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1、做好水利工程档案归档“三率”工作的探讨摘要:做好水利工程档案的收集和竣工验收工作是提高档案“三率”的最基础,最有效的途径之一。做好收集工作是提高水利工程档案“三率”的基本保证,把好工程竣工验收关,是提高档案“三率”的有效措施,档案人员素质是水利工程档案质量水平提高的保障。通过抓好档案“三率”工作措施的落实,将有利于加速水利工程建设档案质量的提高,并将其标准化、规范化管理水平推上一个新的台阶。 关键词:水利工程档案归档率完整率准确率对策 :G27:A:1672-3791(2011)01(c)-0034-02 水利工作中形成的档案是水利建设成果的历
2、史记录,它是实现传统水利向现代和可持续发展水利转变的必要前提和保障。然而,目前水利工程档案管理现状普遍存在重工期,重质量,忽视档案资料的收集、整理等基础性工作的现象,档案质量考核的指标“归档率”、“完整率”和“准确率”均达不到95%的最低要求。从档案的“归档率”、“完整率”和“准确率”这三个量化指标的考核结果,能够从侧面真实反映水利工程档案质量的情况。为此,做好水利工程档案的收集和竣工验收工作是提高档案“三率”的最基础,最有效的途径之一。 1做好收集工作是提高水利工程档案“三率”的基本保证 水利工程资料收集涉及面广,难度大,工程形成的文件材料,有
3、大量珍贵的第一手档案资料。依据水利档案形成的特点,基层单位必须区别不同情况,确定相应的收集方法,以保证档案“三率”达标。对于形成周期长的档案,则应明确划分收集的时间区段,可以根据具体工作内容来划分,也可以根据工作阶段来划分。在抓好档案完整率、准确率工作的同时,应同步抓好档案的归档率,对照水利工程建设项目年度投资计划,核查当年度已经竣工验收的工程项目进行档案的归档,确保工程项目档案归档的项目数量达到100%的要求。 一是制定竣工资料编制规范。工程建设、档案等职能部门应协调配合,组织一批有经验的设计、监理、建设管理、造价、质量监督等领域的专家,组成课题组,
4、根据水利管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定,编制一套适用于本单位使用的《水利档案归档范围和案卷组成标准》。该标准,要紧密围绕档案的“完整率和准确率”而制定。 二是按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针,保证水利工程档案的“三率”达到100%。在水利工程建设中,由于参建的单位和人员较多,分布面广,过程复杂,因此其档案管理工作与一般的管理单位相比有较大的不同,做为工程建设的业主单位档案工作,存在跟踪不易到位和档案材料收集不易完整的困难,原因是工程项目立项时的档案材料往往出自于行政主管部门,此时若不先期介入,就有可能造成有关的关键
5、文件收集不完整的弊端;工程准备阶段设计单位将产生大量的技术档案,其成套完整性在档案管理中就显得至关重要;工程进入施工阶段有设计、施工、监理、质检等部门的共同参与,产生档案的内容更加复杂,如文书档案、科技档案、会计档案以及其他类别的档案将会同时发生,处理这一时期的档案资料其工作量及复杂程度是可想而知的。因此,这就要求我们在工程建设期一定要高度重视水利建设项目档案的管理工作,务必做到领导重视,机制健全,提前介入,及时跟踪,收集完整、资料准确。使水利工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程,工程结束以后抓档案”的事后控制,变为全程动态控制,将项目档案的管理从
6、末端移到前端,将后续工作变为前置条件,对保持工程档案的完整、准确、系统、真实都提供了强有力的保障手段。特别值得注意的是,当前工程建设是按市场经济规律进行的,若水利工程建设期间档案管理不到位,一旦发生任何争执,作为业主单位拿不出当时的档案资料,也就没有足够和具体的依据和凭证,可能就应由业主单位自己承担不应有的损失,损害了国家的利益。为此,在工程建设期间的档案管理工作不容忽视,莫等“纷争起时思归档”。 三是制度建设。档案管理工作是水利工程建设期的一项重要的基础性工作,也是水利工程建设中的重要一环。因此,业主单位必须强化制度建设,建立起有效的档案管理的制约机
7、制和手段。我们知道,工程建设会涉及到勘测设计、工程的招投标、建筑工程的安装施工、设备和材料的采购供应、工程监理和质量监督等多个层面,没有一整套行之有效的档案管理制度的制定和执行,将难以保证工程建设期间档案材料的齐全完整与准确。在水利工程建设期间,业主往往会把主要精力放在抓工程进度和协调各方面的关系上,对档案管理工作不十分重视,很多管理人员和专业人员既不注意自己形成的文件材料是否完整,也不注意文件材料的积累和保管,思想上也有很多人不把文件材料的积累和归档当回事。如山美灌区南高干渠的改造整治工程这样需要长达6年才能完成的工程,若没有进行及时的、全面的档案资料
8、的整理立卷和归档,结果就会使一些应归档的重要材料依据散失。因此,在档案管理制度的
