“多校区”高校学生学籍档案管理问题及对策研究

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1、“多校区”高校学生学籍档案管理问题及对策研究【摘要】高校学生学籍档案是高校在招生录取、教育教学、学籍管理、毕业就业等活动中形成的，具有保存价值的、记载学生在校期间基本情况的历史记录。它具有原始记录性，是学生择业、单位招聘、公务员考试、出国进修的重要依据，对学生具有非同寻常的意义。因此，做好学生学籍档案管理对学校实现高素质、高规格的人才培养目标起着重要作用。下载论文网【关键词】多校区；学籍档案；问题分析；对策教育部颁布的新修订的《普通高等学校学生管理规定》已于今年9月1日正式施行。其中，在第三章学籍管理第十八条中明确规定：高校应当健全学生学业成绩和学籍档案管理制度，真实、完整地记

2、载、出具学生学业成绩，对通过补考、重修获得的成绩，应当予以标注。那么，在新形势下，如何将“多校区”学校学生的学籍档案进行科学管理呢？一、西财天府学院学生学籍档案现状及问题分析西南财经大学天府学院是一所独立院校。从2002年开始建立，可以说学校的历史并不长远，但学校的发展却非常迅速。从2002年的几百名学生发展到现在的2万多学生；从以前的一校区发展到现在正在使用的三校区（不包括在建的第四校区）。三校区的学生类别各有侧重：一校区主要为本科的大一到大三学生；二校区主要为专科的大一到大二学生；三校区主要为本、专科毕业学生。每年7月份，大三本科、大二专科的学生都会从一个校区搬迁到毕业生实

3、习实训基地这个校区。而这些搬迁学生的学籍档案也需要随之转交。多校区办学是学校改革发展的客观需要，对学校办学能力与办学效益的提高也发挥了重要作用。但同时，多校区办学的状况也让学生学籍档案管理工作面临不少困难和挑战。（一）校区分散给档案管理带来了难度。多校区办学最大的问题就是校区较为分散。天府学院由多个校区组成，每个校区又有专门的学生群体，但无论是专科还是本科学生，最后到毕业那一年又都搬迁到另外一个校区。近的校区之间间距几公里，但是远的校区之间比如本科校区和毕业生校区之间甚至相距100多公里。每次大三本科生需要到另外一个校区去读大四时，都会面临一次大迁徙。校区和寝室变化不说，辅导员

4、老师又要重新变换一次，当然，对学生学籍档案管理的机构和人员也发生了变化。几千学生的纸质学籍档案在运输和交接过程中难免出现差错。（二）档案管理人员素质有待提升。在学校发展过程中，因人力、物力、财力等各方面因素影响，对于学生学籍档案的管理，都是先由各位辅导员老师直接管理，学生发展中心各校区负责日常管理工作的专职辅导员老师协调管理。对于如何有效地收集学生学籍档案，辅导员老师缺少一定的专业性。再加上辅导员老师本事务繁多，精力有限，异动性也较大。在辅导员与辅导员之间交接班级的过程中，对于学生的学籍档案很少能当面清点交接。有一些班级在大学阶段甚至面临更换四五个辅导员的情况，再加上缺少专业培

5、训，学生学籍档案在交接过程中出现疏忽和差错就在所难免。（三）缺乏统一的学生学籍资料收集标准。学生的学籍档案收集一般要经历三个阶段：一是起始阶段，指学生报考高校到录取这段时间形成的材料，如学生高考志愿表、录取通知书、高考成绩单、党团员资料等。二是积累阶段，指学生被正式录取到毕业前大学几年时间里，在校期间的全面综合评价，包括学习成绩、奖惩、社会实践等各方面情况。这是学籍档案材料形成的关键阶段。三是完善阶段，指学生毕业离校这段时间，主要对学生学习期间形成内容的原始材料通过整理达到归档保存。第一阶段因涉及的学生实体资料少，较为容易，因而在学生正式报到后的第一个月内基本上会收齐完善，但这

6、只是学生基本的档案内容。档案收集第二阶段会因收集标准不统一而出现较大的问题。学生在校期间获得的奖励、惩处等材料大多数没有装入学生学籍档案中，对于学生在创新、实践等方面的证明材料再收集也存在一定困难。（四）学生学籍档案管理质量有待提升。在“互联网+”时代，学校的学籍档案管理应该紧跟形势，积极进行信息化建设。之前的档案收集基本上是以线下手工为主，重复劳动多，工作量大。在每学期结束时，学生发展中心网站会要求学生将参与活动、比赛获奖等情况上传至网站，但诸多与学生紧密相关的信息仅用于期末时对学生的综合素质测评及评定奖学金，并没有和学生的学籍档案相关联。因此，学生学籍档案对于学生的特长、社

7、会参与活动、发明创造、社会经历、个人成果等重要资料极为缺乏，到最后也不能全方位反映学生的教育经历和个人能力。鉴于以上种种情况，学生学籍档案的管理就出现了档案资料整理更新不及时、档案查阅借阅不登记、档案随意乱拿乱放等情况，从而出现档案材料丢失损坏等情况。当学生面临就业时，一查阅档案，才发现学籍档案已经丢失，给就业和未来发展带来了很大麻烦。二、多校区高校?W生学籍档案建设的必要性高校学生学籍档案主要是指学生获取正式学籍后从进入大学一直到毕业之前整个大学期间产生的相关材料，是学生大学生活的真实反映