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1、食品行业采购内部控制的实施途径探讨 内容摘要:食品行业是关系国计民生、百姓安居乐业的重要行业,食品行业有效的管理和运营能够促进国民经济的健康发展。本文分析了食品行业采购流程特点及内部控制难点,并探讨了我国食品行业采购内部控制的实施方法与途径。 关键词:食品行业采购内部控制 食品行业采购流程特点及内部控制难点 (一)食品行业采购业务流程特点 采购周期的时间性要求较高。采购绩效评价关键的一项就是采购周期的控制,因为采购周期影响着企业所需采购物资供应的及时性,也影响着企业采购资金的周转。在食品行业采购中,除了
2、以上原因强调采购的时间性外,所采购物资特别是食品原料的储存时间较短也是重要原因。所以要求企业一方面保证所采购物资有效地满足企业经营管理需要,一方面也要努力降低企业的营运成本。 采购流程对原材料的供给要求较高。原材料采购是采购环节中一个重要的方面,采购量的选择是一个复杂的问题。原材料采购过多会导致原材料积压,而采购量少则会造成原材料供应的短缺。对食品加工企业来说,原材料的积压和短缺都将带来严重的问题。食品加工企业的原材料大都是农产品,保存时间过长可能会导致变质,也可能会导致其营养成分的流失。原材料采购量过大,食品加工企业
3、将面临巨大的资金周转和库存的压力;原材料短缺也将导致企业无法进行正常的生产经营活动,丢失市场份额。 采购流程对产品的质量要求较高。采购流程节点控制的严格与否与采购材料的质量紧密相关。一般情况下,食品加工企业的原材料大都是农产品,如粮食、食用油、水果、蔬菜等,如果采购环节缺乏严格的监督,这些原材料质量不合格,将直接导致加工出的产品质量不合格。 采购流程对产品的成本影响较大。食品加工企业采购的原材料种类繁多,供应商参差不齐,若对供应商缺少严格的筛选,缺少信息的沟通,容易造成部分原材料价格过高,导致产品成本上升。若是原材料
4、短期内采购的数量过大,可能会引起原材料的变质过期,从而导致库存资金积压甚至损失,增加库存成本,这些都是采购过程控制不合理的表现。 (二)食品行业采购流程内部控制难点 1.采购控制活动的环节较多、关系复杂。COSO委员会(全国虚假财务报告委员会下属的发起人委员会)指出:企业必须制定控制的政策及程序,并予以执行,以帮助管理层“为保证其控制目标的实现,其用以辨认并用以处理风险所必须采取的行动业已有效落实”。食品行业不仅采购对象复杂丰富,而且采购的完成还牵涉到多个部门。由各部门提出采购申请,由供应保障部对供应商的生产能力
5、进行评定,签订合同,此阶段需要公司管理者进行审核签字,并且由质检部对样品进行质量检验,最终收到货物由仓库保管。这就要求做好控制环节的识别工作,整合控制流程,以实现效率与控制的有机协调。 2.采购监督活动频率要求较高。食品企业整个采购内部控制的过程必须施以恰当的监督,通过监督活动在必要时对其加以修正。监督可分为业务监督、内部审计监督、外部审计监督三方面。采购控制活动贯穿于采购过程的每一个环节,对于食品业频繁的采购活动更是如此,因而对其的监督尤其是业务监督频率要求也较高。 3.采购的内部控制环境要求较高。采购涉及人财物的
6、相互关系,又是专门性较强的业务,采购内部控制环境的如何直接决定着采购业务的成败。任何企业的核心是企业中的人及其活动。人的活动在环境中进行,人的品性包括操守、价值观和能力等,它们既是构成环境的重要要素之一,又与环境相互影响、相互作用。环境要素是推动企业发展的引擎,也是其他一切要素的核心。食品行业采购部门的员工职业道德操守如何、企业是否建有既有利于采购工作开展又有利于监督考评采购工作的机制、企业管理者是否重视采购工作并带头在企业内部形成良好的采购控制氛围等等内部控制的环境因素决定着采购工作的质量。这样,必然对食品行业采购的内
7、部控制环境提出了较高的要求。 食品行业采购内部控制的实施方法与途径 (一)控制点与关键控制点的确定 实现采购内部控制目标,主要是控制容易发生偏差的采购业务环节。这些可能发生问题的环节,通常称为控制环节或控制点。通过辨别流程环节的各个业务节点,可以辨别出相应的内部控制点。而控制的多少和怎样设置则必须根据每个企业采购的实际情况加以确定。这样,采购内部控制的运行状况就可以通过识别并判断是否存在缺失控制点及缺失控制点的性质加以掌握,并为改进采购内部控制提供基础依据。 控制点按其发挥作用的程度而论,可以分为关键控
8、制点和一般控制点。那些在整个业务活动中发挥作用最大,影响范围最广,对控制目标具有至关重要的影响,甚至决定全局成效的控制点,即为关键控制点;相比之下,那些只能发挥局部作用,影响特定范围的控制点,则为一般控制点。如食品原料采购业务中的“验收”控制点,对于保证食品原料采购业务的完整性、实物安全性等控制目标都起着重要的保障作
