办公电话使用管理规定

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办公电话使用管理规定一、公司的电话主要是作为与外界沟通、开展业务之用。二、打电话时要注意礼节，长话短说，简明扼要，减少通话时间。三、使用前应对要讨论、商洽事情稍加构思，并且要准备纸和笔以方便记录。四、通话的具体要求(一）接听电话要求1、所有来电，务必在三响之内接答。2、通话时，听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约五公分处，中途若需与他人交谈，要用另一手捂住话筒。3、必要时做好记录，通话要点要问清楚，然后向对方复述一遍。4、对方挂断之后方为通话完毕，不得用力掷听筒。(二)接听电话时的言谈规定1、声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，也不要过低。2、不准讲粗话，使用蔑视和侮辱性的语言。3、不准开玩笑。4、多用敬语，如“请”、“谢谢”、“您”等。（三）来电接听程序1、各部门办公室接听电话按“问好＋办公室名称＋本人姓名”顺序执行。 2、当来电要找的人不在时，应询问对方是否需要留言或回电话。做留言记录的时候,要问清楚对方的电话号码、尊称并边记录边重复客人留言，最后复述一遍。3、接收传真的时候要问清楚传真件页数，收件人所属部门，接收完毕后应马上送交收件人。五、费用控制（一）内部联系使用公司内网，接打电话免费。（二）办公室核定各部门的电话数量，确定是否开通长途。各副总办公室、总经理办公室、采购部、生产技术部可以开通长途功能，其他部门需要长途电话业务请到总经理办公室，经主任同意后使用总办的电话。（三）禁止拨打信息台，电话单中的信息费一律不予报销，从责任人工资中扣除。（四）不允许员工在公司内打私人电话。