档案管理学ppt课件

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档案管理学

1项目一认识档案与档案机构

2学习目标1．知识要求：通过本项目单元的学习，掌握什么是档案、档案的属性以及与史料的区别，明确档案的起源以及档案管理机构。2．能力要求：通过本项目单元的学习，能够区分档案与史料。

3任务一了解档案的起源与档案价值1、能够根据档案属性区分档案与史料；2、能够明确档案属类。能力目标知识目标1、掌握档案含义。2、明确档案的属性以及与史料的区别。3、了解档案的价值。教学目标

4【案例导入】甲骨文于1898年为古董商、金石学家所识别，之后在殷墟（河南安阳小屯村）大规模挖掘，有大量的龟甲兽骨出土，加上别地的零星采集，至今已收集十几万片。19世纪末年在殷代都城遗址发现的大量甲骨文，继承了陶文的造字方法，是中国商代后期（前14～前11世纪）王室用于占卜记事而刻（或写）在龟甲和兽骨上的文字。它是中国已发现的古代文字中体系较为完整的文字。商代甲骨文是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。我们学习档案管理实务，首先要明确其研究的档案管理学的研究对象——档案和档案工作，对于它的起源、含义、种类和档案机构等有一个初步的认识和了解，为进一步学习档案管理奠定良好的基础。

5档案是人类活动的必然产物，是人类社会发展到一定历史阶段的产物，它萌芽于原始社会，形成于奴隶社会初期，经历了一个从不成熟到比较成熟的过程。人们的各种社会活动，需要依托有效的载体形式来记录、存储和传播信息，档案就是记述和反映人们各种活动的历史记录，有了档案，人类活动的真实信息可以得以留存和传播。从远古的结绳记事、刻木为契，到今天信息化条件下出现的电子文件、电子档案，社会历史发展的各个时代和人类生活的各个阶段，档案无处不在、无时不有。

6任务训练：[活动目标]通过网络或实地调查了解档案的起源与档案价值，以及档案价值发挥实现途径。[活动组织]根据情况灵活分组调查；[活动内容与要求]1、学生5人一组进行上网或实地调查了解档案的起源、档案的种类、档案价值以及档案价值发挥的途径，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析自己对档案及其价值的理解。2、图片或视频展示相关“档案发展演变”的图像资料，学生根据资料讨论档案的属性特征及价值。3、教师总结。

7【理论支撑】一、档案的起源（一）档案的发展历程“结绳”和“刻契”是辅助记事的方法甲骨档案是我国迄今发现最早的档案简牍档案、金石档案和缣帛档案纸质档案的出现是档案发展史上的进步音像档案、照片档案、电子档案等新型档案

8（二）档案名称的由来词源中对“档案”一词解释是“档是横木框档，即木架柜格；案是几属，小桌子，引申为把处理一桩事件的有关文书叫一案。”档案在殷商被称作“典”、“册”，在西周称为“中”；在秦汉以后，档案被称为“典籍”、“图籍”，特别是纸张的出现和官员多在案几上办理公文，档案较多地被称为“文书”、“案卷”、“文案”、“案牍”。史料记载，“档案”最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用“档案”一词；康熙十九年（1680年）的《起居注》中有“部中无档案”的记载。康熙四十六年（1707年），杨宾的《柳边纪略》对“档案”一词的来历和含义作了详尽说明：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。

9二、档案的定义及其含义根据档案工作实践以及档案法规的标准，我国对档案作这样的定义：档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存利用价值的各种载体形式的历史记录。

101．来源的广泛性。2．形成的原始性。3．形式的多样性。4．生成的条件性。竹简金石档案帛书这一定义揭示了档案的几个基本特点：

11三、档案的价值及实现规律第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值客体与主体的中介物——人类的社会实践活动。第二，档案价值是档案客体和主体之间的特定关系，是档案属性与主体需要的统一。第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义或作用。

12档案基本价值的分类：档案基本价值:一是查考凭证价值二是广泛的参考价值

13档案基本价值的作用：1．档案是机关工作的参考证据。2．档案是生产活动的参考依据。

14档案价值实现具有一定的规律性：1．时间对档案价值实现的双向影响规律。2．档案价值扩展规律3．档案价值实现的条件规律

15四、档案的种类1．按照档案来源标准可分为：公务档案与私人档案。2．按照档案的内容标准分为：文书档案、科技档案与专门档案3．按照档案的形成时间标准可分为：历史档案与现行档案4．按照档案载体形式标准分为：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案等。

16任务二熟悉我国档案管理体系掌握我国档案管理内容及工作原则；明确我国档案管理机构及其设置原则。了解我国常见的档案工作机构及其职责能力目标知识目标1、能够掌握我国档案管理机构及其设置；2、能够区分档案馆与档案室的不同；3、能够区分不同的档案工作机构及其职责。教学目标

17【案例导入】某某建筑企业公司档案室管理制度（部分）一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

18四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

19六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。…………………我国档案管理机构大体包括档案室和档案馆，从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。每一种档案管理机构的职责各不相同，都会根据本单位的具体情况制定本档案室的规章制度，对其工作内容、归档范围等作出明文规定，明确任务与职责。

20任务训练：[活动目标]通过网络或实地调查了解我国档案机构，以及各类档案机构的设置原则、工作职责等。[活动组织]根据情况灵活分组调查；[活动内容与要求]学生5人一组，分类调查企事业单位档案室或档案馆，实地调查了解我国档案机构，以及各类档案机构的设置原则、工作职责等，然后各组指定代表总结介绍他们的调查情况，并总结分析自己对档案馆与档案室的理解。

21一、档案管理工作的内容及其原则基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、利用等8个方面（一）档案管理工作的内容

22（二）我国档案管理工作原则1．我国档案管理体制2．我国档案管理工作原则（1）统一领导，分级管理工作。（2）维护档案的完整与安全。（3）便于社会各方面的利用。

23二、我国的档案机构所谓的档案机构是指管理档案的机构和管理档案工作的机构，前者包括机关、企业、事业单位的档案室和各级档案馆，后者为档案行政管理机构。

24（一）组织形式两种类型1．分立型的档案工作机构2．综合型档案工作机构

25综合型的档案工作机构的优点：（1）有利于档案工作机构的稳定。（2）有利于档案工作职能的发挥。（3）有利于档案工作所需人力、物力和财力的保障。（4）有利于档案工作业务的开展。

26（二）常见的档案工作机构1．档案室（1）普通档案室。（2）科技档案室。（3）音像档案室或声像档案室（4）人事档案室。（5）综合档案室。（6）档案资料信息中心。（7）联合档案室。2．企业档案馆

27（三）档案机构的职责与设置原则1．档案机构的职责根据国家有关法律、法规的规定，档案工作机构的主要职责包括以下几个方面：贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策建立健全本单位档案工作的各项规章制度；负责统一管理本单位的档案和档案工作；对本单位下属二级单位的档案工作进行监督和指导；对本单位各业务职能部门文件材料的形成、积累和整理归档工作进行指导。

282．档案机构的设置原则档案工作机构的设置要以科学的论证为基础，其设置原则应该包括：第一，组织自身依法设立、自主决定的原则。第二，与组织和组织档案工作的现状和发展相适应的原则。第三，保定组织档案完整、完全和有效利用的原则。第四，节约档案管理成本的原则。档案工作管理体制

29任务三了解档案管理趋势和档案人员的素质1、掌握我国档案管理现状及管理趋势；2、明确我国档案工作者的素质要求。。能力目标知识目标1、能够掌握我国档案管理现状及管理趋势；2、明确我国档案工作者的素质要求。3、能够按照我国档案工作者的素质要求来培养自己的职业素养。教学目标

30【案例导入】上海某单位行政档案管理人员招聘公告职位描述：1、负责公司文档资料的管理工作。2、日常行政工作的执行。3、领导交办的其他事务。任职资格：1、具备档案管理知识。2、熟悉档案管理相关法律法规，及企业档案管理的流程。3、工作认真细致，条理性强，有高度的责任心和服务意识。4、良好的口头表达能力和沟通协调能力，熟练使用办公设备和软件。5、保密意识强，稳定性好。

31档案管理工作已形成档案信息化、集成管理、向数字化档案馆方向前进的发展趋势，伴随信息时代的到来，档案信息化的发展趋势使档案工作的概念发生了根本性的变革。在这种情况下，各单位和档案管理机构对档案工作者的素质要求也与以前大不相同了，除了具备专业素质以外对计算机网络等技术的要求大大提高了。

32【理论支撑】一、档案管理趋势（一）档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势（二）档案信息的集成化管理是资源共享的最佳模式（三）数字化档案馆是新世纪档案馆发展的必然方向

33二、档案人员的素质要求1．思想素质。2．专业技能。3．心理素质。

34项目二档案收集

35学习目标通过本项目单元的学习，掌握档案收集范围、收集方法，明确归档制度和要求。知识要求能力要求通过本项目单元的学习与任务训练，能够按照档案收集方法和程序，进行立卷归档工作。

36任务一了解档案收集内容与地位1、掌握档案收集归档的含义。2、明确档案收集工作的内容以及要求知识目标：1、能够分析档案收集归档在档案整体工作中的地位；2、能够根据档案收集要求判断具体做法是否规范.能力目标：

37案例导入某某职业技术学院综合档案室档案材料收集、整理制度一、综合档案室每年定期对上一年度应归档的档案材料及时进行收集和接收，检查、验收后填写档案材料移交清单，一式两份。二、特殊文件材料原单位暂需继续使用的，视情况最多可缓期一年后整理移交归档。三、明确文件归档范围，积极搜集，保证归档文件材料的齐全完整。四、做好归档文件材料的初期鉴定工作，对具有保管价值的文件材料不能随意堆放，要及时进行科学整理、分类、编目、上架。五、财会档案在接收归档时，一律保持原卷、原册，如有特殊情况，需会同财务人员共同研究决定。六、按照《某某省档案征集办法》，定期征集散存在个人和社会有关本校的档案材料。

38档案收集就是按照档案形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来。从上述案例中我们可知档案收集包含接收和征集档案两层意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。

39任务训练活动目标通过网络或实地调查了解档案收集归档的含义及内容；能按照我国档案法规的相关规定对具体档案收集行为进行判断。活动组织根据情况灵活分组调查；

40调查了解某单位档案室或档案馆收集的归档制度、归档文件的要求以及档案收集途径，代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案收集工作的实际现状。活动内容与要求

41理论支撑档案收集工作的内容主要包括三方面：一是档案室对本机关内部各部门需要归档档案的接收工作。二是各级国家综合档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。三是对历史档案的接收和征集工作。一、档案收集工作内容

42二、档案收集归档的地位1．档案收集工作是档案工作的起点。2．档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径。3．档案收集工作是实现档案集中统一管理的基本手段。

43三、档案收集工作的要求1．归档材料应当齐全、完整、优化。2．加强档案调查和指导。3．保持全宗不可分散性。4．加强档案工作的标准化。

44任务二档案室归档流程1、掌握单位档案归档时间、归档范围的具体规定。2、明确档案室收集归档工作的组织与具体流程。知识目标：1、能够设计机关档案室收集归档工作方案；2、能够根据档案收集归档的具体要求进行档案归档仿真训练能力目标：

45【案例导入】小王刚被分配到某公司档案室就遇到了公司收集去年的档案资料，几个部门都陆续将本部门整理好的文件材料，移交到档案室，只有研发处迟迟不送来。业务主管就叫小王去研发处催要，当他向相关人员说明来意后，不料，那人说：“还没有到时间呢？我们还没有整理好”。小王解释说，早一点收上来是为了便于档案整理归档，这是制度。不料那人又说：“便于你们整理了，就不便于我们利用了。”说完，就不理小王了。企业科技档案收集工作是档案管理的基础，收集工作的质量会对企业的技术储备能力、市场竞争力和档案服务于科研生产的能力产生重要影响。小王就是出于此点，才督促研发处上交档案材料的。但是研发处的人不原意给他档案，也有自己的理由，研发处不同于公司其他部门，他们产生的档案具有其自身特点，研发处不愿意上交档案，是因为担心不便于自己利用。档案室在制定归档时，应该根据各部门的特点，而有区别的对待。对于研发处，可以根据其研究项目的特点，按项目完成时间归档，可以适当地拖延归档时间，而不要硬搬归档制度，不讲究灵活性，造成不必要的麻烦，以致影响公司整体工作。

46任务训练活动目标设计机关档案室收集归档工作方案；仿真训练某某单位档案归档移交工作。活动组织根据情况灵活分组调查；分配角色；

471、学生分组进行实地调查了解某某单位归档与不归档文件的范围、归档时间以及档案收集的途径与方法，然后各组综合他们的调查情况，设计档案室收集归档流程；2、对比分析，学生讨论“档案室档案如何做好档案收集工作？”。3、分角色模拟仿真训练——文书部门与档案室进行档案移交归档工作（预先各相应角色设计好相关移交的表格和待归档的文件材料若干）活动内容与要求

48【理论支撑】收集归档流程图：单位各部门按归档范围收集应归档材料，整理分类输入目录质量检查鉴定移交接收填写移交清单

49一、归档与归档制度各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存，这项工作称为“归档”。我国归档已经成为国家明文规定的一项制度，即通常所说的“归档制度”。收集工作主要是依靠建立健全归档制度来完成的，归档制度对各机关文件归档时间、归档范围、归档份数、归档要求以及归档手续作了详细地规定。

50二、归档范围与归档流程（一）明确归档范围1．上级来文2．本单位形成的各种文件3．下级报送的文件4．相关文件

51（二）确定归档时间1．管理性文件：一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交归档。2．科技性文件：根据文件形成的具体情况有不同的要求，科技性文件资料可以分以下五类：按项目结束时间归档、按工作阶段归档、按子项目结束时间归档、按年度归档和随时归档。项目性突出的科技文件可以按照按项目结束时间归档；项目较大或延续时间较长的按工作阶段归档；一般来讲，对活动和形成周期长的科技文件或作为科技案保存的科技管理性文件，一般按年度归档。有时因文件的机密性强或购设备的随机材料也可以随时归档。而对于大型项目或研究课题，往往按子项结束时间归档。因为大型项目是由若干子项组成，这些子项相对独立，工作进程也不尽相同，当一个子项工程结束后，所形成的文件可先行归档。3．会计文件：依据《档案法》和《会计档案管理办法》的规定，在会计年度终了后，暂由企业财务会计部门保管一年，期满后移交给档案部门保管，但是有些工作中常用的企业财务会计文件也可适当延迟。

52（三）归档份数归档份数是指文件归档数量。总的来说。纸质档案凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的则需多归档若干份。而磁性载体档案一般要有备份。但是规定不宜过于笼统，也不能做出过于简单划一的标准。比如工程档案的份数一般不少于两套，但是其中某套工程档案中有些材料由于利用比较频繁出于保护原件的需要而在归档的时候多要几份以提供利用，具体的可以按照实际情况各单位自行决定没有强制的规定。

53（四）归档程序一般由文书部门整理完毕后，按规定时间和要求向档案室移交。具体程序如下：1．按移交清单移交双方点清楚。移交清单一式两份。档案移交目录格式大体如表1：表1档案移交目录部门：序号案卷标题起止日期卷内保管期限备注件数页数123移交人：接收人：交接日期：

542．确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。3．科技文件归档时，还需编写归档文件简要说明。由归档人员编写。一般包括以下内容：项目的名称和代号、项目的任务来源、工作依据和实施过程，项目的科技水平、质量评价和技术经济效益、科技档案质量情况，项目主持人及参加者姓名和分工，文件整理者和说明书撰写人姓名、日期等。表2：会计档案移交清册编号档案种类所属年月数量保存年限保存起讫期限原经手人备注年份月份单位数量接收单位经办人移交单位经办人年月日

554．归档目录：归档文件移交完毕后，档案部门要将每年移交的档案登记造册，并编制封面。归档文件目录封面及内页如表3.1：表3.1归档文件目录封面表3.2归档文件目录（内页）归档文件目录全宗名称年度保管期限机构（问题）件号责任者文号题名日期页数备注

56示例：JX11归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注001教务处浙教通知[2005]73号关于做好2005-2006学年第一学期期中教学质量检查工作的通知3长期002某学院浙教[2006]1号关于印发《关于深化教学改革、全面提高教学质量的意见》的通知15长期

57任务三电子文件的归档1、掌握电子文件与电子档案的含义；了解电子档案的归档时间、归档范围的具体规定。2明确电、档案归档流程。知识目标：1、能够设计电子档案归档流程；能够根据电子档案2、收集归档的具体要求填写移交的相关手续，如《归档电子文件登记表》等。能力目标：

58【案例导入】国内首个专门的电子文件元数据管理系统2000年，浙江省电力公司研制了文件管理与档案管理真正融为一体的浙江电力办公自动化系统，真正实现文件管理和档案管理合一，实现了对电子文件的全程管理和前端控制。这个电子文件管理系统，该系统在浙江省电力系统多家单位投入试运行以来，反映良好，提高了工作效能，体现出了元数据管理系统在保证电子文件的关联性、真实性、凭证性、长期有效性上的作用。随着电子计算机及网络信息技术的迅速发展和广泛应用，机关团体、企事业单位在社会活动中形成的电子文件日益增多，电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛认识和应用，电子文档的处理和电子档案的管理已经成为档案工作者一项新的任务。

59任务训练活动目标调查了解某单位电子文件收集归档工作（包括物理归档和网络归档）；利用文档管理系统软件仿真训练某某单位电子档案归档移交工作，并根据电子档案收集归档的具体要求填写移交的相关手续。活动组织根据情况分组调查；上机登陆文档管理软件（如创奇、泰宇文档管理软件等）模拟训练电子档案的归档；

601、学生分组进行实地调查了解某单位电子文件收集归档工作（包括物理归档和网络归档），然后各组综合他们的调查情况，设计电子档案收集归档流程；2、上机登陆文档管理软件（如创奇、泰宇文档管理软件等）模拟训练电子档案的归档；预先提供相关移交的表格和待归档的文件材料若干）活动内容与要求

61【理论支撑】一、电子文件与电子档案电子文件（ElectronicRecords）是指人们在社会活动中形成的，以代码形式记录于磁盘、磁带、光盘等载体中，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。电子档案是具有保存价值已归档的电子文件及相应的支持文件。电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利，同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。

62电子档案特点1．操作简单，自动分类，便于管理。2．容量大，体积小，节省存储空间。3．对载体和系统的依赖性较强。4．信息与载体是可分离的。

63二、电子文件的归档流程各部门各单位按归档范围收集，整理分类计算机输入目录鉴定、检测、复制备份填写电子文件归档说明通过网络或磁盘向档案部门移交

64电子文件归档的程序1．确定电子文件是经过审批的最终“版本”；2．积累整理，编制目录；3．鉴定和检测归档的电子文件；附：归档电子文件移交、接收检验登记表检验项目单位名称移交单位接收单位真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日

654．编制电子文件归档说明；5．存入存储载体，复制备份。6．确定载体标识，向档案部门移交。7、移交保管。

66表：归档电子文件交换文据移交单位名称接收单位名称电子文件所属年度归档电子文件类别代码归档电子文件格式移交总件数档号范围真实性检测完整性检测有效性检测无病毒检测移交单位说明接收单位意见交接时间移交单位签章接收单位签章

67归档时间一般在年度或任务完成之后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（也称为阶段归档），具体视情况而定。归档份数一般是拷贝两套，一套封存。另一套提供利用。即使是在网络上归档，也要拷贝一套封存，必要时应封存两套，一套异地保存。1．明确收集范围，落实收集责任。2．电子文件在归档之前，要进行认真的鉴定。3．选择适宜的归档方法。4．必须由电子文件的形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，从而保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。5．电子文件采取“双轨制”归档。

68归档电子文件登记表档号题名责任者文件形成时间文件编号稿本代码电子文件类别代码保管期限登记时间注：以件为单位填写此表，一个载体一份，附在相关的首页后。

691．文件编号：文件在案卷中的自然顺序号，用阿拉伯数字表示，如“16”；2．题名：文件上的原标题，如“XX系统关于进一步加强和改进未成年人思想道德建设的实施计划”，如果文件上的标题过于简略，可根据文件内容自拟标题，加[]以示区别。3．责任者、保管期限：和纸质文件一样；4．文件格式：是指电子文件存储格式，如文本文件、数据文件、图形文件、影像文件或声音文件等；电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件。5．软件环境：是指电子文件生成的软件环境，是电子档案保存的一部分，包括软件开发环境和软件运行环境，是指支持目标软件开发或运行的硬件、操作系统、工具集合所组成的平台。什么样的文件就要求在什么样的目标软件环境上运行才可以操作和使用。常见的如“word”。6.电子文件稿本代码：电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；F——正式电子文件。

70示例：档号题名责任者文件形成时间文件编号保管期限稿本代码电子文件类别代码登记时间XX系统关于进一步加强和改进未成年人思想道德建设的实施计划XX区XX局1永久FT

71任务四综合档案馆接收与征集1、掌握综合档案馆收集的含义。2、明确综合档案馆接收和征集工作的内容、范围以及要求。知识目标：1、能够分析综合档案馆接收和征集工作的重要性；2、能够掌握综合档案馆的接收程序和标准；3、能够根据综合档案馆征集档案的相关规定对具体案例进行分析。能力目标：

72案例导入浙江省档案馆向社会征集新中国成立60年来档案资料2009是中华人民共和国成立60周年，为丰富馆藏，更好地为社会各界服务，浙江省档案馆特向社会征集反映浙江60年风雨历程的各种档案资料。一、征集范围：1.散存在社会上的新中国成立以来浙江各级国家机构、社会组织、民间团体、个人形成的，具有保存价值的各种形式的档案资料；2.新中国成立以来浙江各行各业知名人士；3.新中国成立以来反映浙江社会面貌的各种史志等，二、征集方式1.捐赠。对于主动捐赠档案资料的单位和个人，本馆除向捐赠者颁发捐赠证书外，视档案数量的多少及珍贵程度，给予适当的奖励。2.收购。对于个人所有对国家和社会有保存价值的档案资料，个人自愿出售，本馆视其价值，根据有关规定进行收购。3.寄存。个人保存的对国家和社会有保存价值的档案资料，根据意愿，本馆可提供档案寄存服务。寄存期间，本馆负责档案资料的安全和保密。

734.复制。单位或个人愿提供对国家和社会有保存价值档案的复制件的，本馆可上门复制。档案馆的征集档案资料是丰富馆藏的补充形式，要根据具体情况灵活操作，合法征集。档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。档案馆收集工作的指导思想是：在维护和国家历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地收集进馆，建立内容丰富，结构合理的馆藏体系。

74任务训练活动目标调查了解地方综合档案馆的收集工作（包括正常接收和零散征集）；明确档案馆接收范围与接收时间、征集方式等具体要求和相关手续。活动组织根据情况分组调查（根据实际情况可采用网络查阅或实地调查）

751、学生分组进行实地或网络调查了解地方综合档案馆收集归档工作（包括接收和征集），然后各组综合他们的调查情况，设计综合档案馆收集工作流程；2、对比分析。案例辅助；活动内容与要求

76【理论支撑】档案馆的收集工作任务，主要是接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理。资料是档案馆馆藏的重要组成部分，档案馆资料收集工作是弥补档案不足、延伸和扩展档案内容、填补某些档案空白的需要。综合档案馆是集中保管党和国家重要档案的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心，档案馆工作是我国档案事业的主体。根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。

77一、综合档案馆接收档案的范围综合档案馆分为国家、省、市、县四级档案馆，（本节以市级综合档案馆为例介绍），档案馆接收档案的范围包括中华人民共和国成立前后的档案，主体是建国后的档案：（1）本级中共委员会、顾问委员会、纪律检查委员会、人民代表大会及常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案；经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案；县级档案馆同时接收乡镇党委和政府及工作部门所形成的档案。（2）本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案；（3）本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的机关和企事业单位，如文化馆、图书馆、医院、学校等。一般工厂、普通中小学、商店及村民委员会，只选择一些有代表性的单位的档案进馆。

78（4）属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。（5）协商收集或代存生产地方传统名优产品或具有特种生产工艺的乡镇企业和典型村（街道）、个体户、专业户以及地方著名人物的档案；（6）撤销单位的档案和破产企业的档案。此外，综合档案馆还收集中华人民共和国成立前的档案资料：包括收集保管地方建国前的革命历史档案；收集保管旧政权机关和其他单位的档案；收集保管地方志、地方史和一些家谱档案。

79二、综合档案馆的接收档案的时间地、市级以上（含地、市级）机关档案部门向本地同级档案馆移交自形成之时起满二十年的文书档案（永、长）；地、市级以下机关档案部门向本地同级档案馆移交自形成之时起满十年的文书档案（永、长）；科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间，也可适当提前；撤销机关的档案应及时移交。专业性较强或者需要保密的档案，经档案馆检查和同意后，可以延长向市档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者个别单位由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向市档案馆移交。

80三、综合档案馆的接收程序和标准（一）接收程序凡列入档案馆接收范围的机关、团体、企事业单位和其他组织都必须按照国家规定，将反映其主要职能活动和基本历史面貌具有长久保存价值的文书、科技、专门等各种门类和载体的档案，定期向档案馆移交。综合档案馆：接收到期档案进馆，应提前书面通知移交单位；档案馆应提前做好档案接收准备工作，采取有效措施，确保进馆档案的安全保管和有效利用；档案馆应编制接收单位名册，建立接收档案情况登记台帐；加强接收工作的计划性，有序做好档案接收工作。

81（二）接收标准立档单位：应做好档案移交各项准备工作，对移交档案进行全面检查、鉴定；在移交档案前，应及时提请档案馆对移交档案进行验收，档案馆验收档案应当有2名以上工作人员共同进行，确保移交的档案必须齐全、完整，规范；应根据档案信息化的要求建立文件级目录和重要文本数据库。移交的档案验收合格后，移交单位和档案馆应按国家《档案交接文据格式》标准办理移交手续，签订交接文据，一式两份，双方留存。立档单位和档案馆应共同维护好档案移交工作过程中的档案安全，确保档案安全移交。

82（二）接收标准移交的档案必须齐全、完整，经过规范、系统整理，质量符合要求：其卷皮、卷盒应规范、统一，符合档案馆制定的具体质量标准；进馆档案必须以全宗为单位整理编目，分阶段移交，保持全宗的完整性；进馆档案必须符合档案技术保护要求；立档单位应对移交进馆的档案进行杀虫、消毒处理，档案无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等现象；组卷质量符合国家档案局制定的有关业务规范；档案的保管期限要准确；立档单位向档案馆移交档案，必须同时移交系统、齐全、规范、有效的检索工具2套。档案馆应根据档案信息化的要求建立文件级目录和重要文本数据库。此外与档案有关的资料一并移交如组织沿革、全宗指南、目录、大事记等要齐全，目录一式两份（案卷和卷内目录），全宗说明一式三份。

83项目三档案整理立卷

84学习目标通过本项目单元学习，掌握档案整理工作的内容、原则和要求；学会正确地区分档案全宗以及全宗内档案的分类方法；初步掌握档案立卷工作的方法。知识要求能力要求通过本项目单元的学习与任务训练，能够按照档案整理立卷方法和程序，进行档案整理工作。

85任务一熟悉档案整理工作内容1、掌握档案整理工作的含义。2、明确档案整理工作的内容、原则及要求。知识目标：1、能够明确档案整理工作在档案整体工作中的地位；2、能够根据档案整理要求判断具体做法是否规范。能力目标：

86案例导入某某市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“某某市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组建的某某市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室工作人员在接收档案的过程中遇到两个方面的问题：其一，合并前后三个工厂以及新成立的公司的档案如何管理；其二，原来第三工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案凌乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完成这些工作呢？档案整理工作具有一套完整的内容和原则，然而在实际工作中，由于各个单位的运行和调整情况不同、组织规模和结构不同，以及文件立卷归档的质量不同等原因，我们在对接收的档案进行整理时所采取的策略和方法也应有所不同。所以，需要我们能够正确地判断所遇到的具体情况，从而设计出合适的整理方案。

87任务训练并能按照我国档案法规的相关案卷整理要求对具体档案整理行为进行判断。活动目标通过实地调查了解某单位文书部门或档案室，了解档案整理工作中文书部门与档案部门的各自职责、档案整理的含义及内容；活动组织根据情况灵活分组调查；

881、学生分组进行上网查阅我国档案法规中关于档案整理的具体规定或实地调查了解某单位档案室整理案卷或归档文件的要求，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案整理工作的具体做法。2、对比评价各组，评选出最佳小组；活动内容与要求

89【理论支撑】一、档案整理工作的内容和意义（一）档案整理工作的内容档案整理内容包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。档案整理的上述内容并非任何情况下全部进行，而是由档案的具体状况来决定整理内容的范围，其大体可以分为三种情况：一是系统排列和编目；二是局部调整；三是全面整理。

90档案整理工作包括：1．区分全宗；2．全宗内档案的分类；3．立卷（组卷、卷内文件的排列和编号、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面）4．装订或“装盒”5．编制案卷目录6．案卷排列和编号全宗内档案的分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录等业务环节一般是由文书部门或文书人员承担的，即文书立卷；归档案卷的统一编号和排列由档案室承担；全宗的划分和排列多由档案馆承担。

91但是这些工作并不是在同一时期全部进行的，而是根据档案的形成特点分阶段进行的归纳有以下三种：1．档案室对正常接收进馆归档案卷的整理2．档案馆对正常接收进馆归档案卷的整理3．档案室（馆）对零散文件进行全过程的整理

92（二）档案整理工作的意义1．整理工作是对档案实行科学管理的基础。2．整理工作是发挥档案效用的前提条件。3．整理工作是检查档案收集工作质量的重要依据。

93二、档案整理工作的原则和要求（一）档案整理的原则1．保持文件之间的历史联系。这是档案整理工作的根本性原则。文件之间历史联系是指文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，也称为文件的“内在联系”或“有机联系”。在文件整理工作中保持文件之间的历史联系，其目的在于使档案能够反映其形成者的历史面貌。文件之间的历史联系主要表现在：（1）文件在来源上的联系。（2）文件在内容上的联系。（3）文件在时间上的联系。（4）文件在形式上的联系。

942．充分尊重和利用原有的档案整理成果尊重和利用原有的档案整理成果是指后继的档案管理者要善于分析、理解和继承前人的整理成果，不要轻易地否定或抛弃。应该做到：（1）在原整理基本可用的话，就要维持原有的秩序状态。（2）局部不合理，只能调整局部。（3）若原有整理的确很差，无法实行有效管理，可以进行重新整理。但在整理时应该尽可能地保留或利用原有基础中的可取之处。3．便于保管和利用。一般情况下，保持文件之间的历史联系与便于保管和利用之间是一致的，但在某些特殊情况下二者可能发生矛盾。例如：产生于同一次会议的档案，有纸质文件、照片、录象材料等，他们的保管要求不同，因此整理时要综合考虑各种因素，分别整理，以利于保管和利用。

95任务二认识全宗及分类方案1、掌握全宗及立档单位的含义及构成条件；2、明确档案整理工作中分类方案的种类及组合、制定原则及要求。知识目标：1、能够根据立档单位的构成条件判断具体某单位能否构成立档单位；2、能够根据不同分类方案的特点与适应要求判断某单位的分类方案是否合理规范。能力目标：

96案例导入新成立的天地公司是一家小型企业，秘书钟苗兼管档案工作，她采用组织机构——年度——保管期限分类法进行档案的分类。公司成立5年多来，总经理换了两任，内部组织机构变动频繁，部门的调整大，而钟苗采用的档案分类方法一直没有变化。一天，总经理要查一份4年前的文件，由于部门的变动，钟苗已经记不清这份文件的形成部门了。结果翻遍了柜子，才找到这份文件。立档单位进行档案分类时应考虑单位的具体情况，灵活地选择实用的分类方案，文书档案的分类方案可以按问题、保管期限分类，也可以按年度、组织机构分类，但是在实际工作中往往不是单一分类，而是综合运用。每种分类方案都有自己的适用范围，不能随意用之。案例中采用组织机构——年度——保管期限分类法进行档案的分类，而内部组织机构变动频繁，部门的调整大，钟苗这样做产生的后果是就是不利于档案分类的连续性。

97任务训练活动目标通通过实地调查了解某单位，了解档案整理方案，并能按照全总内档案分类方案要求对其单位档案分类方案进行分析判断。活动组织根据情况灵活分组调查；

981、学生分组通过实地调查了解某单位，了解档案整理方案，并能按照全总内档案分类方案要求对其单位档案分类方案进行分析，然后各组指定代表介绍他们对此单位分类方案的评价。2、对比评价各组，评选出最佳调研小组；活动内容与要求

99【理论支撑】一、全宗的概念与意义（一）全宗的概念全宗就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案的整体，是一个表示档案范围的计量单位。凡是具有独立性的单位或个人的全部档案就叫一个全宗。1．全宗具有不可分散性。同一个全宗的档案不能分散整理，不同全宗的档案又不能混淆。全宗的类型：按全宗内容的性质可分为：机关全宗、人物全宗。按构成全宗的方式分：独立全宗、联合全宗、汇集全宗等。其含义包括：

100（1）全宗是个整体，不可分割。（2）全宗具有客观性。（3）全宗以一定单位为基础，具有相对稳定性。2．档案必须按全宗整理（1）能够揭示档案内容的实质，从而正确评判档案的价值。（2）对档案管理有重要的组织作用。

101（二）立档单位及其构件1．立档单位的概念立档单位是指构成全宗的具有独立性的单位或个人，也称全宗的构成者。例如：“湖州市人民政府”是一个立档单位，它的全部档案就构成一个全宗；“毛泽东”是一个立档单位，他的全部档案就是一个全宗。2．其构成条件：（1）行政上，可以独立行使职权并能以自己的名义向外行文——首要条件。（2）财务上，是一个经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划。（3）人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。

1023．确定立档单位的方法（1）从文件中查找。立档单位都具有相对独立的行文权，所以从文件的发文机构就可以确定立档单位的归属。（2）从实际工作情况考察：可以从立档单位实际工作情况来判定，基本情况，包括单位名称、主要职能、机构沿革、具体的工作活动等；

103（三）区分全宗理解了全宗的含义，在实际工作中就很容易区分全宗了，一般有以下几种情况：1．立档单位发生根本性的变化与全宗的划分（1）立档单位被撤消，工作终止，其档案应作为独立全宗予以保存。案例：某某省进行机构改革，撤消了省经济委员会，将其职能划入发展和改革委员会。那么某某省经济委员会的档案应作为撤消机关独立的全宗保存，以后产生的应作为省发改委全宗的档案的一个组成部分。

104（2）由几个立档单位合并而成的新的立档单位。合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。但若是以其中一个立档单位为中心，兼并若干个其他单位，那么中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他被兼并前则分别构成独立全宗。全宗的补充形式处理。（3）立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位，独立前的档案作为原单位全宗的一部分，之后作为新的全宗。（4）某单位的某个内部机构或某职能直接并入其他立档单位时，之前的档案为原全宗，之后为所并入的全宗。（5）合署办公的立档单位，其档案若能区分开，一般分别构成独立全宗，如果区分有困难，可以按

1052．单位非根本性变化与全宗的划分单位非根本性变化指立档单位名称的变更、职权范围的变化、内部组织调整、工作地点变化，一般不会引起全宗变化3．临时和派出机构档案的全宗归属对临时机构的，应具体分析：若时间较短，职能性质不重要，档案数量不多的不构成独立全宗，而是作为其上级主管单位的全宗的一部分。反之，可为独立全宗。

106（四）判定档案所属全宗判定档案所属全宗，关键实在于确定档案的形成者。可以从以下三类文件中进行：1．立档单位的发文（印件和底稿）2．立档单位的收文3．立档单位的内部文件

107（五）人物全宗人物全宗就是社会活动家、科学家、文学家、艺术家、教育家以及其他著名人物在其一生活动中所形成的档案整体。某些著名的家族和家庭也可以构成一个人物全宗。内容包括：个人的著作、手稿、日记、信件、照片、录音、录像、遗嘱以及记录个人、家庭和家族社会活动的全部资料等。注意：1．人物全宗中不得收入全宗构成者在公务活动中处理的官方文件的原件（重复和复制的除外）。2．个人、家庭和家族的文件材料，无论形成于何时何地，以及立档单位的政治思想和社会地位有何变化，都只能构成一个全。3．人物全宗是国家档案的组成部分，其中往往拥有相当珍贵的材料，对于经济、政治、历史、艺术、科学、军事等方面的研究，具有重要价值。

108（六）全宗的补充形式1．联合全宗——全宗的联合体联合全宗是两个以上有联系的机关形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成一个全宗。一般有两种情况：（1）前后有继承关系的机关，由于工作关系密切，档案已经混在在一起。（2）职能上有密切关系的两个机关合署办公，对内是一套机构和编制，对外是两个牌子，而档案又是混在在一起无法分开的。联合全宗应冠以所有组成这个全宗的立档单位名称，档案则按一个全宗对待。

1092．全宗汇编全宗汇编是指将若干个性质相近的独立全宗人为汇集起来，即由数量较少的若干个全宗按照一定的特点组成一个全宗集合单位。条件：（1）独立全宗的档案较少，按一个独立全宗管理不便；（2）性质相近。3．档案汇集档案汇集是指若干个全宗所属不明，或所属全宗已经不复存在的档案汇集起来。一般是零散的残缺不全的档案，按照一定的特点组合起来的混合体。尤其但是历史档案的整理。如：“某某时期某某地区工矿企业全宗汇集”。

110（七）全宗群全宗群是联系密切的若干个全宗的群体。在档案管理中，全宗群是一个宏观上组织全宗的思想方法，而不是档案实体管理分类的层次和实体性的保管单位。例如：在档案馆中，按照档案所属历史时期划分全宗群，建国前档案和建国后现行机关全宗群，每一部分内再按立档单位的类型和特点，对全宗进行细分。按立档单位性质，把档案分成工交系统、农业系统、财粮商贸系统等。

111二、全宗内档案分类1．职能分类法，职能是一个机构或组织在社会生活中的作用和功能，即按档案内容所反映的管理职能分工来划分档案的类目。2．问题分类法，即按档案内容所反映的问题性质来划分档案的类目，又称“事由分类法”。3．组织机构分类法，即按单位内容设置的组织机构来划分档案的类目。如人事处、办公室等。4．年度分类法，即按文件形成或处理的所属时间阶段来划分档案的类目，一般是将文件按其形成年度或内容针对的年度分开，同一年度的文件排列在一起。5．型号分类法，即按产品或设备的种类与型号来划分单位的产品档案或设备档案的类目。

1126．课题分类法，即以各个独立的研究课题为分类单元，划分档案的类别。7．工程项目分类法，即按独立的基建工程来划分基建档案的类目。8．专业性质分类法，又叫专业特征分类法，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分档案的类目，主要用于科研档案的分类。9．档案形式分类法，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分档案的类目。10．地域特征分类法。根据档案内容所反映的地域特征划分档案的类别，主要用于科技档案的分类。

113（二）制定分类方案1．年度—机构—保管期限分类法即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。优点是不受历年机构变动的影响，每年归档的案卷依次上架，便于接收和保管，是现行机关分类中使用较多的。例如：某某食品公司档案2002年2003年办公室类财务部公关部类办公室类公关部类财务部永长短永长短永长短永长短

1142、年度—保管期限—机构分类法，就是把一个单位的档案先按年度分开，每个年度内分为永久、长期、短期三种保管期限，然后再按组织机构分开。这种分类方式是年度——组织机构的扩大使用。这种方式的优点是简便易行，与文书处理制度相吻合，标准客观，便于归类，多数单位采用此法。缺点是一个组织机构的档案被年度隔成许多部分，较分散，不便查阅。以某某食品公司档案分类为例（见下表）：

115某某食品公司档案2002年2003年永久长期短期永久短期长期公关部类办公室类公关部类办公室类公关部类办公室类公关部类办公室类

1163．保管期限—年度—机构分类法，即首先按保管期限分类，然后在保管期限下再分年度、组织机构。这种方式按照保管期限分类，有利于区别重点，便于保护重要档案，为档案鉴定、保管和利用工作创造有利条件。如：永久：2000年办公室计划处人事处长期：2000年办公室计划处人事处……

1174．机构—年度—保管期限分类法，即首先按组织机构分类，然后在组织机构下再分年度、保管期限。此法适用于立档单位内部组织机构分工明确，基本稳定，且具有一定数量档案。如下：办公室：2000年永久长期短期2001年永久长期短期2002年永久长期短期﹍﹍计划处：2000年永久长期短期2001年永久长期短期2002年永久长期短期﹍﹍

1185．机构—保管期限—年度分类法，先按组织机构分，在按保管期限、年度分。此法适用于机构设置比较稳定的立档单位。采用组织机构为首级类符合档案形成特点，按组织机构分就能客观地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌和状况，能比较好地保持档案在来源上的联系，但不能保持档案内容上的一致性。如：办公室永久1995年6．问题—年度—保管期限分类法，先按问题分，在按年度、保管期限分。如：行政类1996年永久长期短期7．年度—保管期限分类法，先按年度分，再按保管期限分类。如：1995年：永久8．保管期限—年度分类法，先按保管期限分，再按年度分类。如：永久：1995年，等。

119任务三档案整理与组卷掌握档案整理立卷工作流程及要求。知识目标：1、能够按照传统立卷方法将待整理的档案装订立卷，并填写卷皮及相关事项；2\能够按照改革后的组卷方法将待整理的档案整理装盒，并填写案盒及相关事项。能力目标：

120案例导入某某贸易公司的小陈刚刚接任专职档案管理员的职务，就遇到了接收归档文件的工作。公司办公室的文书管理员小陆将处理完毕的文件交给了小陈，让他进行鉴定、整理，还说以往公司的立卷归档工作就是这么做的。文书管理员小陆的做法不规范。档案整理立卷过程较繁琐，立卷改革以前，归档案卷的整理确是由档案部门来负责的，但是由于档案人员不如文书人员熟悉文件的性质及其相互联系，往往造成档案分类不合实际造成利用不便。因此将立卷环节前移到文书部门。即全宗内档案的分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录等业务环节一般是由文书部门或文书人员承担的，即文书立卷；归档案卷的统一编号和排列由档案室承担。

121任务训练活动目标通过归档文件的分类整理组卷、装订或装盒，训练学生实际的文档整理能力。活动组织根据情况灵活分组整理某某单位待归档的文件；

1221、学生分组通过具体某单位归档文件的分类、整理、组卷、装订或装盒，训练学生实际的整理文档能力，然后对每组的分类组卷方法进行评价。2、对比评价各组装订的案卷、填写的案盒，评选出最规范小组；活动内容与要求

123【理论支撑】分类方案确定后，就可以在类的范围内将零散的文件集合成案卷，分类与立卷是全宗内文件系统化过程的两项主要工作，这两个环节既有区别又有联系。分类是把全宗内文件按照一定的特点分成若干部分；立卷是把局部的零散的文件，按照一定的特点组成多个保管单位。全宗内文件的整理，一般是先分类再立卷，分类是立卷的前提和先期环节，如何分类与归类是否正确，对立卷工作有着直接的影响，不是一个类的文件是不能组成一个案卷的。

124一、传统文书立卷的六大特征（一）作者特征（二）通讯者特征（三）问题特征（四）名称特征（五）时间特征（六）地区特征

125二、立卷改革实行文书处理部门立卷，可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率；可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续，并且改变承办人员分散保存文件的现象，从而有利于保守国家机密，同时，还可以使机关档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作，更好地为机关工作服务。立卷改革是现代和未来文件与档案管理的客观需要，但每一项改革措施的出台都必须经过科学的论证与一定范围内的典型试点。立卷改革在２０世纪８０年代出现后大体经历了两个阶段，即简化立卷方法与提高案卷质量阶段。

126三、档案整理程序档案整理工作内容包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、填写卷内文件目录、备考表和案盒或案卷封面、装订（或“装盒”）、案卷目录的编制。档案整理的基本方法有两种：一是立卷，以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。二是装盒以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

127整理步骤可分为：1．了解情况，拟订方案。2．区分全宗，编制类目分类。3．细分类4．组卷5．初步排列卷内文件的顺序，检查分类是否合理，并进行适当调整。

1286．编号定卷，是指将排列好的案卷，用编制页号的方法使案卷固定下来的行为过程，包括编页号与盖档号章。整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。目录号：对每一本案卷目录的编号。案卷号：对每一个案卷所的编号。件号：对案卷中每一份文书材料的编号。

129图1：以案卷为单位装订时所用档号章式样图2：以件为单位装订时所用档号章式样全宗号目录号案卷号全宗号目录号案卷号件号

130顺序号文件编号（发文字号）责任者题名日期页次备注7．填写卷内文件目录、备考表和案盒或案卷封面（1）卷内文件目录卷内文件目录，又叫卷首目录。它放在卷首，用以介绍卷内文件的成份和内容，便于查阅和统计卷内文件。卷内文件目录格式如下：卷内文件目录

131卷内文件目录的填写方法如下：示例：卷内文件目录顺序号文件编号责任者题名日期页次备注1某职院党发[2007]1号党委某某职业技术学院辅导员队伍建设实施细则（试行）122号党委某某职业技术学院领导干部和正高职称人员出国（境）管理暂行规定933号党委某某职业技术学学院2007年校园治安综合治理工作方案1144号党委某某职业技术学院“十一五”发展规划145某职院党字[2007]1号党委关于李华等同志任职的通知3262号党委关于肖凤等同志职务任免的通知34

132（2）填写卷内备考表和案卷封面；卷内备考表放在卷尾，其作用主要有两方面：一是供立卷时说明卷内文件的情况，便于管理人员和利用者了解案卷情况；一是供调整案卷时记载卷内文件的异动情况。卷内备考表的项目主要有本卷情况说明、立卷人、检查人签名、立卷时间。格式如下：本卷情况说明：立卷人：检查人：立卷时间：

133图：案卷封面格式：案卷封面：全宗名称类目名称案卷题名自年月至年月保管期限本卷共件页文书处理号全宗号案卷目录号案卷号

134填写方法是：全宗名称：填写立档单位全称或通用的简称。类目名称：填写立档单位档案分类方案中确定的一级类目的名称，如“党群工作”、“办公室”等。案卷题名：填写案卷题名。填写时第一行空二格，回行时顶格。卷内文件起止日期：填写卷内最早一份和最迟一份文书材料的形成日期。保管期限：填写所确定的保管期限。卷内文件的页数和件数：填写卷内文书材料实有的总页数和总件数。归档号：文书部门和业务部门立卷时的临时编号，一般不用填写。全宗号、目录号、案卷号的填写方法同档号章中的填写方法一样，分类号是指本单位档案分类方案中确定的一级类目代号或一级和二级类目的代号，如“01”“0101”。案卷脊背的式样如上图所示，其项目有年度、全宗号、目录号、案卷号、分类号，应逐项填写，其中“年度”为卷内文书材料所属年度。

1358．装订（装盒），即归档文件的装盒或装订9．案卷目录的编制。新方法整理档案有如下优点：1、整理方便快捷。2、利于保密。3、充分利用档案室保存空间。4、容易调卷。

136任务四案卷排列与编号掌握归档档案进入档案室后案卷的排列与编号要求与方法。知识目标：1、能够按照案卷排列方法将整理的装订好的案卷排列并填写相关事项；2\能够按照案卷编号方法将整理好的案卷或案盒编号，并填写相关事项。能力目标：

137案例导入某某物业公司不太重视档案管理，负责人更换较频繁，在物业档案管理上，任意改动案卷的排列，排列方法较乱统一，造成前后很难保持一致，不便于管理和查找利用。而且物业公司档案的类别较多，案卷目录混乱，案卷目录号有重复现象。物业档案各类目录的编制案卷排列顺序固定以后，应依次编制卷号。案卷排列既要考虑档案之间的有机联系，又要排列有序，整齐美观。案卷目录即案卷花名册，应按各物业管理部门各门类档案的排列顺序编排案卷目录号，案卷目录应编制1～3份。否则会给档案查找利用带来不便。上面案例中物业公司在归档案卷的排列与编号上就存在很多不规范的地方，应予以重视加以整改。

138任务训练活动目标通过对整理好的案卷或装盒的编号与排列，训练学生实际的文档整理能力。活动组织根据情况灵活分组训练；

1391、学生对整理好的案卷或装盒的编号与排列，填写相关事项，以训练学生实际的整理文档能力，然后对每组排列编号方法进行评价。2、对比评价，评选出最规范小组；活动内容与要求

140【理论支撑】一、案卷排列案卷排列是编制案卷目录的前提，即对分类立卷后的案卷进行系统排列，以编目排列上架。根据分类方案，确定案卷在每类内的存放位置与前后顺序。案卷排列方法一般采用“三分开”排列法，即永久、长期、短期案卷按照年度——保管期限——类别分别排列。类、属类之间案卷的排列应根据分类方案进行。如果是按组织机构排列，可以按照习惯顺序或组织机构编制表顺序排列；如果是按问题分类就应按照问题的重要程度排列。

141二、案卷目录案卷目录就是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册。它标志着档案整理工作基本完成，通过这种形式可以固定全宗内档案的分类体系和案卷的排列顺序。也是查找利用案卷的最基本的和必备的检索工具，是编制其他检索工具的重要依据。案卷目录的类型基本上有两种：一是以全宗为单位编制的综合目录，二是以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。案卷目录类型的选择，应根据全宗的大小、全宗内案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况，以及立卷归档和向档案馆移交的制度等情况而定。

142（一）编制案卷目录的注意事项1．必须按照全宗来编。2．案卷目录不宜过厚过薄。3．一般由立档单位文书部门负责编制。4．案卷目录应一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。（二）案卷目录结构案卷目录一般包括：封面、案卷说明、目次、案卷目录表以及备考表等项目。1．封面。即案卷封面，主要包括：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位以及形成案卷时间等。其中编制单位相当于立档单位。

143封面格式：第号全宗第号目录第套目录名称（某某年或组织机构）编制单位年月日

1442．说明。即案卷目录序言，放在案卷目录的开头，以对案卷数量、分类和立卷原则、档案整理情况以及案卷内容、特点、存放情况等作简要说明，对档案查找利用提供了方便。3．目次。是案卷目录的索引，主要是写明各个类、项、目的名称及其所在页码，对于案卷数量多的大全宗尤为必要的。4．案卷目录表。是案卷目录的主体部分，应该认真逐项填好。它以表格形式直接登记案卷封面上的各项内容。主要项目包括：案卷号、题名、年度、页数、期限、备注。《机关档案工作业务建设规范》规定的案卷目录表的格式如下：

145案卷目录表案卷号题名年度页数期限备注档案室编档案馆编

146案卷目录表示例：案卷号题名年度页数期限备注档案室编档案馆编178中共某市委关于某问题的文件2006112（1-112）永久179某市政府关于土地问题的报告2006100（113-213）长期

147三、归档文件的编号归档文件应按排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容：1．室编件号。2．馆编件号。3．档号的编制

148项目四档案价值鉴定

149学习目标1、通过本项目单元学习，掌握档案价值鉴定工作的内容、原则和要求；2、学会正确地判断档案的分类方法；初步掌握档案价值鉴定的基本方法。知识要求能力要求通过本项目单元的学习与任务训练，能够按照档案鉴定方法和程序，进行档案价值鉴定，正确划定档案保管期限。

150任务一熟悉档案价值鉴定工作内容1、掌握档案价值鉴定工作的含义。2、明确档案价值鉴定工作的内容、原则及要求。知识目标：1、能够明确档案价值鉴定工作在档案整体工作中的地位；2、能够根据档案价值鉴定要求判断具体做法是否规范。能力目标：

151案例导入新成立的弘扬建筑公司在进行文件归档鉴定时，鉴定人员对于一些文件的保存价值产生了不同的看法和争论。有的人认为：直属上级机关是本单位的直接领导，因此归档主要保留上级机关发给本单位的文件；本单位的文件不需要重点保存；下属单位的文件更没有保存的价值。有的人认为：凡是本单位的文件都是重要的，都需要长久保存；外来的文件则可以少保存或不保存。还有的人提出，凡是对本单位没有查考利用价值的文件都应剔除，作为准备销毁的文件。为了鉴定人员的认识，档案员小周找来了《机关文件材料归档与不归档的范围》、《文书档案保管期限表》等文件和一些学习资料，供大家在鉴定过程中作为标准掌握。有了文件的指导，这些鉴定人员对低档案价值的判断就有了依据，认识得到了同意，圆满地完成了鉴定工作。

152任务训练活动目标通过实地调查了解某单位文书部门或档案室，了解档案价值鉴定工作的含义及内容；并能按照我国档案法规的相关价值鉴定的要求对具体档案价值鉴定行为进行判断。活动组织根据情况灵活分组调查；

1531、学生分组进行上网查阅我国档案法规中关于档案鉴定工作的具体规定或实地调查了解某单位档案室档案价值鉴定的要求，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案鉴定工作的具体做法。2、对比评价，评选优胜小组；活动内容与要求

154【理论支撑】一、档案鉴定工作的含义二、档案鉴定工作的内容（三个方面）1．参照国家规制定的档案价值判定标准，制定本单位档案保管期限表等相关标准；2．根据标准具体判定档案材料的价值，确定保管期限；3．复查档案保管期限，剔除无保存价值的档案，按照一定程序进行销毁或其他处理。三、档案鉴定工作的意义1．去粗取精，解决档案日益庞杂与保管精练之间的矛盾，便于档案查找利用。2．玉石区分，节约保管成本，提高工作效率。3．主次分明，便于安全管理，应付突发事件。

155四、档案鉴定工作的原则1．全面的观点。2．历史的观点。3．发展的观点。4．效益的观点。在实际归档鉴定过程中还应注意以下几个问题：1、制定本部门切实可行的归档范围。2、选择本单位形成的文件材料作为归档重点。3、充分考虑社会需求对文件价值的影响。4、要克服“多多益善”的思想，保存确有永久保存价值的档案。

156任务二档案价值鉴定方法掌握影响档案价值的两大要素以及档案价值判定的工作方法、工作流程。。知识目标：1、能够根据影响档案价值的两大要素以及价值判定的工作方法粗略地判定具体档案的价值；2、能够明确档案价值判定的工作流程，明确分工。能力目标：

157案例导入某某单位档案价值鉴定标准过宽，致使文件转化为永久保存档案的比例过大。据了解，造成永久保存的档案过多。这主要是因对单位档案价值的认识不统一，特别是在执行鉴定标准时随意性大，宁宽勿严，宁多勿少，使很多本该定期保存的档案混入永久档案中保存。再加上为期满档案鉴定不及时，档案销而不毁，造成馆藏档案有增无减，档案库房紧张。档案价值鉴定就是一项受主观影响的、以价值评价为核心的鉴别工作。，在进行档案价值鉴定时标准不可过于宽松或严格，要按照单位工作性质与重点，制定统一标准，抓住决定档案保存价值有内外两大因素，遵循一定的原则，按照一定的方法规范地开展档案鉴定工作。

158任务训练活动目标通过对具体案卷的内外两大因素进行价值判定，训练学生实际的档案价值鉴定能力。活动组织根据情况灵活分组训练；

1591、学生对归档文件或期满档案的内外两大因素进行分析，判定价值然后案例辅助讨论学生对档案价值的衡量。2、对比评价；活动内容与要求

160【理论支撑】一、档案价值鉴定的工作方法首先是把握决定档案保存价值的两大因素：档案自身特点和状况和社会利用的需求情况。（一）决定档案保存价值的两大因素档案的保存价值是由档案对于社会主义事业以及长远历史的作用决定的。自身属性是基础，利用需求是关键。1．档案自身特点和状况是决定档案保存的基础。2．社会利用的需要是决定档案保存价值的主要因素。

161（二）鉴定档案价值的方法（主要从以下几个方面来分析）1．分析文件的内容档案的内容所记录的信息和反映的情况，内容是鉴定的档案价值的基础，是分析判定档案价值的关键因素：内容重要的价值大，一般的价值小。分析档案的内容是鉴定档案价值的一个最重要的方面，因为档案的价值往往是通过档案内容体现出来的。对于内容分析通常围绕内容的重要性、独特性、时效性等考虑：（1）档案内容的重要性。（2）档案内容的独特性。

1622．分析文件的来源3．分析文件产生的时间4．分析文件的名称、稿本和外型特征。5．文件的完整性6．分析文件的时效性

163二、鉴定的工作程序鉴定的工作程序通常分三阶段进行的：文件归档鉴定、划定文件的保管期限、档案价值复审。鉴定的工作程序如下图：文件归档鉴定划定保管期限档案价值复审销毁无价值档案到期复审移交复审

164任务三档案鉴定与档案销毁1、掌握档案保管期限表的格式与设计要求；2、掌握档案价值鉴定与销毁的工作流程及要求。。知识目标：1、能够参照国家标准设计某单位的档案保管期限表；2、能够按照档案价值鉴定流程与方法，按照设计出的某单位档案保管期限表，将此单位归档的具体档案初步划分保管期限，并填写档案销毁清册；能力目标：

165案例导入为泄私愤撕毁档案张XX系某机关综合档案室馆员，因对单位住房分配有意见，为发泄内心不满，在整理文书档案时，利用编号、装订案卷之便，故意从永久保存在档案中抽出1042页档案文件，扔入装废纸的麻袋中，企图随废纸销毁，惹已撕毁的档案87页，撕下整页（未碎）的922页。这些被撕毁的档案内容涉及一些党员、干部、工人犯错误的检查及处理结果，还有一些有关党组织、党员、干部编制、机构等的登记表及统计报表。案发后，张XX受到了法律的惩处。档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续，任何机构和个人不得随意销毁档案。档案销毁要按照一定的程序去操作，由于各种难以完全避免的原因，类似案件时有发生。而档案的唯一性又决定了一旦误销档案，将会造成无可挽回的损失。案例中的张某某严重地违背了职业道德和档案销毁制度，给国家带来了损失，应当得到应有的惩罚。

166任务训练活动目标通过设计某单位档案保管期限表，训练学生实际综合分析能力。通过对某某单位档案的价值判定，明确档案价值鉴定与销毁的工作流程。活动组织根据情况灵活分组鉴定某某单位待归档的文件划分保管期限；

1671、学生分组参照国家通用标准，设计某单位档案保管期限表，然后对每组的设计成果进行评价。2、成果展示，对比评价；活动内容与要求

168【理论支撑】一、档案保管期限表的含义及类型大致可以分为以下几种类型：（一）通用档案保管期限表（二）专门档案保管期限表（三）同机关档案保管期限表（四）同类型机关档案保管期限表（五）机关档案保管期限表

169二、我国档案保管期限的种类1．永久保存：就是将档案尽可能地长久地保存下来。主要包括两部分：本机关工作中形成的重要文件，如：指示、命令、决定、各种会议纪要等；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件等，非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务的并要贯彻执行的重要材料。2．长期：其年限为：16-50年左右。凡是反映本单位一般工作活动，不具有广泛社会意义和科学历史意义，但本机关在相当长时间内需要查考利用的文件材料。3．短期：其年限为15年（含15年）以下。凡是在较短时间内需要查考利用的各种文件材料。

170三、档案鉴定与销毁（一）档案馆的鉴定工作档案馆的鉴定工作前，一定要制定可行的鉴定方案，方案包括以下几方面内容：1、标准；2、小组成员组织；3、鉴定方法；4、鉴定流程；5、销毁工作流程；6、鉴定报告；7、销毁档案。

171（二）档案室的鉴定工作档案室的档案鉴定已经成为档案室工作制度，其基本内容包括以下三方面：1．制定档案鉴定的标准1987年档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档与不归档的范围》；2．档案鉴定工作的组织领导一般分为四个步骤：由机关档案室会通文书部门和业务部门制定机关档案保管期限表。在机关文件里卷归档时，文书、业务部门应根据档案保管期限表和不归档文书材料的规定，确定归档范围，同时剔除一部分没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保管1-2年后销毁。文书、业务部门根据保管期限表，对归档的案卷确定保管期限，并由档案室进行审查。到一定年限对保管期限进行复查，

172（三）销毁档案的批准和监销制度鉴定工作结束后，应提出工作报告，对需要销毁的档案登记造册，经机关领导人和主管机关批准后销毁；1949年以前的档案必须上报国家档案局批准。未经批准的不得销毁。实行两人以上的监销制度。档案销毁是经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。销毁的程序如下：（1）编制档案销毁清册。档案销毁清册登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。

173表1档案销毁清册（封面）全宗号：全宗名称：ххх单位档案销毁清册鉴定时间：执行销毁时间：经办人：监毁人：负责人：销毁人：审核人：

174表2档案销毁清册（内页）序号年度档号案卷或文件题名文件数量（页/件）原保管期限销毁原因鉴定时间备注

175项目五档案保管

176学习目标通过本项目单元的学习，掌握档案保管物质条件、库房日常管理方法，明确档案保管工作的基本技能：温度与湿度的控制与调节、防光、防尘放微生物等技能以及库房的日常管理能力，以适用将来的档案保管工作。知识要求能力要求通过本项目单元的学习，能够按照档案保管方法和技巧，进行档案日常保管工作。

177任务一了解档案保管内容与原则1、掌握档案保管工作的含义与地位。2、明确档案保管工作的内容以及要求。知识目标：1、能够分析档案保管工作在档案整体工作中的地位；2、能够根据档案保管工作要求判断具体做法是否规范.能力目标：

178案例导入某某塑料制品公司由于条件限制，其档案库房为办公用房，并因公司的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生和病虫害问题，档案受潮现象严重。同时该公司在档案库房的管理方面比较松懈，比如：档案调阅后不能及时归于保管位置；允许用户跟随档案人员进入库房；在档案库房中放置食品等。因此该公司的档案损坏比较严重，并发生过丢失档案的事故。上述案例说明档案保管工作的重要性：文件归档进入档案部门以后，一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面周围的环境对档案物质安全也会产生一定的影响。这就要求档案部门做好档案的有序和安全的保管工作。档案保管工作不仅需要一定的物质条件，更需要建立健全管理制度，完善手续，加强日常管理和监测，这样才能为档案营造一个良好的保管环境。

179任务训练活动目标通过网络或实地调查了解档案保管工作的含义及内容；并能按照我国档案法规的相关规定对具体档案保管行为进行判断。活动组织根据情况灵活分组调查；

180学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆库房保管制度、档案保管的要求、状态，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案保管工作的实际现状。活动内容与要求

181【理论支撑】档案保管，是档案管理中的一项重要内容，档案馆（室）对档案进行系统存放和安全保护的工作。档案保管工作，就是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动，是通过档案库房建设，采取各种防治措施，维护档案实体及信息的完整与安全，保持档案良好的存放秩序。档案保管工作是档案整体工作的基础，直接关系到档案寿命。档案存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在，并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。但是随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁的过程中，比如：纸张老化、字迹退色模糊、档案虫害等。这就需要对档案进行保管。

182一、档案保管工作的含义具体内容包括以下几个方面：1．凭借柜具或库房对档案实施的日常管理；如：档案库房的使用与安排，档案及柜具的有序化摆放和档案检索、提供利用等环节密切相关的档案移出、收进等。2．预防工作。对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素采取必要的措施，防止档案的损坏、延长档案的寿命，维护档案的安全。档案保管场所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。3．在档案流动过程中的各个环节对档案采取安全防护的措施以及为防止档案的自然和人为的损害而采取的各种专门技术措施，如复制、修补等。

183二、档案保管工作的意义1．档案保管工作是开展档案工作的重要基础。档案工作的前提和基本物质基础是档案，离开档案谈档案工作就失去意义。如果档案保管工作做不好，就会直接危及档案的安全，就可能给党和国家造成严重损失，就会直接影响整个档案事业的发展。2．档案保管工作是开展档案工作的必要条件。科学地保管好档案，可以为档案整理、鉴定、编研和利用工作提供物质条件，是其他环节顺利进行的前提。如果档案保管地杂乱无序、门类混乱，其他环节的工作就无法开展。3．档案保管工作是延长档案寿命的必要手段。保管工作做得好坏，措施的当与否，直接影响到档案的寿命。最大限度地延长档案寿命是档案保管工作的根本任务之一。

184三、档案保管工作的任务基本任务如下：1．防治档案的损坏。2．延长档案的寿命。总之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案分散）不乱（不使档案互相混乱）不丢（档案不丢失不泄密）不坏（不使档案遭到损坏）。

185四、档案保管工作的原则和要求（一）以防为主，防治结合（二）加强重点，兼顾一般（三）相互协调，密切配合（四）立足长远，保证当前

186任务二档案库房及装具管理1、掌握档案库房的的具体建筑及选址要求；2、明确保管档案装具的种类及选用；3、掌握档案常规保管工作内容：库房的日常管理及库房及档案流动过程中的档案保管。知识目标：1、能够设计档案库房选址及装具排列与编号方案；2、能够根据档案保管的具体要求进行档案日常保管训练。.能力目标：

187案例导入丢失单位三年度的文书档案1997年，云和县某机关新办公楼正式落成，3月份开始，该机关陆续从原办公楼搬迁到新办公楼内，而档案却在老办公楼内没有搬运。随后原档案员沈某调离原工作岗位，办公室负责人及新档案员叶某也刚到位。1997年9月，办公室一行数人及原档案员沈某到老办公楼搬运档案时，由于档案及有关装具数量过多，局机关一辆小型工具车装运不下，故雇了几辆人力三轮车帮助装运，但未派工作人员押车。档案运到新办公楼后，原档案员沈某也未对档案及时进行清点。1997年10月，新档案员叶某拿到档案室钥匙后，未与沈某办理档案移交手续，也未对库存档案进行清点及清理。直到1998年5月档案员叶某在查阅利用档案时，才发现有3个年度档案遗失，此时才引起高度重视。这是一起严重的档案违法案件。一个单位丢失三个年度的全部文书档案，这是少有发生的。虽然该机关在事后积极采取补救措施，但其后果和造成的社会影响还是十分严重的，教训是十分深刻的。究其原因除了工作人员档案意识淡薄外，新旧档案员交接过程中没有认真清点，也没有办理移交手续。反映他们在档案保管方面的疏忽与不足。

188任务训练活动目标通过网络或实地调查了解档案保管工作的含义及内容；并能按照我国档案法规的相关规定对具体档案保管行为进行判断。活动组织根据情况灵活分组调查；

189学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆库房保管制度、档案保管的要求、状态，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案保管工作的实际现状。活动内容与要求

190【理论支撑】一、档案保管的物质条件档案保管工作必须有一定的物质条件，如：档案库房、档案装具和档案的包装材料。（一）档案库房档案库房（archivalrepository），档案馆（室）为存储和保护档案而设计建造的建筑物。库房地址的选择，以及防热、防潮（防水）、防火、防盗等方面均有一定的要求，不少国家制定有专门的设计规范。档案库房是保存档案的重要的基地，是档案保管的最基本的物质条件。库房管理的档案保管工作的主要内容，只有做好库房管理工作，才能切实保证档案的安全，为整个档案工作的发展创造必要的条件。

1911．档案馆库房的建设

192注意事项：（1）原理存放易燃、易爆物的场所，不要靠近有污染、腐蚀性气体的企业单位，并避免架空高压输电线穿过。（2）楼层安排方面，应尽量避免“顶天立地”，即尽量不用底层和最高层。最高层因为受阳光辐射的影响比较大，而且存在屋顶漏雨的可能。最底层安全问题难以保证，而且湿度大，不利于档案的保管。（3）建筑所在地要交通便利，而且城市公共设施完备，便于为利用者服务。（4）档案库房必须于档案人员的办公室和生活间分设，并注意密闭性；电源要能单独控制，使其尽量达到防盗、防火、防光、防尘等要求。

1932．档案室库房的设置档案室库房一般设在机关办公楼内，不过，也要与其他的办公室区别。对于新建的办公用房，档案室应进行必要的挑选，加强防潮、防盗、防火、防光、防尘。3．档案库房的类型档案库房按其保管内容，一般分为：综合档案库房、专门档案库房、图书资料库房等。（1）综合档案库房。是档案库房的主体部分，主要用于保存建国前后各机关单位以及著名任务所形成的档案。

194（2）专门档案库房主要是为了适用专门档案的特点以及管理上的特殊要求，根据其制作材料特点而设立的档案库，如照片、缩微胶片、录音、录象磁带等档案库；另外还有以专业特点为标准设立的档案库房，如科技档案库、地图档案库、会计档案库等。（3）图书资料库专门保存与档案有关的图书、资料的库房。图书资料的保管条件可以割据馆（室）的财力状况而定，有条件的可以设置图书资料库以保存各种资料；较差的可以适当降低条件。一般的，档案库为楼房的，图书资料库一般设在底层或顶层。

1954．档案库房的编号为了方便管理，应将每个库房统一编号。编号有两种做法：一是把所有的库房统一编顺序号；二是根据库房方位和特征进行编号，如“西二楼”“北三楼”等。另外，同一库房内每个房间也要编号。楼房应自上而下编号；每层应从入口开始，从左到右编房间号。

196（二）档案装具档案装具（archivalcontainer），档案馆（室）存放并保护档案的装置或容器，它是档案馆（室）必须具备的基本的物质条件。主要有封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱式固定架、积层架、活动式密集架、卷皮和卷盒等。无论何种装具，都必须对档案无损害作用，并且制作经济，使用便利。1．档案装具的种类常用的档案装具包括档案橱、档案柜、档案密集架和档案资料架等。另外有为保存特殊载体的档案装具：如防磁橱、底图柜和照片档案橱等。具体用何种装具可根据具体实际情况而定。

1972．档案装具的排放和编号档案装具的排放应注意以下几点：（1）在同一库房内橱具应整齐划一。（2）有窗库房橱具的排放，应与窗户垂直排放，以免阳光直射，便于通风。（3）档案橱具一般不能紧靠库房墙壁排列。（4）档案橱具的排列距离要适宜，便于档案的搬运和存取。橱具的编号，一般以库房为单位编流水号，自门口起从左到右，自上而下，依次编档案装具的排号、柜架号、格层号（箱号），采用阿拉伯数字。

198（三）档案包装材料目前，我国档案的包装材料为卷皮、卷盒和包装纸等，要求要符合国家有关规定，利于档案永久、长期保存。

199二、档案保管实务（一）温湿度控制与调节防潮、防高温，控制和调节温湿度，对档案的保护起到非常重要的作用。温湿度对于档案的保存影响较大，温度过高，容易使纸质变干燥；温度过低容易使纸质变脆；湿度过高，容易使纸质变软、字迹模糊易发霉，这些都不利于纸张的保存。一般纸质档案适宜的保管温度为14—20℃（±2℃）。相对湿度为50—65%（±5%），即一昼夜允许变化范围温度为2度左右，湿度为5%；因为一般微生物繁殖所需温度为20℃以上。湿度要大于60%，纸张的含水量要在7%左右。每天定时做好温湿度测量记录，注意温湿度的调节和资料的积累，以便分析其特点和规律，制定科学的管理计划。

200库房温湿度记录月日期温度（℃）湿度（%）采取措施12345……31

201控制和调节档案库房的温湿度一般从以下三方面着手：（1）做好案柜（架）的间隔距离和案柜（架）与窗户及地面的间距，保持通风状态。（2）合理安排库房门窗数量和过渡间、密闭窗户等措施，防止和控制库外的高温、高湿的影响。（3）配备温湿度临测仪器和控制调节设备，有效及时地调节温湿度。新修库房应在6—12个月以后才能装进档案。

202（二）防光、防尘、防微生物等技能自然光、灯光、灰尘、微生物对档案实体的损害较大，因此，库房内档案要根据不同门类和载体，区分不同价值，科学地系统地保管，严格按照“八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案保管条件。添置必要的设施设备，并在档案柜内要存放防虫、防霉药品，定期更换。（三）安全检查和库房卫生

203（四）档案在流动过程中的维护和保护1．维护与保护制度（1）档案使用的登记和交接制度。（2）档案使用行为的管理与限制制度。2．维护与保护方法（1）数量与顺序的控制（2）对档案利用行为的现场监督与检查（3）利用方式与场所的限制（4）对重要档案的保护性措施

204（五）库房管理秩序1．库房编号编号有两种做法：一是把所有的库房统一编顺序号；二是根据库房方位和特征进行编号，如“西二楼”“北三楼”等。另外，同一库房内每个房间也要编号。楼房应自上而下编号；每层应从入口开始，从左到右编房间号。2．档案装具的排列与编号橱具的编号，一般以库房为单位编流水号，自门口起从左到右，自上而下，依次编档案装具的排号、柜架号、格层号（箱号），采用阿拉伯数字。3．档案的存放顺序和方式档案全宗为单位进行排列的，但并不是说在任何情况下各种不同类型的档案都必须存放在一起。一些特殊的档案，如照片、影片、录音、录象档案、会计档案以及科技档案等，应分别保管。

205为了保持文件之间的历史联系，应该在案卷目录、全宗指南等检索工作中说明，并在全宗末尾放置“全宗保管位置参见卡”，见下表：全宗保管位置参见卡全宗号载体形态存址备注1号全宗纸质档案1号库房1950年—1966年纸质档案2号库房1966年—1980年声像档案5号库房科技档案6号库房会计档案9号库房

206（1）档案存放秩序的管理①档案存放位置索引有两种体例：一是指明档案存放处所的存放位置索引，如下表：档案存放位置索引全宗名称：全宗号：案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号存放位置楼层房间柜架（列）柜架层（格、箱）档案存放位置索引

207二是指明各档案库房保管档案情况的存放位置索引档案库房保管档案情况的存放位置索引档案库房保管档案情况的存放位置索引楼：层：房间：柜架（列）柜架层（格、箱）存放档案全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称起止卷号

208②装具所存档案标识牌即在每一列、每一件、每一层（格、箱）装具表面处设置的标牌，以表明每一个档案架、柜、箱中存放档案的起止档号，以便检查和调还档案。③档案代卷卡档案代卷卡是档案室或馆在档案暂时移出库房外时，在档案原存放位置放置的一种替代卡。档案代卷卡全宗号目录号卷号调出时间调出原因调卷人归还时间还卷人

209（六）全宗卷全宗卷的形成过程和成分如下：1．在档案收集工作中形成的文件材料，如“档案移交目录”、“移交书”等。2．在档案整理工作中形成的文件材料，如“档案整理工作方案”、“分类方案”、“立档单位和全宗历史考证”等。3．在档案鉴定中形成的文件材料“档案鉴定材料分析报告”、“档案销毁清册”4．在档案保管、统计中形成的文件材料，“档案受损与修复记录”、“档案安全检查记录”、“档案数量与状况统计”5．在档案利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“机关工作大事记”“机关组织沿革”等

210任务三特殊载体档案的保管1、掌握音像档案、照片档案等保管的具体要求；明确保管特殊载2、体的档案装具的种类及选用；3、掌握电子档案日常保管措施。知识目标：能够熟练掌握特殊载体档案的保管技能；能力目标：

211案例导入某某食品公司将要举办25周年庆祝活动，公司发展史展览是其中一项重要内容。为此庆祝活动筹备组到公司的档案室查找公司成立以来重要活动的有关的音像材料，但却遇到了麻烦。一是档案室材料不全。二是许多音像材料在形成之后没有编写相应的文字说明，致使一些材料因所记载的活动的确切日期、参加者，地点、内容等无法辨别而不能采用。三是一些音像材料在形成后未加整理和专门保管，造成音像材料无法复制和使用。这个例子说明，该公司应加强档案室音像档案的管理规范，统一公司音像档案的管理。因为现在，大多数的单位在工作活动中都会形成照片、录音、录象档案，这些特殊载体的档案的保管要求与普通档案不同，有自己特殊的保管技巧，若不加以管理，将会给公司带来严重的后果。

212任务训练活动目标通过实地调查了解特殊载体档案的保管工作内容及要求；并能对照我国档案法规中相关规定对具体某单位特殊载体档案保管行为进行判断。活动组织根据情况，充分利用校内外教学资源，分组调查；

213学生分组实地调查某单位档案室或校史馆，了解特殊载体档案的保管要求、状态，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并结合自己的老照片或电子文件保管，讨论分析如何确保特殊载体档案的载体寿命及信息的安全。活动内容与要求

214【理论支撑】一、音像档案及照片档案（一）音像档案音像档案是指国家机构、社会组织及其个人从事政治、经济、科学、文化等活动中形成的，对国家和社会有保存价值的，以音响、图像等方式记录信息并辅以文字说明的特殊载体。音像档案特点主要有以下几点：1．直感性强——最主要的特点。主要以音响、图像的形式记录人们从事各种社会活动。2．形意结合。形指形象，意指文字的表意。3．易复制性。和纸张相比，在现代技术条件下，复制很容易。

215（二）照片档案的构成和种类照片档案是国家机构、社会组织及其个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体的图像资料。（三）音像档案的保管保管条件：温湿度：温度在15度-25度；湿度保持在45%-65%维护方法：（1）清洗。可用刷子或绒布轻擦；有条件可用蒸馏水冲洗，（2）防尘、（3）防潮湿度保持在45%-65%（4）防热；温度在15度-25度。（5）竖放。（2）磁带要卷绕平整，不能有折皱，弯曲，防止带体损坏。（3）定期复制与转绕。5-10年转录，6-12月转绕一次，以缓解压力。（4）竖放。（5）远离磁场。

216（四）照片档案的保管（具体见本章后的附录）1．保管条件（1）保存底片的适宜温湿度为：温度13—15℃，相对湿度35%—45%；保存照片的适宜温湿度为：温度14—24℃，相对湿度40%—60%（2）库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。（3）照片、底片应立放。2．保管装置（1）底片袋用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mm×100mm或相应规格的纸袋。（2）底片册：由297mm×210mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。

217（3）底片盒：95mm×95mm的纸盒，用于贮存大张底片。（4）卷筒纸芯：用于保存大张底片、照片的装具，其推荐内径为76.4+20mm，壁厚2—3mm。3．保管要求（1）照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。黑白底片入库前要进行水洗处理；黑白照片水洗后要上光；对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。（2）接触底片的人员应带洁净的汗纱手套操作，防止汗渍污染底片。（3）库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%（4）对本馆（室）收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。一般三个月全部检查一次，如发现粘连、霉斑等现象要及时处理。

218二、电子档案及其保管（一）电子档案1．电子档案的分类（1）文本文件（Text）（2）数据文件（Data）（3）图形文件（Graphic）（4）图像文件（Image）（5）影像文件（Video）（6）声音文件（Audio）（7）命令文件（Program）

2192．电子档案信息特点（1）信息的非人工识读性（2）信息存储的高密度性；（3）信息与特定载体之间的可分离性；（4）多种信息媒体的集成性；（5）系统依赖性

220（二）电子档案的保管1．电子档案文件清单和保管清单的编制盘带号保管单位名称序号文件名题名档号（2）保管清单；类似纸质档案的案卷目录。格式如下：（1）电子档案文件清单；类似纸张档案的卷内文件目录，格式如下：盘带号保管单位名称

2212．保管注意事项：电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：（1）机读文件以软磁盘为载体的档案，可以以软磁盘作为保管单位。（2）存放磁盘、磁带的介质库要保持恒温、恒湿。（3）盘带应定期检查，定期清洁和定期复制。（4）盘带必须复制两、三个备份，备份盘带和原盘带应异地存放。（5）要特别注意防止计算机病毒的侵袭。（6）保持两种载体并行的方法。

222项目六档案检索

223学习目标通过本项目单元的学习，掌握档案检索的基本含义和要求；档案著录和标引的规范和方法、检索技术和方法等，以适用将来的档案检索利用工作。知识要求能力要求通过本项目单元的学习与训练，能够按照档案检索方法和技巧，尤其电子档案的检索方法，进行档案检索工作。

224任务一认识档案检索和检索工具1、掌握档案检索的含义与内容；2、掌握档案检索工具的种类；3、明确档案检索语言的规范要求。知识目标：1、能够分析档案检索工作在档案整体工作中的地位；2、能够掌握和分析档案检索语言的规范性。能力目标：

225案例导入天宇外贸公司是一家二十年历史的公司，档案室的档案在积累了一定数量后，由于只有案卷目录而没有其他检索工具，在查找档案时经常出现速度慢甚至找不到的现象。该公司的档案员小齐决定编一些检索工具来解决这一问题。经分析小齐发现公司的领导和业务人员主要查找的是客户资料、公司的发文和内部文件等，于是他就决定编制文号索引、客户编号索引和专题目录等几种检索工具为查找档案提供途径。使用之后，明显地提高了查找效率，小齐也获得领导的表扬。上述案例说明：一方面档案检索工具是人们查找档案信息的导航，没有检索工具不论是档案工作人员还是利用者都难以从大量的档案中迅速及时地找到所需的档案。另一方面说明档案检索工具多种多样，各不相同，编制档案检索工具时，要根据单位的具体情况对档案检索工具的种类和形式进行适当设计，这样才能使编制出来的检索工具实用、有效，大大地提高了查找效率。

226任务训练活动目标通过网络或实地调查了解档案检索工作的含义及内容；活动组织根据情况灵活分组调查；

227学生分组实地调查某单位档案室或登陆档案馆网站了解档案检索工具的要求、种类，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并讨论分析如何提炼检索语言。活动内容与要求

228【理论支撑】一、档案检索的工作内容（一）存储阶段的主要内容1．著录标引。即对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录。每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录称为一个条目。2．编制检索工具。即对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入计算机建立计算机检索数据库。（二）查找阶段的主要内容1．确定查找内容。即对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，形成概念。有时也需将这些概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。2．查找。确定好查找内容后，就利用相应的检索工具进行查找，在计算机检索中还应按实际需求把这些检索标识之间的逻辑关系表达出来，形成检索表达式。

229二、档案检索的意义1．检索是提供利用的先期工作。2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段。3．检索是档案业务工作的一个独立的重要环节。

230三、档案检索工具（一）分类档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种：1．按载体形式分为：书本式；卡片式；缩微胶片式等。2．按编制方式分为：目录、索引、指南。3．按检索范围分为：全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具。如“全宗指南”等。4．按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具。

231（二）档案检索工具的基本要求为了保证检索的准确率和效率，在编制检索工具时，要结合单位利用档案的具体情况，力争做到“全、准、快、便”，这样的检索工具才会实用有效。（三）档案检索工具在档案管理中的作用1．是档案和利用者之间的桥梁。2．是档案馆（室）、利用者以及档案馆（室）之间的交流工具。3．为档案管理活动提供一定的手段。

232四、档案检索语言概述（一）档案检索语言的特点档案检索语言的基本特点有两条：1．单义性。2．专业性。（二）档案检索语言的类别（有三大类）馆藏法分类法主题法

233（三）检索语言的作用档案检索语言的主要作用有：1．作为概念转换的依据。2．揭示检索标识之间的逻辑关系。3．衡量档案检索效率。

234检全率公式为：检全率全部有关档案漏检率未检出的有关档案全部有关档案检出的有关档案＝＝×100%×100%或：漏检率＝（1—检全率）×100%

235检准率公式为：检准率全部有关档案误检率未检出的不相关档案全部有关档案检出的有关档案＝＝×100%×100%或：误检率＝（1—检准率）×100%

236任务二档案著录与标引1、掌握档案著录、标引的含义与内容；2、掌握档案著录的基本格式；3、明确传统的档案检索工具的类别及含义。知识目标：1、能够按照标准格式进行档案著录；2、能够掌握档案标引的规范操作。能力目标：

237案例导入某某机械设备公司由于不重视档案检索利用工作，档案人员更换多次，以至于检索工具类型不完整、不系统、不配套，不能全方位、多渠道、深层次地检索档案。以馆内现有的检索工具为例，案卷目录是虽系统完整，但由于它著录的内容笼统、成分混杂、不能全面、细致地反映出全宗内所有档案的情况，因此在使用过程中出现的弊病很多，如漏检、错检或因怕遗漏而导致调卷过多等等；再如专题目录的种类极少，选题上多偏重于量少易搞，实用价值很低，也缺乏连续性；重要文件目录和部分文件分类目录的编制，带有许多人为随意性，不能尽收同一全宗的所有文件等等，这样一些看似种类繁多，却样样都不全面的检索工具拼凑在一起，难以起到依赖和互补的作用。档案检索工作是为提高查找利用效率而设计的，即将档案信息著录在册或计算机的电子检索系统上，都要求对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录。如果著录的内容笼统、不准确，就不能全面、细致地反映出全宗内档案的情况，因此在使用过程中出现的很多弊病，如漏检、错检或因怕遗漏而导致调卷过多等等。

238任务训练活动目标档案著录标引；活动组织根据情况分组进行；

2391、学生按照标准格式将待著录的文件进行档案著录（文件级的著录格式）。2、成果展示，对比评价；活动内容与要求

240【理论支撑】开展档案利用服务，档案馆（室）必须编制档案检索工具，建立相应的检索系统，传统做法是将已整理好的档案经过著录和标引，按规定顺序排列而成的数据库。它能对按照整理体系保管存放的档案信息，通过多种途径集中和积累起来，以备人们按照不同的特定要求，从中检出所需要的档案。

241（一）著录项目《档案著录规则》中规定的著录项目有：（1）题名与责任说明项。该项包括正题名、并列题名*、副题名及说明题名文字*、文件编号*、责任者、附件*6个单元。（2）稿本与文种项。该项包括稿本*、文种*2个单元。（3）密级与保管期限项。该项包括密级*、保管期限*2个单元。（4）时间项。（5）载体形态项。该项包括载体类型*、数量及单位*、规格*3个单元。（6）附注与提要项。该项包括附注*、提要*2个单元。（7）排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号*、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词6个单元。

242（二）著录用标识符标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。为识别各著录项目、单元（小项）及其内容，应添加如下规定的标识符：“．—”置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。“=”置于并列题名之前。“：”置于下列各著录单元之前：副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。“/”置于第一个责任者之前。“；”置于多个文件编号之间、多个责任者之间。“，”用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。

243“+”置于每一个附件之前。“[]”置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。“（）”置于下列著录内容的两端：责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。“？”用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。“-”用于下列著录内容之间：日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。“…”用于节略内容。“囗”用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“囗”号

244（三）著录条目格式著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规则》规定，一般使用段落符号式条目格式，实际工作需要时也可以使用表格式条目格式。段落符号式是指将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式。格式如下：表1文件级条目著录格式分类号档案馆代号档号电子文档号缩微号正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者+附件．—稿本：文种．—密级：保管期限．—时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注主题词或关键词提要

245二、档案标引1．主题分析主题分析是确定被标引档案主题概念的过程。正确的主题分析是保证档案标引质量的重要因素，主题分析的误差必然导致检索标识的误差，从而直接影响档案的检索效率。主题分析的主要内容有两方面：一是分析主题的类型，二是分析主题的构成因素，亦称主题因素。2．概念转换在确定了档案的主题概念之后，应将其转换为检索语言标出，这个过程即为概念转换，也就是给出检索标识的过程。概念转换是档案标引结果的体现，如果在转换中发生误差，未能选择恰当的检索标识，造成误标或漏标，必然影响检索效率。

246三、传统档案检索方法（一）常用的档案检索工具有1．案卷目录案卷目录具有以下功能：（1）固定档案整理顺序；（2）保管和统计档案的重要依据；（3）检索档案的工具。2．卷内文件目录汇集3．分类目录4．主题目录5．专题目录6．文号索引7．人名索引8．全宗指南9．专题指南

247（二）档案检索流程检索的过程和方法，主要包括下列几个步骤：1．分析利用要求；2．选定检索工具，确定检索途径和方法，如按分类途径、按主题途径，或按全宗构成者、责任者、年代以及其他途径检索；3．按照选定的检索途径及其检索标识，如分类号、主题词等查取档案；4．通过一定的方式，将档案材料或编成的目录提供给利用者。

248任务三电子档案检索训练1、掌握电子检索的含义与特点；2、明确电子档案检索方法。知识目标：1、能够按照标准格式进行将档案信息著录到数据库中；2、能够掌握电子档案检索的规范操作。能力目标：

249案例导入钟苗是一拥有若干家分公司大型企业的办公室行政秘书。一天，一分公司工作售货员来查阅一份档案时说：“我用了半天的时间就为了查这份档案。”这件事引起钟苗的注意，她建议把分公司利用频率高的档案在总公司网站上公布，这样就可以省去了很多时间。目前，分公司已经具有的比较完备的纸质检索工作，但电子检索系统还没有建立，如果能成功实现地把档案内容传到了网上，分公司查阅档案再也不用跑到总公司去了。档案检索工具是连接档案工作与用户的纽带，检索工作的质量如何，在很大程度上体现在检索工作上。档案信息资源上网，现在越来越多的档案馆都有了自己的档案网站，越来越多的人也开始上网查找档案资源。这也是网络时代与技术发展的产物。从上例也可以看出，编制纸制检索工作是实现电子档案网络检索的前提。电子档案网络检索是时代发展的需要，是快捷、实用的导航系统。

250任务训练活动目标通过训练掌握电子档案的信息著录与检索方法；活动组织上机登陆文档管理系统进行档案信息的录入与查找检索；

251学生上机登陆文档管理系统将待录入的档案内容与形式特征信息录入计算机，并按要求查找相应的档案，以训练电子检索技巧。活动内容与要求

252【理论支撑】与国外相比，我国档案管理应用计算机技术起步较晚，但发展较快。1983年仅有个别档案部门利用微型计算机开展档案自动编目、检索的试验，至1989年底全国档案部门已经配备了微机约1000台，还有少数中、小型机。数百个档案部门因地制宜研制了各自的档案编目和档案检索系统，建立了大小不等，功能不同的档案目录数据库。平均每个数据库录入目录超过4万条，其中中央档案馆的档案目录数据库录入数达30万条，是国内最大的文献目录数据库。这些系统的建立并开展实际应用，标志着中国档案管理应用计算机技术已经有了良好的开端。现在多数档案馆（室）利用计算机对档案有步骤地进行数字化，建立档案目录数据库，实现检索自动化。

253一、电子档案检索特点（1）检索方式自动化。（2）检索速度快。（3）检索途径多元化。（4）检索效果好。（5）检索灵活方便。（6）对计算机检索系统的依赖性。

254编制检索策略最常用的逻辑表达式主要有以下三种：（1）逻辑与关系（AND）表示两个词之间的重合关系，即必须同时满足这两个检索条件，一般用符号“*”或“·”表示。如“女性*医生”表示检索有关女医生方面的档案。逻辑与关系是一种限定关系，这种关系用得越多，表示限定条件越严格，因此在一般情况下使用逻辑与关系有利于提高检准率。（2）逻辑或关系（OR）表示两个词之间的任选关系，即满足其中之一的检索条件即可，一般用符号“+”表示。如“教师+医生”表示检索有关教师或医生方面的档案。逻辑或关系为检索提供了选择的可能，这种关系使用越多，表示选择的范围越大，因此在一般情况下使用逻辑或关系有利于提高检全率。

255（3）逻辑非关系（NOT）一般用符号“—”表示。如“干部—共产党员”表示检索有关非党员干部的档案。逻辑非关系用排除法控制检索结果，有利于提高检准率。

256二、电子档案检索方法（1）、建立网站（2）、加工检索信息，组织检索数据库第一步，收集数字形式的检索工具和著录条目，对它们之间的联系进行分析，每一种联系都可能成为检索的一种途径。第二步，在分析的基础上，着手设计站点体系结构和导航方案，实际上就是设计检索的路径，包括按机构、主题、责任者、保管期限等多条途径，导航方案一般为网状结构，各个节点之间的关系包括层次结构、时间关系、水平关系、内容关系等，可以借鉴一些用户网站的经验，提供直接检索和间接检索两种检索方式。第三步，根据导航方案，设计数据库。（3）、实现文件信息的共享

257以创奇文档管理软件为例，介绍电子档案检索方法与技巧：（一）软件说明该系统根据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》的行业标准,按照“简化整理,深化检索"以件为归档文件整理单位的思想开发设计的。适合于各行政机关、企事业单位使用，并完全符合文书档案达标升级的要求。集编程文档的收集、查询、浏览、编辑等功能于一体的辅助编程类软件。

258（二）系统主要特点1．具有按分类方法对收发文件进行自动归档的功能。2．分类方法可设置定义，可设置"年度-机构（问题）-保管期限"方法,也可设置“保管期限—年度—机构（问题）”等其他分类方法，文件浏览时，结构层次树可根据您的定义，自动对应的生成。3．支持对文件内容的海量搜索功能，通过扫描仪获得文件内容文字，然后导入系统后，输入条件就能快速找到您所需的文件了。4．对文件提供三个附件的功能，您可把制作好的PDF、WORD、JPG图片等文件上传进来了，实现在电脑上查看就能查看原文件内容。5．能方便快速录入文件条目信息，录入完全键盘控制，并支持定义简单的值替代录入和对下一条记录文件条目值进行递增、重复、空值的处理。6．系统表格支持多种导出格式（EXCEL、WORD、HTM、TXT）。7．系统提供简单有效数据备份和恢复功能，使您无后顾之忧。8．系统界面背景及表格的位置、宽度可以支持自定义。

259首先运行安装程序，方法是用鼠标双击SETUP.EXE文件，系统将自动开始安装，在安装过程中，用户可根据自己的需要修改安装目录路径，用户也可全部用回车键来完成安装。安装结束后有的计算机可能要重新启动一次。系统启动：用户在启动了WINDOWS以后选择开始→程序→创奇档案管理软件v3.0→创奇档案管理软件或将鼠标双击桌面‘创奇档案管理软件v3.0’快捷图标，即可启动本系统。若系统已启动，再次启动将会提示系统已启动的信息。然后在对话框中输入初始用户编号密码。

260系统初始用户：用户编号密码用户姓名用户权限00000000管理员管理99999999维护员维护66666666借阅员借阅88888888查询员查询

261（四）创奇文档系统功能图收文查询收文查询收收文登记记记收文登记管理收文录收文录入、删除、修入、删除、修改收文收文处理单打印处理单打印文件借阅文件借阅发文查询发文登发文登记记管理发文录发文录入、删除、修入、删除、修改发文发文处理单打印处理单打印文件借阅文件借阅归归档文件查询档文件查询归档文归档文件件管理归档录归档录入、删除、修入、删除、修改文件借阅文件借阅收收文记录文记录发发文记录文记录归归档导入记档导入记录归档归档录入记录入记录归文件归档文件目录打印印EXCEXCEL文件导入临EL文件导入临时表归档归档文件文件导入临时临时文件删除、修改文件删除、修改临时文临时文件导入文件件导入文件转入用户密码设置密码设置系统系统设置设置条目默认设置默认设置条目代码设置目代码设置条目快捷设置捷设置归档文件类别

262（五）检索方法用鼠标点击菜单“案卷管理”将打开界面：案卷管理主要包括：案卷维护、文件维护、文件借阅。一个案卷可以包含0-N个文件，一个文件又可关联0-N个附件，软件案卷与文件条目名称都可以修改。案卷维护包括：“案卷删除”：点击之后将删除当前案卷及文件、附件（快捷键Ctrl+D）；“案卷修改”：参考增加功能（快捷键Ctrl+E）；“案卷查询”：点击之后将根据当前查询区条件查询案卷（快捷键Ctrl+F）；提示：查询条件区下拉与日期类型条目使用键盘上“Delete”键清空条件。

263项目七档案编研

264学习目标通过本单元的学习，掌握档案编研工作的基本含义和要求；档案编研的规范和方法、常用的几种编研产品等，以适用将来的档案编研利用工作。知识要求能力要求通过本单元的学习，能够按照档案编研方法和技巧，尤其大事记、组织沿革等编研产品的编纂方法，进行档案编研工作，为利用工作提供保障。

265任务一了解档案收集内容与地位1、掌握档案编研工作的含义与地位。2、明确档案编研工作的内容以及要求。知识目标：能够分析档案编研工作在档案整体工作中的地位及编研工作要求；能力目标：

266案例导入海富公司是一家高科技公司，公司有很多科技研究成果。一天，经理和一客户谈判，经理向客户说本公司有好多科技成果，客户听了，问道：“贵公司有没有科技成果简介？能否给我看一下？”经理哑然。原来，公司的档案工作一直由一名办公室人员兼管，没有得到完全重视，只做些基本的整理工作，别说科技成果简介，就连系统的检索工具都没有。对于高科技公司，编写科技成果简介这样的参考资料是必要的，这是深层次开发档案信息内容的一个重要途径，档案信息深层次开发的途径和方式很多，关键是要编写适合本单位使用的档案参考资料。如果海富公司编写了本公司的科技成果简介，也许会帮助公司接受更多的项目，为公司创造巨大的经济价值。

267任务训练活动目标通过网络或实地调查了解档案编研工作的内容及要求；掌握档案编写流程（以一种编研产品编研过程为例）活动组织根据情况灵活分组调查；案例讨论；

2681、学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆有哪些档案编研产品，然后各组指定代表介绍他们的调查情况；2、以一种编研产品为例，案例讨论“档案编研的要求及编研流程”，每组代表总结分析。活动内容与要求

269【理论支撑】一、档案编研工作内容档案编研工作就是档案室（馆）以馆藏档案为基础，根据利用需求对档案信息进行研究和加工，编辑各种类型的档案出版物的活动。它是档案信息开发的重要方式。所谓“编”就是对档案文献进行整理加工与汇集，而“研”主要是对档案内容的研究与考证，二者互为一体，又互相递进。“编”与“研”必须实现有机结合、同步发展，才能创造出高质量的成果。（1）编辑档案史料和现行文件汇编（即档案文献汇编）（2）编辑档案文摘汇编（3）编写档案参考资料（4）编史修志。

270二、档案编研工作的意义（一）有利于更好地为社会提供档案利用（二）有利于提高档案馆（室）的工作水平（三）有利于保护档案原件和流传档案史料三、档案编研工作的要求（一）政治上的正确性（二）观点正确，用材真实（三）内容充实，系统条理（四）体例规范，格式完整

271四、档案编研流程（一）熟悉馆藏档案，确定编研课题档案编研工作，首先是定好题，这是从事编研工作的第一步，开好这个头，是搞好编研的关键。编研定题，应当以实际需要为前提，以馆藏档案为依据，通过调查和分析作出结论。1．围绕党和政府的中心工作定题。2．根据档案利用查阅人多量大的需求情况定题。3．根据最具有地方特色的馆藏档案定题。4．根据需求预测定题。（二）收集相关资料筛选组织（三）整理成果形成产品

272注意以下几项工作：1．进一步审定书稿的内容。2．进一步审核编研成果的辅助材料。辅助材料有三种：（1）评述性材料：注释、按语、序言、（2）查考性材料：年表、插图、备考和凡例（3）检索性材料：汇编目录和各种索引。3．统一编写规范。4．充分发挥网络作用。

273五、装帧设计编研书籍的装帧时注意：1．原则：实用、经济、美观。作为一种文化出版物，档案编研产品也需要精心设计封面，风格独特；排版时做到图文并茂，色彩鲜艳，生动直观，新颖美观。同时也要有档案产品的自己的风格，注意其经济性、实用性，不要过分追求美观。2．技术设计：首先确定开本；其次是确定版式；最后确定装订形式。确定开本就是要考虑其开型，即采用什么开本。确定版式就是编排，即书籍正文及其有关部分的格式（版式）设计；确定装订形式，就是考虑装订方法，即用什么材料。在操作时一定要时时考虑到档案编研产品的独特性。

274六、校样校对1．校对程序。校对是依照原稿及设计要求在校样上检查、标注排版差错。其程序包括初校、二校和三校对。一校（作者、责任编辑各校一次）：侧重对原稿校对，力求校样与原稿的一致，纠正版式错误，对有疑问处做出标示。2．校对方法：常用的校对方法有以下三种：对校、折校和读校。校对以对校、折校为主，根据实际情况采取具体方法。

275任务二常见编研产品编写技巧1、明确常见编研产品的种类及特点；2、掌握常见编研产品（大事记、组织沿革等）编写技巧要求；知识目标：1、能够根据某单位发展情况设计“组织沿革”方案；2、能够根据大事记的具体要求编写学校近五年的大事记（年鉴）。能力目标：

276案例导入生命人寿保险股份有限公司大事记（部分）成长•壮大2000年10月25日生命人寿保险股份有限公司正式获准筹建。2001年12月28日生命人寿保险股份有限公司正式成立。2003年9月29日生命人寿获准开业。2004年2月9日上海分公司获准开业。2004年3月23日北京分公司获准开业。2004年8月3日南京分公司、杭州分公司获准开业。┅┅战略•合作2007年9月26日生命伙伴工程隆重启动。

2772008年8月保监会批准张峻董事长任职资格，第三届董事会成功换届。2009年2月中国农业银行-生命人寿全面战略合作启动。┅┅经营•管理2004年7月16日公司保费收入突破1亿元。2004年12月9日公司保费收入突破10亿元。2007年1月31日公司总资产破百亿。┅┅不同的档案编研产品其编写体例及方法各不相同，上面的案例是企业机关大事记，其结构按照公司的发展和变化，分为三部分：成长壮大、战略合作、经营管理分别将各自相关的大事按照时间的先后排列的。编研工作要做好除了要根据需求外，还要合理地确定其结构体系，做到体例统一，条理充实。

278任务训练活动目标通过训练让学生掌握组织沿革的编写技巧；能够根据大事记的具体要求编写大事记（年鉴）。活动组织根据情况灵活分组训练；

2791、根据某单位发展情况设计“组织沿革”方案；2、能够根据大事记的具体要求编写学校近五年的大事记（年鉴）。3、成果展示；活动内容与要求

280【理论支撑】一、现行档案文件汇编现行档案文件汇编是编辑、公布我国解放后形成的各种有效文件的一种形式。现行档案文件汇编可以将有关文件集中，系统地编辑在一起，为各项工作提供便捷的手册或工具书，便于人们随时查阅有关的法规和政策，依法办事。常用的现行档案文件汇编：（一）法规文件汇编法规文件具有权威性、资料性，在选材时要注意以下几点：1．法规文件汇编应收录按照法定程序发布的法律和行政法规等规范性文件，非规范性文件不得收录。2．法规文件汇编所收录的文件应现行有效，对于已经废止的失效文件，不得收录原文，可将其目录附后作为参考3．编辑法规文件汇编要有明确的时间界定，为了便于查找，通常对收入的文件按照内容分类后，再按照时间顺序排列。

281（二）重要文件汇编（三）发文汇编（四）会议文件汇编（五）公报、政报（六）其他专题汇编。除了上述几种以外还有：规章制度汇编、工作规范汇编、操作规范汇编、学术论文汇编、科技成果汇编等。

282二、档案参考资料（一）档案参考资料的主要特点（1）它与汇编的档案文集不同，不是提供档案原件，或直接根据档案复制副本、摘录，而是根据一定的题目对有关档案材料的内容加工编写而成的系统材料，它已改变了档案原来的面貌，具有问题集中、内容系统、概括性强的特点。（2）它与利用档案撰写的专门论著不同，它不重在论说，而是综合记述档案内容，为利用者提供素材。（3）它与检索工具不同，它虽然在一定程度上能起查找档案的作用，但主要是直接为利用者提供加工过的、具有信息内容的情报材料。

283（二）档案参考资料的种类1．大事记大事记的作用：（1）它可以帮助机关领导人和业务人员回顾以往工作，总结经验教训，查核事实经过。（2）它可以为历史研究人员和史志编修人员提供系统的参考素材。（3）它可以成为对群众进行宣传教育的生动材料。大事记的种类很多，根据大事记所记载的对象和内容可以大致分为以下几种：（1）机关大事记。（2）国家或地区大事记。（3）专题大事记。（4）个人生平大事记。

284大事记的编写比较严格，其编写要求有：（1）观点正确，用材真实。（2）大事突出，要事不漏，小事不要。（3）系统条理，简明扼要。（4）格式要统一，层次要清晰。

2852．组织沿革组织沿革的作用：（1）便于查考和研究本地区、本机关、本系统的机构和人员发展变化情况；比如企业沿革就是系统地记载一个企业、一个部门的变革情况。内容主要包括企业的成立和变动时间，部门设置、名称改变，地址的变迁，职权范围和任务及其变化等情况。（2）可以为研究国家机关史、地方史、革命史以及各种专业史提供组织建设方面比较系统、全面的参考资料；（3）可以为档案馆（室）编写立档单位历史考证提供系统材料，并有利于提高档案收集、整理、鉴定等业务工作的水平；（4）它还可以帮助利用者了解立档单位的情况和认识档案的价值。

286组织沿革的种类大体有：（1）机关组织沿革。（2）地区组织沿革。（3）专业系统组织沿革。组织沿革的内容大致有：（1）机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况；（2）机关的性质、任务、职权范围和隶属关系；（3）机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况；（4）机关领导人的任免情况；（5）机关名称的变更、印信的启用与作废、机关办公地点的迁移等。

287组织沿革的体例包括：（1）编年法（2）系列法（3）阶段法组织机构沿革的构成：（1）序言，说明编写目的、体例、时间断限、材料来源和历史沿革概况等。（2）正文，是组织沿革的主体，主要说明地址迁移、机构成立和调整、机构的职权范围、机构性质和任务，隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况。（3）附录，补充正文所涉及到的有关材料。

2883．专题概要专题概要的特点：（1）主题鲜明，内容专一。（2）材料系统，重点突出。（3）体裁灵活，适应性强。专题概要的编写方法：（1）选题（2）选材（3）综合编写

2894．基础数字汇集基础数据汇编的编写要求：①在编写数据汇编时，选择材料要充分利用统计报表和财务年报，保证所选用材料的准确性和可靠性。②统计口径要统一，对统计口径不统一的有关数据要换算，这样数据才有连续性和可比性，对统计口径变化和数据换算等情况，要用文字记述加以说明。③要根据实际工作的变化和统计内容的变化，及时调整选用的有关统计项目和数据，保证数据汇编的实用性，能全面、准确地反映单位的状况。

290基础数字汇集的种类①综合性基础数字汇集。即系统记载某一机关（地区、专业系统）全面情况的基础数字汇集。综合性统计数字汇集是记载和反映一个地区、系统、单位全面情况的数字汇集。因此，使用数字涉及范围较广，篇幅也较大，包括多个方面情况的统计数字。一般由一个和若干分表组成。②专题性基础数字汇集。即系统记载和反映某一方面基本情况的基础数字汇集。

291项目八档案利用

292学习目标通过本单元的学习，初步掌握档案利用工作的具体内容、意义及要求；掌握档案室利用工作的内容和利用方式；利用档案与利用档案工作的联系与区别；开放档案的内涵。知识要求能力要求通过本单元的学习，能够按照档案开放利用方法和技巧，主动开展档案利用工作，发挥档案价值，服务社会。

293任务一熟悉档案利用工作内容1、掌握档案利用服务工作的含义与地位。2、明确档案利用服务工作的内容以及要求；3、理解“利用档案”与“档案利用工作”的关系。知识目标：能够分析档案利用服务工作在档案整体工作中的地位及其工作要求；能力目标：

294案例导入海天石化总公司的档案部门多年来十分重视围绕企业生产建设的中心工作开展利用服务。该公司66万吨乙烯改造扩建过程是一项跨世纪的工程，并需改造6套装置，新建1套装置。公司档案部门积极配合工程建设部门开展技术服务，将保存的原乙烯装置及高压乙烯装置的地质勘探档案及其他科技档案及时提供给工程技术人员参考。结果仅地质勘探费用就节约了185万元，还缩短了工程的设计时间，直接创造了经济效益。档案利用工作在某种意义上是为了利用者排忧解难的工作。上述案例海天石化总公司档案部门围绕本单位的生产建设的中心任务开展利用服务，应该说是抓住了本单位对档案需求的关键和主体，因此，他们才能准确、及时地根据本单位的需要提供档案，在本单位的生产活动中作出贡献。这个案例告诉我们，档案利用服务能够为本单位生产、经营活动提供非常重要的知识和技术信息，从而创造良好的经济效益和社会效益。

295任务训练活动目标通过网络或实地调查了解档案利用工作的内容及要求；活动组织根据情况灵活分组调查；案例讨论；

2961、学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆是如何开展档案利用工作的，然后各组指定代表介绍他们的调查情况；2、举例一些档案利用工作实际案例，讨论分析“档案利用工作的要求及地位”，每组代表总结分析。活动内容与要求

297【理论支撑】一、档案提供利用工作的含义档案利用工作是档案馆（室）通过一定方式使档案资料直接为社会组织和用户服务的工作。是档案管理工作的重要环节，也是实现档案价值，发挥档案作用的途径。亦称为“档案利用服务”，是档案馆（室）以所收藏的档案信息资源为依据，通过一定的方式、方法，为社会各项事业服务的一项业务活动。

298二、档案提供利用工作在档案工作中的地位档案提供利用工作突出地位主要表现在两方面：一方面，档案利用工作代表整个档案工作的成果直接与各行业发生信息传递、文献供应和咨询服务关系，集中地体现档案工作的方向和作用。它是档案工作联系社会的一个窗口，档案利用工作做得如何，是衡量档案馆（室）业务开展的程度、工作好坏的主要标志。另一方面，档案利用工作在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。

299档案提供利用工作具体表现为：（1）由于档案利用工作的开展，必然向档案工作本身其他环节提出相应要求，促进这些工作环节的开展和提高。（2）通过档案利用工作的实践，可以获得有关档案管理的反馈信息，能比较客观地发现其他环节工作的优劣，有利于扬长补短，不断提高管理水平。（3）档案利用工作与广大利用者发生千丝万缕的联系，做好档案利用工作是对档案工作最有效的宣传，不仅能够引起各方面对档案工作总的重视，而且会在档案的收集、鉴定等各项业务活动方面得到具体的支持。

300三、档案利用工作的基本要求（1）明确服务方向，端正服务态度。（2）熟悉档案，了解和研究利用者的需要。（3）有计划、有重点地编制必要的检索工具和参考资料。（4）建立查阅制度，主要有查阅手续、摘抄、复印范围及清点、核对手续、查阅注意事项等。（5）正确处理档案提供利用和保密的关系。

301任务二传统利用服务与电子化服务1、掌握档案利用服务工作的含义与地位。2、明确档案利用服务工作的内容以及要求；3、理解“利用档案”与“档案利用工作”的关系。知识目标：能够分析档案利用服务工作在档案整体工作中的地位及其工作要求；能力目标：

302案例导入天地公司档案部门工作人员向高叶反映，很多借阅档案的公司员工不及时归还档案，严重影响了他人的利用。而且，有的人虽然还了档案，但由于其不注重保护，有的档案被褶皱了。高叶通过调查，了解到很多借阅档案的人其实只需利用几分钟就可以解决问题，但由于档案室较小，不方便查阅，于是就带回去看，这一带回去，就不知道还了。针对这种状况，高叶向上级领导申请了一间阅览室供借阅人员使用，并组织档案工作人员制定了档案借阅制度，档案催还制度，保证了档案的按时还归。高叶的做法非常好，设置阅览室供借阅人员使用，不但保护了档案，而且也保证了档案利用工作的开展。档案室阅览是档案利用服务的基本途径之一。此外还有出具档案证明、档案展览以及电子化信息服务。尤其是电子化服务是档案部门今后的服务方向。

303任务训练活动目标通过网络或实地调查了解档案利用工作的基本方式与途径；活动组织根根据情况灵活分组调查；案例讨论；

3041、学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆开展档案利用工作的途径，讨论比较每种方式的具体要求及注意事项；2、上网登陆地方档案信息网，了解电子化信息服务现状，每组代表总结分析。活动内容与要求

305【理论支撑】档案利用工作是档案管理工作中最活跃的一个环节，是档案管理工作的根本目的，是检验档案工作成绩的一个指标，也是档案价值实现的途径。因此，各级各类档案馆（室）都积极开展档案利用工作，发挥档案的价值。档案利用工作实务主要包括：提供利用的方式和途径以及各自具体要求等，包括传统的和现代的。

306一、传统档案提供利用方式与途径档案提供利用的具体方式是多种多样的，按照利用档案是原件还是复制件情况来分，归纳起来有以下几种基本方式：一是以档案原件提供利用。如：档案馆（室）开辟阅览室，利用者在馆（室）内阅览一般文件原件；在某些情况下将档案原件暂时借出馆（室）外使用等。但比较珍贵的档案原件及容易损坏的历史档案，不宜通过这种方式直接提供给利用者使用。二是以档案复制品提供利用。如：制作各种形式的档案原件复本，代替原件在馆（室）内阅览或提供馆（室）外利用；编辑出版文件汇编和在报刊上公布档案；举办档案展览等。三是综合档案内容编写书面资料提供利用。如：编写各种参考资料，制发档案证明，函复查询外调，依据档案材料撰写专门文章和著作，向社会提供加工的档案信息。

307根据档案馆（室）的档案利用场地和特点，档案提供利用的基本方式有如下几种：（一）档案室阅览服务要做好以下几个方面。1．阅览室的设置要兼顾优质服务和严格管理两个方面。2．建立必要的规章制度以维护阅览室秩序和档案的安全。3．接待人员要态度热情、业务水平高。4．为方便科技人员迅速地大量查阅，在某些企业、事业单位，可以有条件地实行内部开架阅览。

308（二）档案外借服务档案外借服务，是指档案馆（室）为满足某些需要档案原件或副本作证据的利用需求，按照一定的制度和手续，暂时将档案借出档案馆或档案室外阅览、使用的一种服务方式。（三）档案展览与陈列服务档案展览与陈列的突出地表现在两个方面：第一，有利于宣传档案意义和提高社会档案意识。第二，有利于广泛发挥档案的作用。

309（四）制发档案复制本服务制发档案复制本服务，是指档案馆（室）根据利用者的合理需要，以档案原件为依据，通过复制（包括静电复印、拍照、晒印、摹写、抄录等）、摘录等手段，向利用者提供档案复制本的一种服务方式。（五）制发档案证明服务档案证明，是指档案馆（室）根据机关、团体或个人的询问和申请，为核查某种事实在馆（室）藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而摘抄编写的一种书面证明材料。在社会生活中，有些机关、企事业单位或个人，为处理和解决问题往往需要档案部门提供证明材料。例如，公安、司法、检察部门在审理案件过程中需要证明材料；个人在确认工龄、学历、职称方面需要证明材料等。

310（六）档案咨询服务档案咨询服务，是指档案馆（室）答复利用者询问，指导其利用档案信息资源的一种服务方式。利用者在利用档案的过程中，可能会遇到许多疑难问题，要求档案人员帮助解决。1．档案咨询的种类利用者提出的咨询问题多种多样，因而档案咨询的种类也很多，可以从不同角度划分：（1）按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。（2）按难易程度，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。（3）按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。

3112．档案咨询服务的步骤：（1）接受咨询问题（2）分析咨询问题（3）查找档案材料（4）答复咨询问题（5）建立咨询档案

312二、档案电子化服务电子档案提供利用方式利用方式主要有：1．直接利用2．提供拷贝3．通信传输4．网络服务

313任务三档案开放与公布1、掌握档案开放与公布的含义及关系。2、明确档案开放与公布的程序与要求；知识目标：能够分析档案开放与公布的程序及其工作要求；能力目标：

314案例导入外交部档案向公众开放历程第一批解密档案自2004年1月1日外交部第一次公开解密档案（1949年至1955年）中外人士均可到开放档案借阅处查阅自己感兴趣的解密文件：包括前党和国家领导人的指示、各种重大外交事件文电、政府间条约和协定等。首批确定开放的１万多份档案，主要反映建国初期中国对外关系建立和发展的过程，其中有很多事绝密：例如有关“克什米尔公主号”事件的一些档案。第二批解密档案2006年5月10日起外交部1956-1960年解密档案开始向社会开放。开放档案共25651件，59345页，主要是外交部在工作中形成的各类请示、报告、谈话记录、来往电报以及照会、备忘录等外交文书。档案内容涉及20世纪50年代中后期中国在双边和多边外交领域的有关原则立场、对外交流交往情况。

315第三批解密档案：2008年11月12日，档案馆鉴定和开放处处长张素林告诉记者，此次解密的档案数量是前两批的总和，开放比例也达到70%，接近国际标准。张素林说，“完成这项工作绝非易事，其背后是外交部众多工作人员的辛勤努力。”第一批解密工作完全靠手工完成。在第二批解密工作中，所有档案都事先扫描进电脑。档案是研究历史的重要依据。档案的解密，往往成为史学创新的契机。以前外交档案开放利用是有顾虑、有局限的档案公布，而且利用手续繁琐、严格；现在只要出示有效证件即可，非常方便。按照《档案法》和《实施办法》的规定，档案自形成之日起满30年向社会开放，但涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。

316任务训练活动目标通过网络或实地调查了解我国档案法规关于档案开放与公布的相关规定；并能运用档案开放利用要求对具体利用工作行为进行判断；活动组织根据情况灵活分组调查；案例讨论；

3171、学生分组实地调查了解我国档案法规关于档案开放与公布的相关规定，讨论其具体程序及注意事项；2、上网登陆我国档案信息网，了解档案开放利用现状，每组代表总结分析。活动内容与要求

318【理论支撑】一、开放档案的含义二、开放档案的意义1．开放档案是有利于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化进程的一个新步骤。2．开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。3．开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。三、开放档案的依据1．理论依据2．实践依据3．法律依据

319四、档案开放的标志和要求（一）档案向社会开放的标志档案向社会开放的标志有：1．开放档案与受控档案已经分开，并编制有开放目录。为了开放利用方便，档案馆要将开放档案与不宜开放的档案分开，各自编目。开放与控制使用范围档案应界限清楚，标记明显。2．档案开放的范围与数量已经同级党政领导机关正式批准，并向社会发布了开放档案的信息。档案开放的范围与数量是多少，要经过同级党政领导机关正式批准后才可以向社会公布开放档案的信息，档案馆不可随意决定。3．在接待对象和接待手续方面已符合法规要求。接待对象和接待手续方面，按照《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定进行。

3204．已采取不同的形式向社会开放档案。可采取以下便于公众知晓的方式：（1）通过政府信息公开场所、政府公报等广而告之；（2）通过报纸、电台、电视台刊发、播放；（3）通过公众计算机信息网络、政府网站传播；（4）通过新闻发布会发布或其他形式宣读、播放；（5）出版发行档案目录、原文或摘录汇编；（6）公开发放档案目录、档案复制件；（7）展览、公开陈列档案或其复制件。5．已有数量不等的公民持合法证件到档案馆查阅所需要的档案。

321（二）档案开放的要求档案开放的条件和要求有：1．要有一定数量的档案和必要的阅览条件和复制设备。复制设备。这是开放利用档案的基本物质条件，2．档案已经过整理编目。3．要有开放档案的规章制度。4．要正确处理好开放与保密的关系。5．开放档案如有破损或字迹褪变、扩散，应经过修复保护。古老、珍贵和重要档案，应以复制件代替原件提供利用。

322（三）档案开放原则最大程度地满足社会对档案利用的需求，保障公民、法人和其他组织档案利用权益，维护国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定，保护知识产权和个人隐私。涉密档案提前开放，应向档案形成单位提出提前解密的要求并征得同意。捐赠、寄存档案开放，应征得捐赠、寄存者或其合法继承者同意，且不损害第三方利益。

323五、开放档案的公布公布档案，就是将档案或档案的特定内容，通过某种形式首次公之于众。档案利用工作是档案整体工作中最活跃的一环，利用工作做得好会对档案工作的其他环节起到一定的推动作用。但是由于档案与其他信息不同，具有一定的机密性，所以档案部门在开展利用工作时，应注意以下几个方面：1．要通过多种形式加强开展档案利用工作。2．深层次开发档案信息是开展档案利用服务的前提。

324项目九档案统计

325学习目标1、通过本单元的学习，初步掌握档案统计工作的内容、意义及要求；2、掌握档案统计工作的方法和步骤；知识要求能力要求通过本单元的学习，能够按照档案统计方法和技巧，做好档案统计工作，科学管理档案，服务社会。

326任务一了解档案统计内容和要求1、掌握档案统计工作的含义。2、明确档案统计工作的任务及要求。知识目标：能够明确档案统计工作在档案整体工作中的地位；能够根据档案统计工作要求判断具体做法是否规范。能力目标：

327案例导入某某服装公司的档案室保存有公司的文书档案、设计档案、经营档案、设备档案、音像档案等。由于该公司档案室忽视了档案登记和统计工作，导致存在档案收进、销毁借阅、利用情况不明，档案工作人员对档案的数量、利用情况不清楚。公司总经理对这种状况提出批评，并指示他们完善各个环节，加强档案登记和统计工作。档案工作的进展和质量一方面是通过制度和标准来检验，另一方面就是依靠登记和统计的手段进行记录和反馈。上述案例告诉我们档案统计工作贯穿于档案管理活动的各个环节，可以直接、准确地反映管理进度、问题、责任人等各方面的情况，是一项非常细致的工作。

328任务训练活动目标通过实地或上网调查了解某单位档案室，了解档案统计工作的含义及内容；并能按照我国档案法规的相关档案统计的要求对具体档案统计工作行为进行判断。活动组织根据情况灵活分组调查；

3291、学生分组进行上网查阅我国档案法规中关于档案统计工作的具体规定或实地调查了解某单位档案室档案平时统计的情况与要求，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析档案统计工作的具体任务。2、对比评价，评选最优小组；活动内容与要求

330【理论支撑】一、档案统计工作含义档案统计是档案管理工作中一项重要的环节，是监督和保证档案工作质量，提高档案工作水平的一项工作，在整个档案工作中占有重要的意义。1．统计工作的对象目前，我国档案工作的统计体系，基本上分四个层次：（1）全国档案工作基本情况统计。纳入国家国民经济和社会发展计划的统计指标，由国家档案局组织进行，由国家统计局指导与监督。（2）专业系统档案工作基本情况统计，由专业主管机关组织进行。

331（3）地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计。由地方档案行政管理机关组织进行。（4）档案馆、档案室（包括各种专门档案室）档案工作情况统计。由各档案馆、档案室自己组织进行。2．档案统计工作的任务一方面是及时地对档案和档案工作诸多方面、多种状况的数量表现进行统计调查、整理和分析，比如档案与档案工作的规模、水平、结构、速度等在一。另一方面向国家提供档案统计资料，反映档案事业的水平，可以为国家发展档案事业提供丰富而又准确的依据。

332二、档案统计工作的意义档案统计工作是指导档案工作的一种管理措施和方法，是整个档案工作中必不可少的环节，历来受到档案部门的重视。1．档案统计工作是科学管理档案的基础、手段和方法。2．档案统计是使档案工作处于良性运行的重要保证。3．档案统计工作是提高档案学研究水平的重要保证。三、统计工作的要求1．准确性2．及时性3．科学性4．法治性

333任务二档案统计指标与步骤1、掌握档案统计指标的含义以及确定档案指标的方法。2、明确档案统计工作方法及步骤。知识目标：1、能够确定档案统计指标及应用；2、能够根据档案统计方法与步骤去进行档案统计。。能力目标：

334案例导入德清县档案馆现有馆藏档案143个全宗，57051卷。馆藏结构从时间上看：有建国前档案和建国后档案两种，民国时期档案共有6个全宗，4831卷，起止年代自1928年至1949年，主要是国民党党政军机关和社会团体的档案，记录了解放前武康、德清两县的县政情况和发展历史及重大事件；本馆现存馆藏资料：图书630多种，8880册，主要包括：领导著作和有关政治法律、历史地理、科学文化等方面综合性工具书。如《德清县志》、《德清县续志》等。——来自浙江德清档案信息网档案统计内容设计到档案工作的各个方面，案例中主要是对有关档案馆藏或室藏方面统计。从案例中我们可以看出要进行档案统计首先要确定档案指标，然后通过调查了解得出每个统计指标对应的数量，以服务于档案管理工作。

335任务训练活动目标通过实地或上网调查某单位档案室，了解档案统计指标以及应用；并能按照档案统计的要求对具体档案进行统计应用。活动组织根据情况灵活分组调查；

3361、学生分组进行上网查阅某档案网站或实地调查了解某单位档案室档案平时统计的情况，然后进行档案数据的分析统计。2、对比评价，评选最优小组；活动内容与要求

337【理论支撑】一、常见档案统计指标及其运用（一）档案统计指标的选定原则1．客观性。2．统一性。3．稳定性。4．可比性。（二）档案统计指标的内容1．有关档案馆藏或室藏方面。大体包括以下几点内容：一是档案馆（室）所藏档案总量；二是档案结构分量统计，即对不同种类、不同时期、不同保管期限、不同整理状况的档案数量的分别统计；三是馆藏资料情况等。

3382．有关提供利用方面。一般有两种：一是利用者情况统计；二是利用服务情况。3．有关档案经费及结构建设方面。包括档案事业经费、机构设置情况、基本建设情况、档案库房面积以及档案室（馆）内设备等方面。4．有关档案工作人员基本情况方面。包括档案室（馆）工作人员总体数量（定编）和档案人员结构分量：按年龄段、文化程度、档案专业文化程度以及专业技术职称等情况。5．有关档案方面专业教育基本情况方面。包括普通高校、成人教育、中等学校等教育机构的学生和师资情况等方面的统计。

339（三）档案统计指标的应用1．绝对数。使用绝对数必须注意以下几个问题：（1）绝对数要为相对数或平均数的使用创造条件。（2）必须明确绝对数的含义、统计范围、计算方法等。（3）必须是同一现象的总量。（4）必须使用规范的计量单位。

3402．相对数相对数是两个互有联系的档案工作现象数值的比值（比率）。注意事项：（1）要注意相对数的表现形式，许多种相对数常以系数、倍数、百分数、千分数等形式表示，以百分数应用较多。（2）注意两个指标必须有可比性。（3）注意各种相对数的结合运用。（4）注意相对数和绝对数结合运用。

3413．平均数平均数是表明一般或总体典型水平的统计指标。主要是便于对比分析，反映出各地区、各系统在发展速度等方面的差别。算术平均数是平均数中最常用的形式。在使用时要注意：（1）必须遵循总体同质性原则。即只有对同类现象才能计算。对不同质的现象进行平均计算，结果不能真实反映现实工作状况。（2）平均数应与具体分析相结合。算术平均数的基本计算方法是用标志总量除以总体总量。其公式是：算术平均数=总体标志总量/总体总量（或：标志总量/总体单位数）。

342二、统计工作方法与步骤（一）选定统计指标档案统计指标是进行档案登记、统计、定量分析和系统分析的基础，指标的种类多种多样，开展统计工作时，应根据具体的需要和实际情况选定统计指标。统计指标的选定应按照一定的原则和要求来进行，注意指标的客观性、统一性、可比性和稳定性，不可随意。前面已作介绍，在此不再重复。（二）档案统计调查统计调查就是要取得大量的统计材料，为进一步整理分析打下基础，这是统计工作的关键环节，没有调查统计就无法得到档案工作各方面的实际数据，也就无法进行统计分析，指导现实工作。常用的统计调查的办法有：编制统计报表和专门的调查。

343（三）统计资料的整理和分析统计资料的整理和分析是对调查来的大量的、分散的、原始的统计资料进行整理分析，以得出规律性的结论，或总结经验教训，提高档案的科学管理水平。整理和分析统计资料就是运用调查的资料进行分析，得出结论，常用统计分析公式：1．关于相对数计划完成相对数计划数实际完成数100%=X

344（2）=X100%结构相对数各组总数总体总量

345（3）=X100%动态相对数报告期指标基期指标

346（4）强度相对数（以例示范）例如：该档案室共有6人，负责管理档案24000卷，用正算法和倒算法求出强度相对数。==强度相对数强度相对数24000卷6人6人24000卷正算法：倒算法：

3472．关于平均数计算公式分别为：==（1）简单算术平均数（2）加权平均数总体单位数总体单位数标志总量各单位标值志总和

348任务三档案室（馆）的登记和统计训练掌握档案室（馆）的登记和统计内容与方法。知识目标：1、能够确定档案馆或档案室统计内容；2、能够根据档案统计要求规范填写档案馆或档案室统计表格。能力目标：

349案例导入关于上报2008年度档案统计报表的通知为了解和掌握各基层单位档案管理工作情况，根据自治区档案局《关于上报2008年度档案统计报表的通知》精神，现将档案统计报表汇总上报事宜通知如下：一、上报时间请各单位将2008年度档案统计报表于11月20日前报公司经理（党委）办公室档案科。二、填报报表注意事宜各单位要准确理解档基3表指标解释，按照档基3表进行填报。填报时要特别注意以下问题：（一）按照《归档文件整理规则》以件为保管单位归档的档案，均按照“以件为保管单位档案”填报。

350（二）“室存全部档案”（32-45）不应少于“室存永久、长期档案”（46-49）。特注：第（32-45）行“室存全部档案”中，包括第（50-57）行“本年接收档案”。………（六）“本年度编研资料”第（107-110）行字数的单位为“万字”。三、统计报表填写要求各单位在填写报表时，要做到不漏项、不重报，字迹清楚、数据准确，年度、单位类别代码、对应关系和统计指标单位准确无误。档案统计报表一律由单位负责人签字并加盖单位公章后以纸质和电子版形式上报。档案统计工作现在已经形成登记和统计制度，是各单位档案室的工作内容之一，各单位应认真做好。档案部门对其档案登记和统计工作及你想那个指导和督促。

351任务训练活动目标通过实地调查学校或某企业档案室，了解其档案档案登记与统计情况以及统计报表的填写；并能按照档案统计报表的要求对示例报表进行填写（数据教师提供）。活动组织根据情况分组调查；

3521、学生分组实地调查学校或某企业档案室，了解其档案档案登记与统计情况以及统计报表的填写；然后按照档案统计报表的要求对示例报表进行填写。2、对比评价，评选最优小组；活动内容与要求

353【理论支撑】一、档案室的登记和统计工作档案室主要通过以下形式去统计：1．卷内文件目录：登记和统计单份文件的数量、卷内文件的页数；也可以从案卷封皮上“本卷共多少件多少页”直接统计。2．案卷目录：登记和统计案卷的数量。通过案卷目录可以统计档案的总量或某类档案的案卷数量状况。卷内文件目录和案卷目录是档案最基本的登记和统计形式。3．总登记薄：这是用来登记档案收进、移出等变化情况和实存数量的登记、统计形式，控制着档案室全部档案的总量和变化情况。

354格式如下：总登记薄案卷目录号案卷目录名称所属年度案卷收入案卷移出（或销毁）目录中现有数量备注移入日期目录中数量实收数量移出日期移往何处移出原因与文据数量米卷米卷米卷米卷12345678910111213141516

3554．档案收进移出登记表档案收进移出登记表日期部门名称经办人姓名变动原因（收进或移出）变动案卷数库存案卷累计数永久长期短期合计永久长期短期合计

356二、档案馆的登记和统计工作档案馆常规统计工作有：（一）收进登记薄顺序号收到日期移交单位接收材料依据全宗名称所属年代数量档案状况说明全宗号备考卷米

357（二）全宗名册全宗名册是用来统计档案馆保存档案的全宗数量，并固定全宗顺序号的登记表册发。格式如下：全宗号全宗名称案卷目录起止号起止年代档案数量其中存放位置初次入馆日期移出说明卷米永久%长期%

358（三）案卷目录登记薄案卷目录登记薄是用来统计档案馆内各个全宗案卷目录的数量，固定案卷目录顺序号的表册。格式如下：全宗号案卷目录号目录名称所属年代案卷数量目录页数目录份数保管期限移出说明备考

359（四）档案馆基本情况表（即国家档案局制发的档统3表）用表格的形式将档案馆的基本情况统计出来，上报上机主管部门，以指导下一年的档案工作。比如：馆藏全宗187个，馆藏档案118920卷1595米，按件归档案23977件181米。声像档案64盘，照片档案13164张，底图7589张，光盘138张，缩微卷片10000幅（438米），图书资料14453册（其中地方资料1131册）。破产转制企业寄存档案112991卷（册）。2007年度，县档案馆共接待利用档案2425人次、7936卷（件）次，其中，公民个人利用1500多人次、2500卷（件）次。

360三、统计报表的编制统计报表就是档案室、档案馆以及下级档案事业管理机关，按照统一的规定向上级以表的形式报送档案统计资料。下面以国家档案局制发的档统4表为例，说明编制统计报表的方法。

361大型工业企业档案工作基本情况表档统4表制发机关：国家档案局20年度国家统计局填报单位：机构定编现有专职人员（人）兼职人员保存资料现有库房面积m2总计年龄文化程度档案专业程度干部专业技术职务种册五十一岁以上三十六岁至五十三十六岁以下大学毕业高中初中及以下大学毕业中专职业高中训练班研究馆员副研究馆员馆员助理馆员管理员中专普通高中1234567891011121314151617181920212223合计档案室档案馆

362另外，还有档案数量、档案借约利用情况、本年编研档案资料、设备（台）等。统计时注意：1．要认真阅读说明和指标解释，了解指标的含义、范围、计算方法，指标之间的关系，等。如表中“现有专职人员”是指企业档案部门的全部固定职工；2．使用的计量单位应该符合要求，如“现有库房面积”“档案数量”的内容和计量单位都作规定和说明。3．以前档案数量常用“卷”来计量，但由于卷的厚度不同，因此不太准确，现逐渐采用国际做法，采用“米”做单位

363四、档案事业管理机关的统计工作各级档案事业管理机关对所属业务指导工作范围以内的档案材料、档案工作情况和档案工作人员构成等基本情况，应该具体、精确、系统地了解，以便根据上级的指示结合所属地区、单位的实际情况，进行业务指导工作。档案事业管理机关的统计工作，一方面依靠所属档案馆（室）填报登记、统计报表和卡片，另一方面也可以根据填报来的材料进行综合分析，按照工作需要拟制填写其他统计表。档案事业管理机关的统计工具主要是全宗卡片和全宗变化情况年度报表等，以后随时补充。还可以进行综合统计：档案机构、人员情况、档案数量与状况、档案提供利用情况等等。

364档案统计表类别：序号年度数量保管期限备注卷张永久长期短期小计

365（1）全宗卡片。它是档案事业管理机关掌握本行政区域内各档案馆保存的全宗状况和全宗分布情况的一种登记形式。卡片由档案馆填写，并向档案事业管理机关报送。档案事业管理机关收到全宗卡片后，要进行全面检查，然后按档案馆集中，以全宗顺序号排列保管。（2）全宗变化情况年度报表。档案馆向档案事业管理机关报送全宗卡片后，每年应向档案事业管理机关报送全宗变化情况年度报表，说明每一全宗内档案增减变化情况，档案事业管理机关将报表反映的情况填在全宗卡片上。（3）档案机构、人员基本情况统计表。是档案部门统计档案工作人员的具体情况的一种报表，是对单位档案管理人员的变更情况及基本信息详细登记填写，不仅方便了档案业务指导工作的开展，也便于档案行政部门对各立档单位档案人员队伍开展针对性的建设。

366项目十专门档案管理与档案数字化

367学习目标通过本单元的学习，初步掌握专门档案——人事与会计档案管理工作的内容、意义及要求；掌握档案数字化工作的方法和步骤；知识要求能力要求通过本单元的学习，能够按照档案数字化工作的方法和步骤，做好档案数字化，以服务社会。

368任务一人事档案管理1、掌握人事档案管理工作的内涵。2、明确人事档案管理的任务及要求。知识目标：1、能够明确人事档案归档材料范围、管理方法等；2、能够根据人事档案管理要求规范地进行人事档案的管理。能力目标：

369案例导入丢失职工人事档案赔偿损失6万元王先生原是北京市某建筑工程公司的正式职工，1985年1月被劳动教养，单位随之与他解除了劳动关系。2002年，王先生在办理求职证时，发现原工作单位并没有按规定把他的人事档案转移到他的户口所在地。王先生找到原单位，被告知他的人事档案找不到了。由于没有人事档案，2003年9月30日，社保部门停止了王先生社会养老保险的补交办理手续。王先生遂起诉至法院，要求原工作单位赔偿其各种损失10万余元。北京市第一中级人民法院对这起特殊纠纷案作出终审判决，判令王先生原来的工作单位一次性赔偿王先生各项损失6万元。

370人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。被告北京市某建筑工程公司将王先生开除并与其解除劳动关系后，未将其人事档案按照国家政策规定，及时予以转出，造成档案遗失，影响了王先生今后就业及享受相关待遇，给其取得相关利益造成了可预见的损失，将王先生人事档案丢失的北京市某建筑工程公司应当依法承担赔偿责任。

371任务训练活动目标通过实地调查了解某单位人事处或者结合学生自身档案内容讨论分析，了解人事档案的内容及管理制度；人事档案收集、转递的手续。活动组织根据学生情况灵活分组调查；

3721、学生分组进行调查了解某单位人事处或者结合学生自身档案内容讨论分析，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析人事档案管理的具体任务。2、结合现实“丢档、弃档现象”讨论人事档案管理的重要性；活动内容与要求

373【理论支撑】人事档案一般分为十大类：（1）履历材料（2）自传材料（3）考察考核鉴定（4）学历和专业评聘职务材料（5）政审材料（6）党团材料（7）表彰奖励活动（8）处分材料（9）工资、职务任免材料（10）其他

374人事档案管理职责：（1）保管干部档案，为国家积累档案史料。（2）收集、鉴别和整理干部档案材料。（3）办理干部档案的查阅、借阅和转递。（4）登记干部职务、工资的变动情况。（5）为有关部门提供干部的情况。（6）做好干部档案的安全、保密、保护工作。（7）调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设和业务指导。（8）推广、应用干部档案现代化管理技术。（9）定期向档案馆（室）移交死亡干部档案。（10）办理其他有关事项。

375一、人事档案收集人事档案材料的收集渠道主要有：一是通过组织、人事、劳资及其他人事管理部门收集各有关人员的人事档案材料；二是通过员工所在的党团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门收集各有关党团材料。三是通过业务部门、科技部门及学校、培训部门收集学历、学识、才干及奖惩材料；四是通过纪检、监察、司法及有关部门收集处分或免予处分的决定、查证核实报告、上级批复、个人陈述或检查、法院判决书。五是通过本人或报纸杂志及有关部门收集发明创造、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

376为确保人事档案材料的完整与齐全，各单位必须建立和健全人事档案管理制度，包括以下几方面：（1）要建立收集材料的联系制度，及时掌握干部工作动态和信息，通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。（2）建立常规联系制度，经常沟通材料渠道，变坐等材料为主动索要，指定专人负责，定期或不定期收集干部档案材料，确保干部档案材料齐全。

377（3）接到干部任免、工资变动通知后，要及时登记干部职务变动和工资变动情况。（4）要定期查看干部档案，发现缺少材料和材料不符合要求的，要及时登记并向有关部门、单位索取。（5）根据工资需要有计划地布置填写干部履历表、做鉴定、写自传等，及时充实干部档案内容。

378二、人事档案的整理整理方法：集中整理、经常性整理和补充性整理。整理要求：按照《干部档案整理工作细则》的要求，人事档案整理工作应做到“认真鉴定、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”，“通过整理使每个档案达到完整、真实、精练、实用”。

379人事档案整理工作的步骤：分类——复制——技术加工——排序编号——编制卷内目录——打孔与装订——书写卷名——检查验收。

380三、人事档案的鉴别具体地讲人事档案鉴别工作的内容：一是判定文件是否属于人事档案。二是判定是否属于同一对象的人事档案。三是判断材料是否真实、准确。四是审核文件是否手续完备。五是核实归档文件的质量：

381四、人事档案查（借）阅制度查（借）阅人事档案人员，必须是中共正式党员，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、增添、污损、抽取、折叠或撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容；违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。查（借）阅人事档案的单位和个人，只允许查阅批准查阅的内容，未经批准不得擅自抄录，拍摄或复制档案内容;因工作需要从档案中取证的，必须由组织人事科主管领导审查批准后方可复制，抄录或拍摄，并进行登记和加盖组织人事科公章后，方为有效。查（借）阅人事档案人员，严禁查（借）阅本人及其亲属的档案，严禁用电话查询和答复档案内容；编制地方志，撰写人物传记等一般不得查阅人事档案；如确需查阅的，须经组织人事科负责人同意后，只许查阅档案的有关部分内容。因入党、入团、入学、参军和出国等进行政治审查，所在单位和组织一般不得查（借）阅其父母及其亲属的档案；

382查阅人事档案，必须在人事档案室进行，严禁将档案材料带出，如因特殊情况必须借出时，要申明理由，并按照干部管理权限审批，方可借出；借出的档案必须妥善保管，不得转借他人，不得给无关人员翻阅，必须在规定时间内归还。下级人员不得查阅上级人员的档案；严禁因私查（借）阅档案。除干部死亡撰写生平材料需要外，干部档案一般不外借；如因其他工作需要必须借出使用时，要经档案管理单位负责人批准，限15天内归还，借用期间不得擅自转借其他单位或个人。查（借）阅人事档案手续：各部门因工作需要，须查（借）阅人事档案，查（借）阅人员应填写《查（借）阅人事档案审批表》，按规定程序办理相关手续；查（借）阅本单位其他人员档案，由查（借）阅人员所在单位负责人审批与组织人事科负责人审批后方可查（借）阅。在查（借）阅人事档案时，必须履行登记手续，查（借）阅人员应填写登记表，并注明结束时间。

383人事档案查（借）阅审批表查（借）阅单位查（借）阅人姓名身份政治面貌被查人姓名身份查阅干部档案□借阅干部档案□查阅职工档案□借阅职工档案□查（借）阅事由查（借）阅内容查（借）阅人所在单位意见盖章：年月日组织人事办审批意见备注

384五、人事档案的转递制度职工调离单位，人事档案须及时转递到新的工作单位人事（组织）部门；接收单位的人事部门对转进的人事档案，要及时认真清点，查实无误后，回执方可退回档案寄出单位。辞职、自动离职或被单位辞退等处理的职工，本人须到人事档案室办理档案转至有关省（市）人才交流中心等有关部门的手续。人事档案须通过省、市机要交通部门以机密件寄出或由组织、人事部门的二名正式党员取送，严禁公开邮寄或本人自带。人事档案的转出，必须完整齐全，按规定进行认真的整理并装订成卷，不允许有零散材料，不得扣

385留材料或分批转递；装订完毕的档案，要严密包封，并加盖密封章。转递档案必须详细填写《干部档案转递通知单》，严密包封，并在包缝加盖档案管理单位印章。收到档案的单位应认真核对档案，在回执上签名盖章立即退回；凡属误转的档案，应写明情况，尽快退回转出单位；凡转出档案1个月后未收到回执的，应向接受单位催问，以防丢失。干部调配、任免部门应与干部档案管理单位加强沟通和联系，及时通报有关干部的调动、任免情况，以做到“档随人走”。

386六、人事档案的保管七、人事档案材料的销毁

387任务二会计档案的管理1、掌握会计档案管理工作的内涵。2、明确会计档案管理的任务及要求。知识目标：1、能够明确人事会计归档材料范围、管理方法等；2、能够根据会计档案管理要求规范地进行会计档案的管理。能力目标：

388案例导入新旺食品公司在财会工作日常的出纳、记帐、核算等业务工作做得很规范，但是却不太重视会计档案的管理。他们认为，一个会计年度终了后，只要年度财务会计报告编制完成，会计档案的作用就不大了，于是对于会计档案的管理就很松懈。比如：会计档案归档立卷不规范，会计凭证粘贴和装订不牢固；会计档案保管设施不完善等。该公司会计档案的这种情况使得查帐时需要花费很大的人力从无序的账册中寻找查阅对象，有时即找到也会发现材料不全，给工作带来困难。单位在对于经费的使用、资金的流转、物资和设备的购置等进行报账、登记和管理过程中会形成凭证、帐薄和报表等会计档案，他们是单位财务活动的客观记录和凭证，能够直接反映单位经济运行的状况，是财务会计工作正常进行的工具。同时也是对于财务工作进行监督、检查的依据。因此，会计档案的管理工作是会计档案功能实现的重要保证。

389任务训练活动目标通过实地调查了解某单位财务处或档案室，了解会计档案的内容及管理制度；会计档案收集、整理、保管的具体要求。活动组织根据学生情况灵活分组调查（课外时间进行）

3901、学生分组进行调查了解某单位财务处或档案室，了解会计档案的内容及管理制度；会计档案收集、整理、保管的具体要求，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析会计档案管理的具体任务。2、结合现实案例，讨论会计档案管理的地位；活动内容与要求

391【理论支撑】一、会计档案内容（一）会计档案内容（1）会计凭证（2）会计账簿（3）会计报表（4）其他会计核算资料（二）会计档案的特点：（1）产生与使用的普遍性（2）形成过程的连续性（3）形成程序的严密性

392二、会计档案的装订会计档案的整理一般采用“三统一”的办法分类标准统一档案形成统一管理要求统一

393会计凭证装订前的准备工作：（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；（2）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；（3）摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；（4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；（5）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。

394会计凭证装订时的要求：（1）用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；（2）凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；（3）装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。

395会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：（1）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。（2）活页账簿装订要求：a．保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。b．多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

396c．在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。（3）账簿装订后的其他要求：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象；会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账；会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

397会计报表的装订会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。

398三、会计档案的保管（1）会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：开列清册，填写交接清单；在账簿使用日期栏填写移交日期；交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。（2）会计档案的保管要求。会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架；会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

399四、会计档案的借阅会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准；外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

400五、会计档案的保管期限会计档案的鉴定是指划分会计档案的保管期限，对其进行初步鉴定、复查鉴定和对丧失价值的会计档案予以销毁的工作。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：1996年度终了日为12月5日，保管期限按1997年元月1日开始计算。属于永久：年度决算报表，涉及外事和对私改造的会计凭证、账簿等。属于定期：会计账簿、凭证和月报表等。

401鉴定工作的组织与方法单位在鉴定会计档案时，应成立由主管领导、会计部门与档案部门负责人参加的鉴定工作领导小组，制定方案，明确要求、步骤和方法，确保质量。任何个人不得擅自处理会计档案。步骤1．初步鉴定——由会计人员完成。在每年的年度终结时候，对需要归档的会计材料进行整理、编目、装订，并根据《会计档案管理办法》确定保管期限。2．复查鉴定——档案部门3．销毁鉴定——对保管期满、可以销毁的会计档案，由档案部门提出意见，再由会计部门与档案部门共同鉴定，确认可以销毁的档案；然后编制销毁清册，经批准后，对档案实施销毁。

402六、会计档案的编目会计档案案卷目录顺序号案卷号原凭证号案卷标题起止年月日页数保管期限存放位置备注库房号柜号格号

403七、会计档案的提供利用与编研会计档案的编研工作会计档案编研工作的主要内容是根据档案的内容和本单位的需要编制一定形式的档案参考资料。通常会计档案管理部门以编制数据性档案参考资料为主。（1）基础数字汇集。基础数字汇集是利用会计档案中各方面的数据信息，将立档单位经济管理活动的数据按若干项目编辑而成的一种档案参考资料。其作用是供单位领导和业务人员全面、系统地掌握情况。（2）重要数据汇集。重要数据汇集是按照时间顺序，将资金、主、产值、利润、利税、工资、奖金成本等分项制成表格而形成的档案参考资料。（3）阶段性资金分析表。阶段性资金分析表是按时期对比和反映企业资金运转使用情况的参考资料，主要供单位领导掌握单位经营情况、养路费经验教训和研究发展方向。

404八、会计档案的销毁表：会计档案销毁清册案卷号单位类别案卷标题所属年月会计专业编号页数保管期限鉴定日期销毁日期备注

405表：编制会计档案销毁审批报告会计档案销毁审批报告经会计档案鉴定小组于年月日鉴定后，共清理出无保存价值的会计档案（）卷，应予销毁，请审批。单位名称会计档案名称起止卷号共计册数起止年度应保管年限已保管年限主管部门审批意见：年月日本单位领导意见：年月日财会部门审批意见：年月日档案部门审批意见：年月日监销人签名：销毁人签名：

406任务三纸质档案数字化1、掌握档案数字化的内涵。2、明确档案数字化的任务及流程。知识目标：1、能够明确档案数字化的内容与原则等；2、能够根据档案数字化的程序规范地进行纸质档案数字化及其维护管理。能力目标：

407案例导入钟苗是一拥有若干家分公司大型企业的办公室行政秘书。一天，一分公司工作售货员来查阅一份档案时说：“我用了半天的时间就为了查这份档案。”这件事引起钟苗的注意，她建议把分公司利用频率高的档案在总公司网站上公布，这样就可以省去了很多时间。目前，公司已经引进设备将常用的纸质档案进行数字化，建立电子档案数据库，把档案内容传到了网上，这样分公司查阅档案再也不用跑到总公司去了。档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。网站也是连接档案工作与用户的纽带，档案工作的质量如何，在很大程度上体现在网站建设上。从上例也可以看出，档案数字化是实现电子档案网络检索利用的前提。电子档案网络服务是时代发展的需要，是快捷、实用的服务交流系统。

408任务训练活动目标通过数字化训练学生进行纸质档案数字化的技巧；活动组织1、根据学生情况灵活进行2、课前准备一些纸质档案的案卷；扫描仪若干，

4091、学生分组运用计算机、扫描仪或数码相机等设备按照纸质档案数字化具体要求，将待数字化的纸质档案扫描或文字录入将案卷信息输入计算机系统，并讨论如何更好地进行数字化建设。2、结合现实档案信息网的具体信息化情况案例，讨论我国纸质档案数字化的现状如何；活动内容与要求

410【理论支撑】一、档案数字化的意义（1）档案信息数字化能够提供档案信息方便快捷利用的服务方式。（3）档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现。（2）档案信息数字化是对纸制档案原件实行有效保护方式。（4）档案信息数字化为实现档案信息资源共享奠定基础。

411二、档案数字化原则（一）科学性原则（二）实用性原则（三）规范性原则（四）安全性原则（五）共享性原则

412三、档案数字化标准档案信息数字化的目标是实现档案信息的资源共享，而各行各业单位的档案信息载体、内容等千差万别，格式、信息内涵的缤纷繁杂，因此在档案信息数字化过程中各档案部门必须遵循国家档案管理和信息管理方面的标准。

413档案信息数字化的内容主要有两二个方面：一是每年新增的档案信息的数字化。二是馆藏档案信息的数字化，馆藏档案指已经履行文件材料的物理归档手续，并经档案管理工作者整理上架待检索查阅的档案信息。数字化处理方式的选择直接扫描法；数码相机拍摄法；缩微影像转换法。数字化基本程序：前期准备；实施转换；图像处理；数字化存储；后期整理。

414五、档案信息数字化的内容档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化；二是档案全文信息的数字化。

415六、档案网站建设网站建设的战略方针——“统一规划，整体建设，一步到位”。“统一规划”可以最大程度避免信息孤岛；“整体建设”可以集约化实施，降低建设中重复开发的投入，以较少花费搭建公共平台，并解决地县经费少、缺乏专业人才等问题。“一步到位”，使用统一的软件系统，能够事先考虑到档案资源的社会共享问题，避免将来在不同的软件和数据格式中费力地协调统一。

416七、数字档案馆建设数字档案馆的主要特点：（1）存在方式上，是一种无形的信息组织与利用环境；（2）运行方式上，存取档案信息的网络化；（3）功能定位上，以存取为中心。