办公电话管理规定

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办公电话管理规定一、目的为加强办公电话的管理，本着方便工作、规范管理、厉行节约的原则，特制定本规定。二、适用范围适用于公司所辖各部门、车间。三、管理职责（一）总经理办公室为公司办公电话管理的归口部门。（二）各部门、车间负责各自办公电话的管理工作。四、办公电话申报、安装、维修管理（一）当现有电话线路不能满足工作需要时，应由部门或车间提出申请报总经理办公室，总经理办公室收到申请后将进行调研确认，并形成书面意见报总经理审批。经总经理审批后，由总经理办公室负责进行内部调解或与电信部门联系增设电话。（二）当电话出现故障时，相关部门、车间及时通知总经理办公室，总经理办公室必须尽快联系相关人员进行维修。1、由总经理办公室负责记录维修情况及维修使用的零部件，列入该部门办公费用内。2、根据维修情况判断，如果电话是人为损坏，由损坏人照价赔偿。五、办公电话使用（一） 办公电话主要是作为与外界沟通、开展业务之用。3

1（二）打电话时要注意礼节，长话短说，简明扼要，减少通话时间。（三）使用前应对要讨论、商洽事情稍加构思，并且要准备纸和笔以方便记录。（四）通话的具体要求1、接听电话要求（1）所有来电，务必在三响之内接答。（2）通话时，听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约五公分处，中途若需与他人交谈，要用另一手捂住话筒。（3）必要时做好记录，通话要点要问清楚。（4）对方挂断之后方为通话完毕，不得用力掷听筒。2、接听电话时的言谈规定（1）声调要自然、清晰、柔和、亲切，声音不要过高，也不要过低。（2）不准讲粗话，使用蔑视和侮辱性的语言。（3）不准开玩笑。（4）多用敬语，如“请”、“谢谢”、“您”等。3、来电接听程序（1）接听电话按“您好＋办公室名称（外线加公司简称）＋本人姓名”顺序执行。（2）当来电要找的人不在时，应询问对方是否需要留言或回电话。做留言记录的时候,要问清楚对方的电话号码、尊称，并边记录边重复客人留言，最后复述一遍。（3）接收传真的时候要问清楚传真件页数，收件人所属部门，接收完毕后应马上送交收件人。六、费用控制3

2（一）内部联系使用公司内网，接打电话免费。（二）总经理办公室核定各部门的电话数量，确定是否开通长途的电话，对固定电话费实行定额管理。（三）禁止拨打信息台，电话单中的信息费一律不予报销，从责任人工资中扣除。（四）禁止在公司内打私人电话。（五）每月月末总经理办公室负责对固定电话费用进行统计，并与固定电话费定额标准进行核对，每月电话费超出定额部分，由电话使用者自行负担。3