做好中学档案管理工作之探讨

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1、做好中学档案管理工作之探讨　　中学档案是学校在发展过程中形成的原始记录，这些文字、图表、音像、实物等材料对于学校来说极为重要。但是在中学教育教学生活中，档案的价值一直未得到应有的体现，档案管理工作得不到重视。下面结合本文论述将市场机制运用到档案管理工作当中，以供给需求促发展，针对不同的需求，以此来做好中学的档案管理工作。　　一、中学档案管理的现状　　1.种类繁多，利用率低。“麻雀虽小，五脏俱全”，一个学校就是一个大社会，在这个大社会中，形成的材料种类非常多，它几乎囊括了所有种类的档案，即文书档案、教学档案、科技档

2、案、科研档案、基建档案、财会档案、声像档案、实物档案等等。所以学校档案门类多，内容复杂。但是中学工作主要是以教学为主，领导主要是抓教学，虽然档案工作也在开展，由于档案本身的特点是时效性差、利用率低，加之领导重视不够，导致档案的价值得不到充分的体现。　　2.管理工作被动，缺乏主动性。在当前市场经济条件下，学生的成绩和学校的升学率倍受“宠爱”，而档案工作不同于其他工作，它不能够马上产生经济效益，人们对档案工作也不重视，这种情况在整个档案界普遍存在。况且在以教学为主要活动的学校工作中，平时又要应付各种各样的检查和评估，

3、档案的收集工作往往是被动的，材料不齐全，难以及时归档。档案工作开展缓慢，缺乏积极主动性。　　3.管理人员专业性不强，缺乏经验。多年来，由于高校开设档案专业的班级较少，培养的档案专业人才与岗位需求失调，这就造成很多单位不可能招到档案专业人员，再加上学校的主管部门不重视，中学管理档案的大多不是专业人员，很多是老师转岗或兼职的，这样的现实，使得中学档案管理人员专业性不强，缺乏必要的理论指导。　　二、中学档案的利用需求　　1.学校本身的教学需要。学校最主要的活动就是教学活动，围绕着教学活动产生了各种各样的材料，这就是中学

4、档案收集的主要范围。比如教学方面，针对老师教学中复习的需要，教务处把每一个备课组每一次考试前出的试卷，考试中出现的问题，考试后质量分析等都集中起来按学年度归档，极大方便了老师的教学、查阅等工作。再比如德育方面，在学生毕业的时候展示出学生三年来活动的图文资料。按照这方面的需求，就要求平时做好这方面材料的收集，作为德育活动的档案。学校档案的种类繁多，在专兼职档案工作人员有限的情况下，学校应根据教学的需要，组织专人各自负责一方面的档案收集、整理工作，让全体教师充分利用学校档案的有利条件，助力做好教学工作，将被动的档案工

5、作化为主动。　　2.教师评聘职称的需要。在中学，教师的主要任务是教学，当然在教学过程中，教师评聘职称也是教师重要的任务之一。为了老师评聘职称的需要，建立教师业务档案是每个学校档案工作中的重要组成部分。我校建立教师业务档案，是以每个老师为单位，按照职称评定的需要收集相应的材料，这些材料包括：教师基本情况登记表（各种学历、学位证书、教师资格证书、任职资格证书、普通话、计算机等级水平考试、继续教育等等复印件）;承担教育教学基本情况表（任教班级、担任班主任、教研组长、备考组长、行政职务等证明材料）;承担教科研情况表（论文

6、获奖、汇编、担任课题等）;获奖情况（获奖文件、证书等等复印件）。每学年度考核时，将每位教师当年晋级、获奖、继续教育培训等材料更新情况补充到个人的业务档案中，为老师日后评职称提供方便。　　3.编撰校史的需要。我校是一个有一百二十多年历史的百年老校，办学历史悠久，但是由于历史原因，以前领导重视不够，导致以前的档案没有得到很好的保存。为了吸收历史教训，我校在2012年决定编撰《毓英园》这一校刊，每学期一期，把一学期开展的重要活动以图文的形式编撰下来，包括：功勋人物、校园动态、探索园地、校友之窗、榕树下、光荣榜、心灵驿站

7、等栏目，围绕这一刊物平时收集材料，基本上囊括了一学期学校的重要活动，材料齐全。　　4.其他特殊需要。我校是福建省体育传统项目（排球）重点培养学校，同时还是省毒品预防教育基地示范校等等，根据学校的办学特色，收集特色档案。按照每个特色项目验收的标准来收集整理档案，为日后复查或学校做宣传展览提供详实的材料依据。另外，外部对于学样档案工作的依赖也很多，如校友需要，由于我校历史悠久，校友很多，遍布海内外，每年校友联谊活动特别多，为此专门收集整理校友档案，比如校友活动照片，校友活动材料，校友荣誉录，知名校友档案等等。　　三、

8、针对需求加强中学档案的管理　　1.提高认识、统一规范。档案即是宝贵的历史史料，查阅档案可以知现在。学校档案工作是一项综合性的工作，它不是某一个处室，某一个人员的工作，它贯穿在整个学校工作当中，所有人都与它有关，不管老师还是学生都与之有关联。因此，从校级领导到中层行政，再到专任老师，再到学生都必须有档案意识，都要加入到学校档案的工作当中。有了这个意识，就必须有一个统一的规范