利用和统计分析共6个功能模块。　　系统维护是对管理信息系统中基础数据、用户帐号、数据库访问和网络文件访问等相关参数的初始设置，是系统正常运行必不可少的环节，必须正确设置。其中包括全宗管理、数据字典、权限设置、日志管理、数据备份、数据恢复、数据库设置和文件访问的设置。　　数据录入分为案卷级管理、文件级管理、学籍级管理和类目级管理四部分，按照案卷、文件、学员的顺序分层次录入数据库数据，最后进行在线扫描和文档上传。　　档案检索分为案卷检索、文件检索和学籍检索三类。案卷检索可根据全宗号、保管期限、年度、密级、题名、案卷

5、号等参数对案卷进行查找，并可将检索结果导出至Excel文件。在文件检索界面输入全宗号、保管期限、年度等查询条件，点击查找，可找出符合条件的文件目录及内容。学籍检索功能，可根据学生学籍档案所属的年度、案卷号、件号以及学员姓名、专业、学制、学号、学生类别、学籍处理情况等参数进行组合查找，可查出符合条件的学生及其学籍信息。　　打印编目功能可打印档案封面、教学档案整理情况说明、案卷目录、文件目录、目录备考表、档案移交表、卷内文件备考表和声像档案代理卡共8类编目信息。　　保管利用模块分为借阅管理、档案挂失和档案销毁三部分。借阅管理包括档案借阅、文件归还、文件

6、催还、借阅查询和借阅统计五项功能；档案挂失模块可对档案进行挂失和解挂；档案销毁功能仅用于销毁50年以上的定期档案，首先找出待销毁的文件，利用此功能对其作出销毁标记，带有销毁标记的文件将在系统中不可见，但他在数据库中的内容以及存储于服务器上的电子文件、扫描件并未真正删除。　　统计分析分为按全宗统计、按年度统计和按学籍统计三大类。按全宗统计时选定全宗号，输入制表时间，可打印档案数量全宗统计表；按年度统计时选定全宗号，年度，输入制表时间，可打印制定全宗号、年度的档案数量年度统计表；按学籍统计时，选择全宗号和年度后，可打印制定全宗号、年度的学生数量统计表。

7、　　4、系统数据的导入与导出　　数据导出功能在后台业务管理子系统服务器上运行，数据导出分为按密级导出和按案卷导出两种方式，导出自己需要的数据。　　数据导入功能在网络查询服务器上运行，它是将由数据导出功能导出的文件压缩包导入至网络查询子系统，便于各客户端进行访问。　　5、结语　　《高校教学档案信息管理系统》的使用，大大地提高了教学档案存储、管理和服务的信息化水平，使得档案资料的查阅、检索等服务工作方便、快捷，充分发挥了教学档案服务教学和科研的功能。