信息化环境下的高校档案管理

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1、信息化环境下的高校档案管理摘要：随着信息化技术的发展，现已进入网络信息化时代，各高校的管理模式也从传统模式向信息数字化迈进，信息数字化技术在高校建设发展中起着非常重要的作用。各高校根据数字化技术创建的管理系统，其数据可以在网络系统中进行交流共享，但与国外先进管理系统相比较，国内部分高校的档案信息管理和资源的开发利用还并不完善。因此，高校在应用适应信息化带来的这一管理模式时，应根据实际实际情况，找到最佳管理方案，进一步提高学校的综合实力。中国1/vie　　关键词：信息化高校档案管理电子档案　　随着信息技术的

2、发展，以及各种面向于档案管理的专业软件和相应系统的出现和发展应用，进一步高效的促进了档案管理水平的发展和提升。在信息化时代下，很多高校需要更高效的档案的管理标准和要求，传统模式暴露出低效率和高失误率等缺点，必须应用现代化的信息化管理技术，从而完成对高校信息技术的改革和完善，满足日益增长的高校档案管理的实际需求。　　一、信息化高校档案管理概述　　高校的档案管理是指学校对于其教学、招生、就业、科研以及对学校的管理情况的记录，主要记载了学校的发展历史和发展情况，也是工作的基础，指导着学校的发展。而随着信息技术越

3、来越快的发展，高校档案管理的信息化程度也在逐渐提高，高校的档案管理工作也越来越方便越来越简单。由于很多管理软件的出现，且软件的功能越来越强大，这些软件中的图表等功能可以应用于档案的管理，通过这些专业软件可以对不同的档案进行分类和规整，以便于在后期查找和阅览。其次，档案管理信息中记录着学校发展以来的各项活动，使得档案信息具有权威性和凭证性。由于高校内部存在很多机构，不同的机构有着不同的档案分类，因此信息化的档案管理还保证了学校档案系统的完整性。另外，每个学校都存在着很多的科研单位，科研工作的进展是学校发展基

4、础，因此记录科研活动和科研成果使得的高校的档案管理工作具有很强的知识性。高校档案管理工作的信息化充分利用了网络技术，使得大量的档案数据能够被储存，并且极大的提高了工作效率，对高校的体制改革具有重要的意义。　　二、信息化环境下的高校档案管理现状　　高校档案信息化管理可以实现各大高校档案信息的网络共享，并且该技术已经在高校的档案信息管理方面获得了一定的效果，是高校档案信息管理的重中之重，但各种因素的存在使得高校档案信息化发展受到了阻碍，目前还不成熟，依然面临着诸多的问题。　　（一）管理队伍素质较低　　在高校中

5、，档案管理团队普遍素质不高，档案管理工作不受重视，而且档案管理方面的专业人才也比较欠缺，缺少精通管理技术的专员。在高校中绝大多数管理档案的招录的人员对管理方面的知识欠缺，资历和水平不够不适合做该工作，并且高校中没有对管理人员进行教育和培训使得从事这方面的人员重视程度不够，对管理基本理论和认识不足，高校的领导甚至认为信息化的档案管理为附属业务，从根本上缺乏对档案管理的重视，这严重制约了信息化档案管理的发展。　　（二）管理基础设施薄弱　　在高校档案信息化管理中基础设施投入较少，高校将科研创新作为主要方向，而在

6、档案管理方面投入的资金较少，少量的资金意味着基础设施落后，老旧的设施制约了管理效果的发展，信息化升级建设难以实施。有些高校即使已经实现信息化管理，但是局限在内部，没有与外界相联系，另外各学校的设备型号和软件种类参差不齐，这也限制了档案信息化管理的统一，无法形成完整有效的管理体系。　　（三）管理体质不统一　　在高校进行档案信息管理时，没有一套完整的档案管理体系，学校方面也没有对管理工作进行视察，并且没有建立网络、人员、使用方面的标准，这些忽视导致了档案信息不完整，即使该信息存在的情况下可信度难以保证。在建立

7、有效的管理体系的同时也要提高管理人员的积极性，建立奖惩制度，使得管理人员保持积极和认真的心态，最终保证档案信息完整可靠。　　三、加��高校档案管理信息化的途径和方法　　（一）提高管理队伍素质，建立管理制度标准　　为了实现信息化档案管理，首先档案管理人员的素质必须得到提高，在管理团队组建的时候应该对管理人员的基础知识进行培训，提高高校档案管理工作人员的理论知识和业务水平，使其认识到该工作的重要性。并且高校领导上级对于档案管理的重视程度也应该提高，和工作人员一起认识到信息化档案管理的发展趋势带来的价值，在工作

8、中不断努力不断创新，抛起旧的观念，重视现代化发展，建立一支高素质的档案管理团队。与此同时还应该建立管理的规范化统一标准，使得档案管理时档案信息的失真和丢失不会发生，保证信息质量，在执行规范化标准的同时，各高校应根据学校的实际情况，一步步提升和加强高校档案信息化建设的质量和效果。　　（二）加大资金投入、升级基础设施　　硬件设施是管理升级的保证，而资金的投入可以更好更快的提升信息技术的发展要求，在加强硬件设施投入的同时，也要进行软