《档案与档案工作》PPT课件

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1、第七章档案与档案工作一、档案的定义法律定义：《中华人民共和国档案法》第二条：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”学术定义：国家档案局1992年10月发布的行业标准DA/T1—92《档案工作基本术语》的表述：“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。”简单说，档案是“原始的历史记录。”是再现历史真实面貌的原始文献。因为档案继承了原始记录性，所以就具有历史再现性，因此档案才具有凭证价值。从档案的来源看，档案是由文件有

2、条件地转化而来的。注意，这里的“文件”是广义的文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。也可以说，档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，从文件到档案是一个批判继承的过程。文件与档案从内容和形式来说，两者完全相同，但从时效性来讲，档案是已经办理完毕的文件；再从价值评判看，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华。二、档案的整理与编目1、档案整理——概念和要求档案整理就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化，条理化的过程。其基本要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的

3、有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。基本方法如下：A、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合就是将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目就是将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。B、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录

4、音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。各类档案的整理归档时间不尽相同。文书档案整理归档时间一般在第二年的上半年，会计档案由会计人员自己收集、整理，隔年向档案室移交；科技档案在活动结束后一个月内归档；特种载体档案应在形成后及时归档。2、文书材料的整理文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。一）以案卷为单位整理以案卷为单位整理文书材料时应当符合《

5、文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。1）分类按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。（2）分类别：将文书材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目分开。（3）分问题：将文书材料按其内容所反映的问题分开。（4）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限，将文书材料按不同的保管期限分开。保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期，长期的保管期限为16—50年，短期为15年以内。保管期限为

6、永久的主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，主要包括：本单位处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结；综合统计年度报表；有关本单位领导人的任免，市级以上的表彰、奖励；重大活动形成的文件材料；涉及单位所属的土地、房产和重要资产等方面的文件材料。2）组合组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。其基本方法是：（1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一问题

7、的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。（2）会议文件，一般一会一卷，也可以根据文件多少，一会数卷或数会一卷。（3）统计材料、表册等文件，一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。（4）简报、刊物可按名称数期一卷或一期一卷。（5）其它特殊性文书材料可根据具体情况进行组合。3）编目A、卷内文书材料排列卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程