秘书学概论与实务考核习题与答案

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1、秘书学概论与实务考核习题与答案1、封闭式办公室的优点是：（1）可满足单独办公的要求；（2）避免受到外界干扰，易于员工集中精力；（3）无噪音；（4）保密性强。2、封闭式办公室的缺点是：（1）建筑成本和能源成本高；（2）办公空间浪费比较大；（3）不利于对员工的监督和指导；（4）在一定程度上影响了员工之间的交流。3、秘书日常需维护的区域主要有三个：个人办公区、公共办公区和上司办公区。4、购买办公用品要注意以下事项：（1）办公用品不允许随意、无次序购买。（2）尽量货比三家，买到物美价廉的物品。（3）应保留一张货物订单，以便收到货物是核对。（4）为防止缺货，应当有提前购买的意识

2、。（5）对于消耗量大的物品，购买数量要充足。5、如今不懂计算机、不会使用计算机的人就是信息时代的“文盲”。除了计算机，办公室里其他的现代办公设备也越来越多，秘书的任务就是尽快掌握这些现代办公设备的使用和管理方法。主要包括：（1）打印机的使用与管理（2）复印机的使用与管理（3）传真机的使用与管理（4）移动存储设备的使用与管理6、接听电话的程序与技巧：（1）准备记录（2）摘机应答（3）辨识身份（4）认真听记（5）道别挂机7、电话交谈的要求：1.规范2.礼貌3.简洁4.保密8、电话交谈的技巧：1.不要直呼其名2.使用温和语言3.用肯定语气表示否定意思4.将命令形式转为请求形

3、式5.慎重使用“你”字开头9、邮件拆封时要注意：（1）拆封时发现邮票丢失或邮票、邮戳不完整，应当注明。（2）不能拆启标有“亲启”“保密”等字样的邮件，除非有领导的授权。（3）如果误拆不该拆启的邮件，应当立即封口，在信封上注明“对不起，误拆”字样，签上自己的名字，尽快转交收件人，并致歉说明。（4）如果是单位的订购邮件，应当找出当初的订购副本予以核对，看品种、规格、数量等是否一致。（5）如果是单据、支票或账单、结算单等，应当及时转交财务或付款等有关部门。（6）如果是广告等宣传资料，有用的如有关行业、产品的资料等，应当保存好或转交有关部门。（7）秘书如果经过授权可以对信函进

4、行阅看，应该把其中某些重点内容圈点或勾画出来，以提示领导注意。10秘书工作事务繁杂，更需要合理地分配时间，有效地利用时间，以提高工作效率，有效利用时间需做到：（1）明确自己的工作任务与职责（2）区分常规工作和非常规工作（3）巧妙灵活利用时间（4）善于使用时间管理工具（5）适应整个流程的正常运转（6）遵守组织制定的规章制度（7）记录和评估利用时间的有效程序11、前台接待是秘书的一项重要工作，它是沟通内部上下的“桥梁”，是联系外部的“窗口”，是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影。12、秘书和秘书部门在参与团体接待过程中，必须精心准备，周密实施。团体来访接待事关重大，为谨慎

5、起见，一般应当事先拟定出详细的接待方案，按常规应该包括以下几项基本内容：（1）接待方针（2）接待规格（3）接待安排（4）接待责任（5）接待经费（6）其他事宜12、涉外活动的基本原则：（1）不卑不亢（2）依法办事（3）内外有别（4）遵守礼仪13、涉外活动的礼宾次序：（1）按外宾身份与职务高低排列（2）按外宾所在国名英文字母排列（3）按时间先后顺序排列14、收文处理是对收到文书的办理和管理过程，一般包括文书的签收、拆封、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、注办等环节。15、拆封文书的要求：（1）拆封前核对来件的接受者（2）不该自己拆的文书不要拆（3）不损坏信封内的文书（4

6、）取干净信封内的文书（5）如发现信封内没有材料，应及时与来件单位联系（6）拆开重要信件时应有两人在场16、文书的立卷是指将文件组合成案卷的工作。立卷的程序一般包括如下几步：（1）收集文件（2）鉴别文件（3）归卷（4）调整（5）排列、编号和编目17、信息收集的方法：（1）观察法（2）询问法（3）问卷法（4）网络法（5）交换法（6）购买法18、信息分类的方法：（1）分母分类法（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法19、开放参观活动的准备：（1）通过调查研究，充分了解接待对象的情况（2）挑选并培训导游或解说人员，让其熟悉参观的项目（3）制作并至少提

7、前一周寄发请柬。（4）确定接待服务处和接待人员（5）准备宣传小册子（6）准备礼品或纪念品（7）准备特殊的参观用品（8）布置参观的场景20、举办任何一次会议都要消耗一定的人力、物力、财力。其支出作出科学的预算是开好会议的重要保障。会议经费预算一般包括：（1）场地费用（2）交通费用（3）食宿费用（4）资料费用（5）人工费用（6）其他费用21、会议的筹备方案越详细，越可能把问题减少到最小的程度。但是，紧急和意外的事件任然可能发生，拟定出应急方案可以保障会议在出现意外时能够按计划进行。应急方案的着眼点包括以下几个方面：（1）人员问题（2）场地问题（3）设备问