会计档案管理程序

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1、文件名称会计档案管理程序页码第6页，共7页文件编码版本第1版会计档案管理程序文件编号文件版本第1版页码第1页，共5页制定审核批准表单编号：第1版文件名称会计档案管理程序页码第6页，共7页文件编码版本第1版修订履历版本修订内容日期第1版新制定2013年6月26日表单编号：第1版文件名称会计档案管理程序页码第6页，共7页文件编码版本第1版1目的：全面规范工作预算编制、执行工作，加强XX集团各职能中心、各子公司及其他关联公司（以下简称“XX集团”）的会计基础管理工作，规范会计档案管理。特制定本管理程序。2范围：本程序适用于XX集团财务中心各部门。财务主管负责规范与监督，其他部门及各子公

2、司财务会计直接负责所管辖账套的会计档案管理。3定义：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要资料和依据。具体包括：3.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；3.2会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等；3.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告；3.4其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、财务会计文件、合同、协议、审计资料等其他应该保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。4归档管理4.1会

3、计凭证的归档管理4.1.1凭证编号4.1.1.1每张凭证对应的编号必须连续；4.1.1.2凭证编号必须遵循统一的规则，使用ERP系统的凭证编号由系统默认生成，未上ERP系统的凭证编号须包含但不限于以下要素：业务类型+年（2位）+月（2位）+序列号；4.1.1.3会计凭证不得有重号或空号。例外事项，需填写书面说明并会计主管确认并存档。4.1.2单据要求4.1.2.1真实合法：不得伪造或以虚假的单据作为入账依据；4.1.2.2依据完整：据以入账的原始凭证完整充分，其中：费用类凭证须遵循《费用报销与审核程序》的单据要求；资金收付凭证需附上银行盖章的回单，与按出纳提供回单为依据保存；发票

4、缺失，需提供税局认可的有效证明文件；4.1.2.3账务调整及其他无法获取原始单据的业务，凭相关报告或入账截图，经会计主管签字后，作为原始凭证装订。4.1.3装订要求4.1.3.1各装订责任人即为各会计档案归档管理责任人；4.1.3.2时间要求：每月25日前完成上月全部凭证的装订与总账复核；表单编号：第1版文件名称会计档案管理程序页码第6页，共7页文件编码版本第1版4.1.3.3分类汇总：各类凭证按凭证编号或按批进行装订，首页均须附上记账凭证汇总（包括零发票）。4.1.3.4装订规范：会计凭证附件应粘贴牢固、折叠整齐，不得使用大头针、别针、装订针等；每本凭证厚度均匀，保证会计凭证装

5、订完整性、美观性；4.1.3.5凭证标签：要求按照统一标准打印粘贴（如手写，手写字迹以正楷书写，且要求字迹清晰、工整，不能涂改。）包括凭证类型、会计期间、凭证编号、会计期间、财务负责人。要求凭证封皮正面和侧面都要粘贴标签（参考《凭证索引目录模板》见附件）；4.1.3.6凭证摆放：会计凭证分类归档时，按照时间进度整齐摆放于档案柜；档案柜目录要求清晰明确，便于快速查询。（参考《档案柜索引目录模板》见附件）4.1.3.7收据归档：采用电子收据系统的单位，作废收据与正确收据一并存档；采用纸质收据的单位，作废收据与收据存根一并存档。4.2会计档案的归档管理4.2.1会计凭证类：原始凭证、记

6、账凭证、汇总凭证、其他会计凭证，按月装订整理入册。4.2.2会计账簿类：总账、明细账、辅助账簿、其他会计账簿无纸质文档的情况下，必须保证电子存档完整、连续。4.2.3财务报告类：会计报表（月度、年底）打印会计报表并签字盖章归档，按年度装订成册；4.2.4其他类：4.2.4.1资金对账表：包括银行存款余额调节表、银行对账单、资金对账表，要求按月打印。资金对账表由总账、出纳双方签字确认并归档。会计每月末对出纳现金进行盘点，会计、出纳双方在（《现金盘点表》见附件）上签字确认，《现金盘点表》由会计每月随同总账凭证一并装订。4.2.4.2内部往来及关联交易管理报表：要求月度同对方单位邮件确

7、认，季度书面确认归档，按季度装订成册（其中内部往来中，涉及到外币对账的单位，对账单必须有双币种，双方必须就其中的一种币种进行对账确认，且对账一致的币种与系统金额一致。）。4.2.4.3财务规范、制度类文件按年打印，装订存档。4.2.4.4定期资产盘点报告要求按次装订成册保管。4.2.4.5岗位交接清单：工作交接需打印交接清单并以模块负责人作为监交人，经三方签字确认后，由监交人保管，年度统一装订成册。4.2.4.6上述会计档案的归档时间依照公司统一要求，其他日常会计档案，各经办人员