基于网络的多校区学籍档案服务体系构建研究

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1、基于网络的多校区学籍档案服务体系构建研究李晓艳陈晓媛张延冬合肥工业大学档案馆在目前诸多高校实行多校区异地办学的形势下，很多高校的档案部门面临着各校区间档案资源难以共享、档案利用条件异常不便的难题，具体到而对广大在校生和毕业生的学籍档案，这个问题尤为突出。本文以合肥工业大学档案馆为例，探讨高校档案部门如何顺应新时期的工作要求，利用现代网络技术手段，构建基于网络的多校区学籍档案服务体系，解决多校区办学带来的档案工作新问题，并以此为契机，进一步提升自身的服务质量和工作效率。关键词：多校IX办学;现代网络技术;学籍档案;服务体系;基金：

2、安徽省高等学校档案工作协会2016年度基金重点研宂项A“高校学籍档案服务教学管理研宄”（项目编号:2016zd02）一、多校区办学与学籍档案服务随着我国高等教育规模的逐渐扩大，管理体制改革的不断深化，越来越多的高校通过合并重组或新建扩展而走向了多校区办学的模式。多校区大学指具有一个独立法人资格，在两个或两个以上地理位罝不和连的校园办学的大学，这种地理位罝上与主校区不和连的独立的校园在学校内部称为校区U1。多校区办学在拓展教育发展空间、优化学科结构建设、整合办学资源、弥补教育资源不足和提高高校竞争力等方面都起到了一定的作用，解决了

3、一些矛盾。但多校区办学存在的综合管理、资源配置、校园文化的整合与优化等问题就成为我们面临的十分重耍而又迫切需耍解决的课题。而学生管理与服务工作作为高校教冇教学工作的重点工作之一，也将面临新的困难和挑战。对于中国相当部分高校档案馆而言，随着办学历史不断累积，办学规模不断扩大，各类档案资源的利用量日益增加。学籍档案是高校档案馆重要的、独具特色的档案之一，也是各高校学生服务工作的重要组成部分，在校生和毕业生在应试、就业、职务晋升、出国留学、移居海外等环节均需利用各类学籍档案。这就给高校档案馆提出了一个值得关注的问题:如何在多校区办学的

4、背景下，科学管理并有效地开发和利用学籍档案资源，为学牛.提供更便捷、更完善的学籍档案服务。在A前的信息技术飞速发展和互联网接入条件较成熟的大背景下，高校档案馆需要跟上时代与技术进步的步伐，充分利用发达的网络技术，开发利用现有档案资源，主动提高自身的管理和服务水平，以适应新形势下高等教育的发展趋势。木文以合肥工业大学档案馆所开发建设的学籍证明服务综合平台为例，探讨如何在新形势下构建基于网络的面向多校区的学籍档案服务体系。二、服务体系建设的目标与原则合肥工业大学是教育部直属、国家“211工程”重点建设和“985工程”优势学科创新平台

5、建设高校，设有屯溪路校区、六安路校区、翡翠湖校区和宣城校区，并与合肥市井建合肥工业大学智能制造技术研究院，形成了“一校五区”的办学格局m。为解决多校区办学带来的校内资源共享难题，合肥工业大学档案馆积极适应新时期新阶段的工作要求，建立远程网络学籍档案服务平台和体系，探索出一条利用现代信息网络技术完善档案管理和服务的新路径。1.总体目标。（1）构建稳定、安全的信息化档案服务体系，为教职工、在校生、毕业生提供“一站式”的成绩及学历档案利用平台，并在生成档案信息的同时，通过技术手段建立数据查询库，满足后期的防伪查证需求。（2）构建安全、

6、开放、灵活的用户管理体系，实现档案馆和学生之间协同工作，借助现代网络技术，减少异地多校区办学带来的工作不便。在确保档案信息准确的基础上，可根据档案利用目的的不同，灵活调整学籍档案中的个人基木信息、课程成绩、课程类型、学分绩点及排名等内容的显示方式，满足个性化需求。（3）以开发学籍档案服务体系为契机，建设以人为本、适合学校档案工作发展、提高服务和管理水平的档案资源利用平台，并紧密结合数字化校园工程，为档案信息交流、证明出具、资源共享提供一个高效快捷的电子化手段。2.建设原则。（1）实时与真实原则:服务体系可以通过学校数字化校园公井

7、数据平台连接教学管理系统，保证档案馆出具的学生成绩和学历证明实时、真实。（2）可靠与稳定原则:从技术措施和管理途径等方面保证系统可靠，具备良好的运行保障体系、多元化的存储和备份手段及先进的故障恢复手段，并配备有效的口志管理功能、数据远程自动备份功能，以确保系统的稳定性。（3）安全性与保密原则：档案这一特殊的信息介质，有严格的安全性和保密性要求。系统必须能够针对不同的网络通信环境，釆取不同的系统安全机制，且根据用户类型不同设置数据存取的权限等，既实现档案信息资源的充分共享，又注意信息的保护和隔离。（4）开放与标准化原则：系统能够预

8、留开放且符合主流技术标准的接门，能够与当下通行的硬件环境、软件环境及网络通信环境相匹配，并能实现后期与校内综合信息门户各板块功能的对接。三、服务体系的构建路径与运行机制1.技术构建路径。（1）学籍档案服务体系共有四大技术板块构成，数据屮心、数据管理后台、信息输出