对采购业务内部控制的探讨

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1、对采购业务内部控制的探讨摘要：采购与付款业务是生产企业经营活动的首要环节，它与生产、销售计划密切联系。在生产企业中，采购与付款业务发生频繁，涉及部门、人员多，直接导致货币资金的减少或负债的增加，容易产生管理漏洞。本文结合财政部、中国证监会等五部委于2008年6月联合发布的《企业内部控制基本规范》，以某生产企业为例，通过实地调研考察及整理该企业采购与付款环节的运作流程及相关文件，分析其采购与付款环节内部控制制度执行现状及问题，并提出可行性建议。　　关键词：内部控制；生产企业；采购业务　　一、引言　　2006年7月，由财政部牵头发起的

2、，国资委、审计署、证监会、银监会、保监会共同参与的“企业内部控制标准委员会（简称CICSC）”正式成立，并与此后五年内先后发布了《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制应用指引》，这标志着适应我国企业实际情况、融合国际先进经验的中国企业内部控制规范体系基本建成。　　然而，设计一套统一的内部控制标准体系只是开展内部控制建设的第一步，要真正发挥内部控制在企业运行中的作用，还需要将这套标准体系与市场主体——企业，更加全面的融合匹配。内部控制体系庞大，涉及到了企业经营管理中的诸多流程，采购业务作为企业生产经营活动的重要环节，《企业内部控制

3、配套指引》对该业务需要关注的主要风险和基本要求做出了明确阐述。　　A公司是一个典型的生产企业。本文结合《企业内部控制基本规范》及其配套指引，以A公司采购业务环节中的内部控制制度缺陷及执行问题为例，举一反三，研究及讨论企业采购业务中内部控制制度设计与执行问题，以提高内部控制制度在企业运行中的作用，降低企业风险，实现企业的长期目标。　　二、A公司采购业务现状及控制缺陷　　通过查阅A公司相关管理制度文件以及实地访谈，笔者对于该公司采购业务内部控制的现状有一定的了解，并发现其存在的缺陷。　　（一）A公司采购业务现状　　该公司的采购物资主要

4、有卡基、原材料、重要设备、零备件、易损件等，其采购业务主要由采购部、市场部、技质部及质检部四个部门主要负责。笔者分别对以上四个部门的内部控制制度进行了请购制度、定货制度、验收制度以及退货和折让制度的测试，并与各个环节的相关人员进行的面对面的访谈。从表面上看，公司所指定的采购管理制度能够得到有效的执行，能依据公司下达的生产计划进行采购，关键岗位已分开且相互牵制，各单位本身的内部控制较好。但是经过对A公司采购业务的全面了解，发现该公司采购环节存在以下风险：　　1.不相容职务没有分离，可能导致舞弊行为的发生；　　2.采购计划不合理、不按

5、实际需求安排采购或随意超计划采购，导致公司资金的浪费；　　3.比价过程出现舞弊行为，可能导致采购无法达到预期效益；　　4.验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失；　　5.付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。　　（二）A公司采购业务控制缺陷　　虽然A公司采购业务内部控制从表面状况良好，但经过深入分析判断和进一步访谈之后，笔者发现该公司内部控制还存在着很多缺陷。　　1.各部门之间信息不对称，采购业务相互监督力度不够　　应用指引中要求企

6、业应当指定专人通过函证等各种方式，定期与供应商核对应付等往来款项。然而查阅公司制度发现，公司未对与供应商的对账工作进行规定，这不利于对账工作的有序进行；同时，还发现公司与供应商往来的对账工作由采购部采购员负责，财务部并未参与，这影响了对账的客观性。此外，虽然公司每月制定采购计划，但是采购计划流于形式，并未真正按计划落实，缺乏后期评估，各部门相互监督力度不够，不利于采购员进行业绩考核。　　2.合同履行监督管理缺失　　通过查阅A公司《采购控制程序》发现，A公司未对采购合同跟踪管理进行相关规定，导致合同履行监督管理缺失。这会导致企业采购

7、效率低下、材料采购出现难以补给生产部门需要的情况，从而降低生产效率，影响企业经营效果。　　3.不相容职责未相互分离，未进行定期轮岗存在舞弊风险　　在搜集资料的过程中，笔者发现公司的采购由采购员完成询价和比价及采购的全过程，不相容职责未相互摘要：采购与付款业务是生产企业经营活动的首要环节，它与生产、销售计划密切联系。在生产企业中，采购与付款业务发生频繁，涉及部门、人员多，直接导致货币资金的减少或负债的增加，容易产生管理漏洞。本文结合财政部、中国证监会等五部委于2008年6月联合发布的《企业内部控制基本规范》，以某生产企业为例，通过实

8、地调研考察及整理该企业采购与付款环节的运作流程及相关文件，分析其采购与付款环节内部控制制度执行现状及问题，并提出可行性建议。　　关键词：内部控制；生产企业；采购业务　　一、引言　　2006年7月，由财政部牵头发起的，国资委、审计署、证监会、银监会、