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1、构建高校二级院系教学档案优化管理体系 (内蒙古财经学院公共管理系，内蒙古呼和浩特010070)
摘要：文章指出了高校二级院系教学档案管理的重要性，剖析了目前二级院系教学档案管理存在的问题，提出了合理的建设意见和优化方法。
关键词：教学档案；优化管理；二级院系；高等院校
中图分类号：G64∶G27文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)20—0155—02
教学档案是高校师生在教学实践与教务工作中形成的真实记录，同时也是衡量教学管理工作成效高低的重要尺度。优化教学档案管理工作，进
2、一步规范健全教学档案，有利于建立良好的教学秩序，有利于提高教学质量、工作效率和教学管理工作水平。然而在一些普通高校的二级院系中对教学档案管理工作不重视的现象还普遍存在。因此，如何构建高校二级院系教学档案优化管理体系已成为高校档案管理研究的课题，使高校二级院系教学档案管理尽快进入规范化管理变得尤为重要。
1二级院系教学档案优化管理的现实意义
1.1二级院系教学档案优化管理是高校教学管理工作有效开展的基础
所谓院系教学档案是指作为高校二级教学单位的院系在教学、师资、学籍管理活动中形成的，具有保存价值的文字
3、和声像资料。这些是进行教学管理和教学研究不可缺少的依据和参考，是有效开展高校教学管理工作的重要前提。实现教学档案的规范化管理,有利于高等院校建立良好的教学秩序；有利于提高教学质量和工作效率,有利于改善教学管理水平。
1.2二级院系教学档案优化管理是高校教学管理工作评估的重要指标之一
教学档案是教学评估工作的基础和依据。高校的教学管理水平如何,在评估的量化指标体系中,一个重要的考察方面就是对其教学档案材料管理水平的检查。这项工作主要是由专家对评估材料进行检查,系统地审阅学校各项工作形成的原始档案材料,并通
4、过审阅原始档案材料,了解学校各项的工作发展过程,从而做出客观评价。由此可见院系教学档案优化管理工作在高校教学评估中的重要性。
1.3二级院系教学档案的优化管理是建立良好教学运行机制的重要环节
二级院系教学档案内容覆盖面较广,涉及师生员工人数多,不严格规范管理就会导致教学工作陷入杂乱无章的无序状态。同时,教学档案中教学计划是否完善,课程安排是否合理,学籍管理是否严格,成绩管理是否准确无误等等,都在很大程度上影响到教学质量。因此,只有使教学档案实现规范化管理,才能为提高教学质量和建立良好的教学运行机制提供有
5、效保障。
2二级院系教学档案管理的现存问题
2.1教学档案管理队伍不稳定
很多院系由教学秘书或年轻教师兼顾教学档案管理工作，这些兼职管理人员由于没有受过专业知识、专业技能的培训，能力参差不齐。同时，他们工作繁忙再加上教学档案内容杂、涉及范围广、工作量大，使他们当中的一部分人不愿意从事这项工作，造成频繁换人，这就导致了教学档案管理人员不稳定,进一步导致教学档案管理可能缺乏连续性。
2.2教学档案管理制度不健全
就目前各高校教学档案管理的现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学
6、档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。如：有些高校没有建立规范的部门立卷制度，各种档案材料都由档案部门的人员进行整理、立卷；有些高校的各基层部门没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击；各部门对档案工作很不重视等。这些问题的存在，严重影响了教学档案管理的质量与水平。
2.3院系教学档案的编研工作滞后
对教学档案分析、研究、总结是教学档案的深加工,是进一步利用教学档案的基础。目前很多高校对院系教学档案信息编研存在诸多不足：①不重视教学档案编研工作,没有将其纳入日常教
7、学管理工作范围；②教学档案编研仅限于原始资料的简单汇总,信息含量低,日常教学档案的归类统计不够规范,不够细致；③高校对教学档案的编研忽视了对教学档案用户的需求调查,针对性、实用性不强,利用率低。
2.4教学档案缺乏系统性、完整性和科学性
目前，许多院系领导主要重视专业建设、科研工作和课堂教学,却忽视了教学档案管理工作的重要性。同时院系教学档案管理没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则,档案无法形成,致使教学档案杂乱而无体系性,残缺而无完整性,有些临时拼凑的材料缺乏可靠性。教学档案的科学性也大打折扣,
8、严重影响了教学档案的开发和利用。
3实现二级院系教学档案优化管理的途径
3.1稳定档案管理队伍，提高管理人员素质
面对教学档案管理队伍兼职多、人员变动频繁、业务生疏的状况，高校首先要在制度建设的基础上，对相关职能部门和教学单位提出具体明确的教学档案工作人员配备要求，保证教学档案工作队伍适应教学档案管理的要求；其次要提高档案人员的
