信息时代企业档案管理浅析

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1、信息时代企业档案管理浅析邢彬彬北京泰德制药股份有限公司摘要：随着计算机技术和信息网络化的迅猛发展，企业经管管理过程中形成越来越多的电子文件，传统的纸质档案管理方式己不能满足企业对档案信息的需求。如何搭建起适应企业的数字化档案管理系统和智能库房，以适应信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，已成为企业档案管理能否适应信息技术应用和时代发展的关键。关键词：信息化建设;档案管理系统;智能库房;一、传统档案管理存在的问题1.传统档案管理方式无法满足档案信息化需求由于缺乏档案管理软件系统，越来越多的档案信息在整理、分类

2、、录入、编目等方面存在困难，依靠EXCEL手工操作来实现，容易出错，工作效率低下；虽然制订丫详细的档案管理制度、流程和表格，业务流程的规范度不高，执行屮随意性大，规范管理度不够；由于信息不能共享，档案查找困难，利用率低，档案利用服务的覆盖面和便捷程度较差;对已形成的且日益剧增的电子文件信息，缺乏有效的管理手段。企业档案信息化建设滞后于行政管理、科研生产、经营管理等信息化的发展步伐，档案信息资源的开发利用受到明显制约。2.传统管理档案方式不利于档案的长久保管企业档案以纸质档案为主，纸制档案一般保存一份，因此不具备同时多人借阅利用，影响档案的利用效率，纸质档案在长

3、期保管和利用过程中造成破裂、脏污、纸质腐朽及字迹褪色等种种损伤。为了保管好纸质档案，最大限度地延长纸质档案的寿命，企业不得不投入大量的人力、物力，采取相应的档案保护措施。有些破损的纸质档案可以修复，但有些档案无法修复，为企业造成不可挽回的损失。3.传统档案管理工作效率低，缺乏有效地监控管理传统的档案借出归还都是利用手工进行登记，这不仅工作程序繁复，浪费时间，还需要档案管理人员耐心认真的处理档案，即使如此依然很难做到万无一失。依靠人工的档案库房盘点工作，工作量庞大而II效率低。随着企业协同办公等系统的相继实施与应用，档案从收集、整理、归档、保管、利用、销毁、统计

4、都需要进行动态有效性管理，这己经成为档案资源管理的重耍环节，而传统档案管理仍处于手动管理阶段，缺乏有效地监控管理。二、企业档案信息化建设的优势1.档案检索查询方便，查借工作可控档案管理信息化后，可以实现即时查询，档案管理人员可以利用模糊查询、组合査询、分类杳询、主题词査询，项目杳询等检索方式，快速杳找出所需数据信息,提高工作效率和档案利用率。档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还，可以实现有效地监控管理。2.提高档案管理的工作效率与质量档案信息化建设为企业档案从库存资源向信息资源转换提供支撑

5、平台，提供档案目录和档案原文的数字信息查询，也为档案管理信息的发布提供了一个统一平台，有利于提高档案管理办公的效率，实现公司档案的统一化、规范化、标准化管理。3.有效的提供档案服务档案利用人员可以在自己的计算机上査阅档案资料，通过用户界而在档案库中检索出需耍的档案信息，根据档案编号直接在系统上发起档案查、借阅申请，提高了档案利用效率；同时，档案资料的电子化更便于二次利用和开发，提高了工作效率和竞争力，使档案管理不再单纯是档案的保管，而是知识库的重要组成部分。4.保障档案信息的安全在档案信息化的建设中，制定电子档案信息的安全策略，采用科学、先进、适用的安全技术，

6、对电子档案信息实施安全监控和防护，确保电子档案信息内容在生成、存储、处理、传输和利用的过程中，保持完整性、真实性、机密性和长期可读性，保扩档案信息的知识产权不被窃取。三、企业档案信息化建设1.业务需求建立数字化档案管理系统。通过与现有信息系统的全面整合、与其他业务系统无缝集成，实现统一认证、单点登陆、统一展现，使之成为档案的收集、整理、存储、管理、利用的统-平台。实现各类电子档案信息实时归档。通过数据归档、元数据管理、多重备份等多种技术手段，保证电子档案存储和阅读的长期有效性,实现电子档案长期有效保存。1.功能需求建立数字化档案管理系统平台，应包括档案收集、整

7、理、鉴定、保管、统计、利用功能和安全机制等功能。向档案利用者提供一站式、无缝集成的、个性化的档案查询服务以及其他相关服务;系统允许用户通过浏览器访问系统;采用强大的自定义工作流引擎建立档案管理工作相关业务的审批流程。2.数据需求数字信息资源是数字档案馆得以牛.存发展的基础和核心。信息资源不仅涵盖原有的传统意义的档案信息，并iL其信息采集的范围将进-步扩大到现行文件、各信息系统的专业数据库和专题数据库以及从互联网等各方面收集的与本单位相关的各类信息。包括:传统的馆藏档案的数字化信息;直接接收的数字信息、通过其他信息系统及其他分支业务网络收集的各种类型电子文件及其

8、元数据;在0A（办公自动化）、FMIS