电话管理规定

《电话管理规定》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、电话管理规定2适用范围适用于本集团公司所有电话管理。3定义无4职责4.1人力资源中心：负责电话的安装、使用、维修、停机等相关事项的统筹管理。4.2电话责任人：负责管理口己的电话及控制电话费川。（一人以上共川一个电话号码的，责任由所冇使用人共同承担。）4.3各部门：负责宣导、执行本管理规定。4.4财务中心：负责对电话费用结算。4.5总裁：负责开通国内、国际长途电话的审批。5工作内容5.1基木原则5.1.1实行“谁使用谁负责”原则，每部电话使用人即为负责人，若无固定使用人则视为部门负责人负责。5.1.2电话号码不足时

2、人力资源中心将按就近原则安排周围附近数人共用一个电话号码。5.1.3公司内线电话用于各部门Z间的工作联络，任何人不得用内线电话聊天、谈笑。5.1.4办公电话原则上不得作私人电话使用。5.1.5非前台人员不得在总机上接听/拔打电话。5.1.6办公室电话主要用于工作联系，提倡使用文明、简捷的语言，以减少通话时间。5.1.7非本公司工作人员不准使用本公司话机打市内电话和长途电话。5.1.8严禁用办公电话拔打信息台。5.1.9人员调动或更换工作台，原则上电话及电话号码不能随莫带走。副总监级（含）以上人员可视情况到人力资源

3、中心中请电话移位。5.2电话号码的中请与定位5.2.1部门因业务扩大增加人员需新增电话，山部门填写《电话申请表》经部门负责人审核后交由人力资源中心负责人批准。5.2.2人力资源中心负责人批准后山前台文员将需求电话号码信息传真至电信局，山电信局安排处理。5.2.3电信局给予电话号码后由人力资源中心电工负责安装到部门指定位置上（电话机由部门自行向采购申请）。5.3电话安装：5.3.1电话之初装以开通内线为原则。5.3.2各部门电话号码如需开通市话、国内长途、国际长途、來电显示等其他需耍另外收费的功能，需由巾请部门填写

4、《电话巾请表》，由部门负责人签字后交由人力资源中心负责人批准,批准后方对由前台开通和应功能，其中开通国内、国际长途需交由公司总裁批准后前•台方可开通。5.4电话使用管理5.4.1设冇密码保护的电话号码（开通国内长途和国际长途的电话）下班后必须锁定电话，若因未锁电话而造成的不明话费均「h电话负责人全额承担。另外，为避免其它人员利用下班时间在前台拨打电话，前台必须在每天上、下午下班时将总机电话加密码，上班后解密。5.4.2凡外来电话，遇被访人外出时，应山部门靠近人员接听，并记录留言转告。5.4.3前台接外线电话至分机

5、时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线，相关要求可参照《前台管理规定》。5.4.4前台每次拔打长途电话前应在《长途电话使用背记表》上登记联系单位、联系人、联系事由和大约通话时间等。5.4.5公司总分厂Z间的内线电话禁止以市话方式拔打，若以市话方式拔打产生的话费由电话责任人支付，并按情况轻重给予英电话责任人通报批评处分。5.5电话移机、停机、停用号码重新起用5.5.1副总监级以上（含）人员因工作原因发生办公地点变动需要移机时，由部门文员填写《维修中请单》由部门负责人审核交由人力资源中心负责人批准后由电工进行移机。5.

6、5.2部门人员调整、人员变动等各种原因需要停止使用电话时，部门负责人需向人力资源中心报停，号码山人力资源中心收冋保管备用。5.5.3停用号码重新起用：按照5.2.1执行，原则上停用号码只给报停的部门中请继续使用，特殊情况下「h人力资源中心给予灵活调配，申请电话人如接到找原冇号码使用人的电话时需通知其原有号码使用人接电话或告知原有电话使用人现用电话号码，使工作沟通管理顺畅。5.6电话的故障维修管理：5.6.1使用者如发现话机、线路等故障耍及时报修。5.6.2非专业人士不得私自拆装电话。5.6.3电话故障后需市使用部

7、门及时填写《维修申请单》经部门负责人批准后由人力资源屮心电工组人员检修，电工人员须按照《维修管理规定》及时进行维修作业，以确保线路畅通。5.7内部通讯录的更新管理:5.7.1山人力资源中心前台文员每月更新内部通讯录的时机：A每月初第3个工作日的固定更新；B遇电话号码集体调整时。5.7.2内部通讯录更新流程：A齐部门文员将部门内部通讯录及时通知前台文员的时机：I部门内部通讯录变更时；I前台文员临时调查通讯录信息时；I每月初第1个工作日的固定更新：无论部门内部通讯录是否变化，均须对该通讯录进行确认，确认部门所有人员的

8、电话号码或手机号码无谋后，打印出来交由前台文员。B通讯录的收集、整理与确认：I前台文员收到所有部门文员提交的通讯录后进行统一编辑整理，并以书面或邮件的方式将通讯录发给各部门文员进行确认。I各部门文员收到前台提供的通讯录后及时确认部门内通讯录正确与否，H必须于24小时内以书面的形式反馈于前台文员，由前台根据反馈情况再次确认该通讯录的正确性。I分厂前台及时将分厂调整后通讯录转