员工档案管理办法_制度规范_工作范文_实用文档

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1、良中行员工档案管理办法制度编号LZX03-HR006-12001-01发布日期2012年08月01日起草部门人事行政中心良中行员工档案管理办法第一章总则第一条为了规范员工档案的管理，促进员工档案管理的科学化、标准化、规范化、避免引起劳动纠纷，方便寻找和查阅档案，特制定本管理办法。第二条本管理办法适用于良中行供应链管理有限公司各单位。第三条术语（无）。第四条本制度包括“档案管理规范及要求”等内容。第二章档案管理规范及要求第五条档案管理要求（一）人事档案管理员须严格遵守保密制度，未经许可，不得随意提供、散播、销毁员工档案；（二）所有归档文件均应建立

2、完整的档案目录和档案台帐，由人事档案管理员按目录登记造册，做到账物相符，存档需用完好无缺的档案袋，并采用每人一档的保存方式；（三）各单位必须配备独立存放档案并带锁的柜子，限人力资源部负责人和人事行政专员配备钥匙；（四）人事档案的电子档由各单位人力资源部负责人自行设置密码，除人力资源部负责人和人事档案管理员外其他人员不得知晓。第六条档案管理规范（一）人事档案管理员应在员工入职之日起3个工作日内完成文本和电子档案的建档工作；第1页，共12页良中行员工档案管理办法（二）档案袋内保存的内容及次序依第五六条第（七）项要求规范建档，不得缺失、遗漏或另行保存

3、；（三）存档文本未注明复印件的（原件需审核），全部保存原件；（四）员工档案袋封面应标识基本信息《档案标签》，包括：员工工号（详见编写说明）、姓名、入职日期、离职日期等情况（见附件2），粘贴位置统一贴在目录格式上方空白处的左上角处；（五）人事档案归类应该以管理有效、查找方便快捷为目的进行分类，原则上要求以部门进行分类，部门内按照工号进行排序；（六）在职员工与离职员工的档案按照上述原则分柜保管；（七）存档内容及目录次序规范资料类别必须留档的资料可选的资料1.1.1员工个人简历1.1人员登记表1.1.2笔试试卷1.录用资料1.2员工1寸登记照片1.3

4、录用通知函2.1身份张复印件2.1.1户口本复印件2.基本资料2.2毕业证复印件2.3离职证明（自述离职证明）3.1保证书3.保证人资料3.2保证人身份证复印件4.员工身份核查记4.1核查结果回执（网上查询）录5.1劳动合同5.劳动合同5.2保密协议5.2.1实习协议6.转正记录6.1转正申请表第2页，共12页良中行员工档案管理办法6.2员工转正申请书6.2.1新员工入职培训书7.1调令（按时间先后顺序）7.调动记录7.2薪酬变动单7.3工作交接单8.奖惩记录8.1行政奖励/处罚单及相关附件（按时间先后顺序）9.绩效考核记录9.1月度、季度、年

5、度绩效考核表（按时间先后顺序）10.1员工培训卡10.培训记录10.2培训成绩10.3培训资料11.1辞职申请书11.2工作交接单11.离职资料11.3离职结算单11.4额外离职结算单11.4.1离职证明12.其他记录制度月度回执单及各类员工的其他资料第七条档案维护规范（一）人事档案管理员每月至少一次将员工人事表单资料等存入档案袋中，并进行整理；（二）电子档信息应根据员工信息的变动，随时更新、维护；（三）人事档案的文本档必须与电子档存档信息一致；（四）各单位人力资源部负责人必须每月不定期抽查存档及维护作业的执行情况；（五）新员工电子档案按《良中

6、行人事管理办法》中的相关规定上报。第八条档案移交规范（一）调动人员：员工因工作调动，其人事档案由调动后的单位管理，人事档案的文本档在该员工调动之日起7个工作日内，由调动前单位密封转交或快递邮寄第3页，共12页良中行员工档案管理办法转交，快递档案邮费由调出单位承担，人事档案的电子档在该员工调动之日起1个工作日内，由调动前单位将电子档传给调动后单位人力资源部负责人；（二）档案移交双方需依照《转递人事档案通知单》签字确认移交手续（附件3）。第九条档案稽核规范（一）档案稽核由人力资源总监指派专人负责；（二）档案稽核周期：每6个月至少现场稽核一次；（三）

7、档案稽核方式：文本与电子档核对；（四）档案稽核数量：各单位人数在30人（含）以下的，稽核数量为100％，人数在30人以上的稽核数量为80％。第十条档案的查阅和借阅规范（一）部门主管只可以查阅直属下级的相关资料的电子档（薪酬部分除外）；（二）部门主管须查阅直属下级人事档案，须事先填写《人事档案查阅登记表》（附件4），经人力资源部负责人签字同意后调取电子档；（三）人事档案原则上以查阅为主，不予借阅，部门主管因特殊情况需借阅直属下级的人事档案之文本档的，须事先填写《人事档案借阅申请表》（附件5），经人力资源部负责人、执总签字核准后，以不带离本单位为原

8、则进行借阅，并负责档案在借出期间的保密工作，借阅的最长期限以不超过三天为原则；（四）借阅者应妥善保管所借阅的文件资料，未经许可不得复印，更不得损坏、涂