《信息与档案管理学》PPT课件

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1、信息与档案管理－－王琦绪论信息工作简介文书工作简介档案管理工作简介一、信息工作1、信息的定义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。☆信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。☆信息要和信号及消息相区别：1、信号可以用来传递某种约定的声音、光线和标志等，其最大的特点是约定性，它只是信息的一种表现形式，信息是信号的内容；2、消息是指传播某一事物的音讯和新闻，其主要特征是传播性。消息只是信息的外壳，信息才是消息的内核，只有揭去外壳，才能捕捉内核。2、信息的特征：真实性信息强调的是客

2、观存在的一切事物通过物质载体发出的有关内容，因此，任何信息都要求能如实反映客观的事实，凡不符合事实的东西只能称为讹传，不具有任何使用价值。价值性信息强调的是各种事物通过物质载体发出的一切有价值的内容，因此，信息总会或多或少地对完成某项工作有所帮助。多变性客观事物的复杂多变，反映其状况的信息也会随之变化，加上信息总是滞后于事实,因此有价值的信息总是处于不断的更新变化的过程中。共享性信息资源与其他物质资源不同，物质资源在使用时具有一次性的特点，信息则不然。当信息的拥有者把信息传递给他人时，他仍保有信息的使用权。除了需要保密的少量信息外，其他信息都不具有独占

3、性。3、信息工作的程序：信息收集通过各种方式获取所需要的信息过程。信息收集是秘书信息工作的基本内容，也是信息工作的关键的一步。信息整理将所获取的信息分门别类地加以归纳，使原来分散的、个别的、局部的、无系统的信息，变成能说明事物的过程或整体，显示其变化的轨迹或状态，论证其道理或指出其规律的系统的信息。这是一个“去伪存真，去粗取精”的过程。信息传递借助一定的载体，通过一定的渠道，将经过加工整理的信息传递给需要者。信息存储将有查考利用价值的信息存放保管起来，以备利用。信息按程序存储后，便完成了变原始信息为有用信息、变单一信息为综合信息、变无序信息为有用信息、

4、变低层次信息为高层次信息、变零散信息为系统信息的过程。信息利用将经收集、整理、存储的信息资源提供给企业决策层利用，满足其信息需求的过程。4、秘书信息工作的内容：日常工作中的信息工作（办事）秘书日常事务工作包括值班、接打电话、接待工作、安排活动。会务工作中的信息工作（办会）会议是信息沟通、信息处理的重要手段。开会的过程就是信息交流、信息处理的过程。秘书的会务工作，实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的。文书处理中的信息工作（办文）文书是重要的信息传递载体。秘书每天都要处理大量的文书，从文书的起草、制作、分发、收文、传阅、归档就是信息工作的整个程序。二

5、、文书工作1、文书文书是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。文书和档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各有其特殊性。两者的性质不同、目的和作用不同、存在和发挥效用的时间不同。2、文书的处理程序文书处理程序是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节。一般来说，机关文书处理工作通常是分为：发文、收文和文件管理三个方面。文书处理程序的特点：确定性、连续性、规范性发文处理的具体环节包括：拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发收文处理的具体环节包括：签收、登

6、记、分发、拟办、批办、承办、催办、注办文书管理的具体环节包括：保管、利用、清退、归档、销毁三、档案管理1、档案的定义：档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2、档案是由文件有条件的转化而来：转化条件：a.办理完毕的文件才能作为档案保存。b.对实际工作和科学研究有一定查考利用价值的才有必要作为档案保存。c.按照一定规律经过归档集中保存起来的文件，才能最后成为档案。☆“今天的档案就是昨天的文件，今天的文件就是明天的档案”这种表述忽略了文件向档案的

7、转化有一个相当长的过程，忽略了文书人员和档案人员在转化过程中的作用，也忽略了文件向档案转化的内在依据。3、档案的作用凭证作用参考作用4、档案工作基本原则（1）统一领导,分级管理这是档案工作的核心（2）维护档案完整与安全这是档案工作的基本手段（3）便于社会各方面对档案的利用这是档案工作的根本目的5、档案管理工作的内容档案收集档案整理档案鉴定档案保管档案检索档案利用档案编研档案登记统计6、全宗与全宗原则全宗全宗的概念由法国国家档案馆第一任馆长卡默提出的。全宗指一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。全宗

8、原则一个全宗是一个不可分散的有机整体，在管理中不容分散，不同全宗的档案不容混淆。第一章信息收集