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1、·26·山东水利/2005年第4期做好重点水利工程档案管理工作的探讨赵玲近两年来,山东省相继开工建设的国家水利重工程档案资料的收集、立卷、归档任务,层层分解,点建设项目———南水北调、胶东地区引黄调水、治具体落实到各项目负责人和各建管机构,纳入相关淮东调南下三大水利工程,在严格按照国家和行业的管理工作程序和职责范围。要求,精心设计、精心施工、精心建设的同时,提212实行档案质量验收等级制度出了实现“一流工程、一流档案”的工作目标和两档案验收等级作为工程质量等级评定的重要依个“同步管理”,即水利工程档案工作与水利工程建据,规定评定优良工程,
2、档案质量等级必须首先达设进程“同步管理”,纸质档案与电子文件档案的到优良。按照工程档案验收标准,档案资料质量“同步管理”的要求,为保证国家重点工程项目的顺(特别是竣工图),达不到规定要求的,要限期整改,利开工建设及竣工后的管理、维护、扩建奠定了坚仍不合格的,不得进行工程验收。实的基础。213建立档案质量保证金制度1水利工程建设特点对档案管理工作提出了新的要为了保证工程档案质量,制定了工程档案质量求保证金制度。对于归档质量优良,档案的综合管理三大水利工程构筑山东水网“T”字型输水大动成绩突出的有关单位或责任人、项目法人给予奖励,脉,实现长江
3、水、黄河水、当地水联合调度,合理对于验收不合格的除限期整改外,还要扣除质量保配置,对于缓解山东省水资源短缺状况,统筹城乡证金。经济和区域经济的协调发展,促进人与自然的和谐214制定了档案管理办法及保管期限表相处,全面建设小康社会具有重大现实意义和深远明确了档案的立卷方法、整理标准及归档时间的历史意义。其工程特点:一是投资巨大。三大重与份数,编制了工程施工、监理等各个建设阶段文点工程在山东总投资为180亿元,规模之大、投资件材料的归档内容与卷目划分等,将工程档案纳入之多是前所未有的。二是建设周期长。例如东调南项目管理工作的全过程。下工程分为
4、一期和二期两个建设阶段,前后需要十215编制了建设项目档案分类方案几年才能完成。三是建管单位和施工单位多。全省三大重点工程建管机构根据《档案法》、水利部大部分市、县都参加了三大水利工程的建设和施工,颁发的《水利基本建设项目档案资料管理规定》及从省到工程所在市、县都层层设置了现场建管机构。有关业务建设规范,遵循水利工程档案的形成规律四是调水工程和防洪工程纵横交错。五是投资主体和体系结构,分别编制了适合各工程内容和特点的多元化。三大工程中都有国家投资、省投资、也有分类方案,将全部工程资料按照工程建设的各个阶地方自筹或贷款。正是这些特点,给完整
5、收集档案段进行了科学、合理的划分和排序,采用汉语拼音资料带来很大难度。同时,积极收集档案资料,保和阿拉伯数字相结合的混合号码制,并纳入计算机护档案资源,清晰、完整地记录建设管理的全部过管理。程,真实反映设计、施工、管理的全面情况,对今后3档案现代化管理水平有了新突破科学管理工程具有重大意义。311实现了工程档案与工程建设进程的“同步管2加强档案业务建设理”建立健全管理制度是做好各项工作的基础和保为了实现工程优质、档案管理优良,高起点地障。工程伊始,三大水利工程建管机构在相继组建完成好档案管理任务,在加强同步管理中,注意强档案科的同时,都认
6、真抓了工程和档案各项管理制化三项措施:一是从强化工程技术人员档案意识入度的建设。其主要的工作制度有:手,把档案工作责任制融入项目建设管理责任制之211明确了档案责任制中,使建管人员和工程技术人员能自觉地将随时产按照“统一领导、分级管理”的原则,将各项生的资料加以保存和集中,做好立卷和归档工作。建设与管理/JIANSHEYUGUANLI·27·二是定期进行检查和监督。档案管理人员根据责任办法,使其互为补充、互为印证,收到较好的效果。制的要求,及时了解工程进程,定期检查、指导建目前,所有纸质文件和电子文件一样齐全、完整。管人员、科技人员对形成
7、资料的归档工作。三是在其次,三个工程档案管理结构都加强了以管理规范对建设项目成果评审、工程验收的同时检查、验收化、资源数字化、传输网络化、利用个性化为目标应归档资料的完整度与整理质量,使之真正做到工的信息化建设,将所有文件材料纳入信息化管理系程档案工作和工程建设进程的同步管理,积极有效统。一是建立了水利工程档案目录系统,供有关领地保护收集好工程档案信息资源。导和业务部门随时调用,既能迅速地完成目录输入、312实现了纸质档案与电子档案的“同步管理”修改、查询、打印,又能提高档案利用率。二是建在社会信息化的环境下,档案行业也加快了信立了水利工
8、程档案计算机储存系统。该系统能准确、息化进程,逐步实现了纸质档案与电子档案的同时快速地进行数据输入、审核、转储、查询、统计、收集与归档。水利行业与其他行业一样,随着计算打印等,使利用者得到满意
