信息化环境下高校档案管理探究

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1、信息化环境下高校档案管理探究　　[摘要]随着计算机网络技术的不断完善，社会信息化早已成为必然趋势。数字信息化又是数字化校园建设的一个重要组成部分。高校档案信息化建设是通过应用数字化校园的创建，是高校顺应社会信息化的一种有效手段，从而推进高校档案管理数字化原理和电子信息技术等使档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，从而使档案管理的效率和效益得到更好的发挥，进而实现档案信息的高度共享，充分发挥高校档案社会服务化功能。然而如何达到这一理想模式，是高校档案工作者应当积极寻求解决的一个问题。[关键词]高校档案管理信息化建设[中图分类号]G271；G64

2、7[文献标识码]A[文章编号]1009-5349（2013）06-0067-02高校档案既是国家档案系统中的一个要素，同时也在社会信息系统中占有重要地位。随着信息化的不断推进和数字化校园的建设，高校信息化管理系统在校园的各个方面广泛开展。积极推进高校档案信息化建设是档案管理现代化的客观要求，是高校档案工作适应社会信息化的必然趋势，同时也是高校档案工作改革与发展的必由之路，只有这样才能充分实现高校办学最大效益，满足教育发展和社会主义经济建设的迫切需要。9一、信息化环境下高校档案管理的重要性高校档案管理信息化建设是与时俱进践行科学发展观的要求，实际上也

3、是档案自身发展的一种必然趋势，更是顺应高等教育改革和社会市场经济发展的必然结果。（一）高校档案管理信息化更利于档案自身的保管、开发及使用电子信息化未出现前，传统的档案管理方式全部为手工操作。随着社会的发展，档案的信息量逐渐增多，这种档案管理方式的局限性也日益突显。检索效率较低，查阅繁琐甚至困难，尤其是电子类型的档案，传统的管理方式很难对其进行采集、整理、归档及供阅，这就容易造成档案的丢失。所以，信息化道路是高校档案管理必走之路。信息化建设使得档案信息的采集、保存、归档及查阅变得省时省力。高校档案管理的信息化建设可以使得高校日常教学及科研活动更加有序

4、地开展。因为信息化建设可以对各个部门档案信息资源的整理与共享并为其提供相关信息的查阅服务，促进部门间的沟通，提高部门的工作效率，提升学校的教学、科研水平。9建立档案的直接目的是向有需要的使用者提供服务。信息化建设可以更好地为教职员工、在校学生及毕业学生提供服务。如果说高校档案仅仅以记录各类信息为目的，而不是为了向需求者提供服务，那么档案也就失去了其存在的意义。所以，在进行档案的信息化建设时，要考虑档案的信息能否为档案的需求者提供有价值的参考。高校档案的信息化建设要不断地适应高校及社会的发展，科学地采集记录档案信息，规范化管理，从而更好地为学校的教学

5、科研工作及社会发展提供档案服务。（二）高校档案管理信息化体现了高校改革发展的必然性档案建立的基础是学校教学科研工作中出现的有价值的信息资源。随着社会发展经济进步，高校的管理已经步入了数字化、信息化及自动化时代，因此创建档案管理的信息化势在必行。档案管理的信息化建设不但不会让档案的根本价值发生变化，而且会极大地推动其价值的实现。档案只有提供给需求者使用，才能实现其价值，而且利用程度越高越能体现其价值。在信息化时代已经到来的今天，高校正在进行数字化校园的建设工作，作为数字化校园建设工作的一部分，高校档案管理必须进行信息化建设。而且档案的信息化建设也应列

6、为国家信息化建设工作中。在档案管理信息化的过程中，基础的准备工作应当是完善档案网络建设，工作核心在于档案信息资源建设，最终目的在于档案信息化资源开发利用。只有这样才能加快信息服务网络化和管理标准化的建设，最终促进档案资源的数字化。9（三）高校档案管理信息化可以促进社会资源与高校资源的互动性科学技术是第一生产力。当今社会处在信息化高速发展的时代，文化和科技无时无刻不体现着其重要的社会发展的推动价值，而高校是科技、文化资源的汇聚地甚至是发源地，高校档案又承载着文化科技资源采集与传播责任，加强这些资源的传播与利用，可以更好地促进社会的发展。二、高校档案管

7、理信息化建设存在的问题为了顺应形势的发展，各个高等院校采取了诸多积极措施来推进高校档案管理的信息化进程。尽管这一建设已经取得了很大的进步，但是高校档案管理信息化建设总体还处在初级发展阶段，依然存在很多的问题。（一）传统的档案管理理念满足不了信息化的发展需求虽然档案的信息化建设已经逐步发展，但传统的“重藏轻用”的档案管理理念依然“根深蒂固”。信息化是社会发展的主流，信息化建设是知识经济发展的必然要求。档案是最初的信息源，将档案信息资源更快更准确地传播出去并转化为社会生产力，更高效地服务于社会的发展是信息时代的要求。摒弃“重藏轻用”的管理理念，更新档案

8、的管理理念，用活用好档案的信息资源，才能为档案管理工作注入新的力量，适应并推动社会发展。（二）基础设施落后，建设管理费用不