数字化助力档案管理驶上“快车道”

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1、数字化助力档案管理驶上“快车道”　　“陈旧”、“死板”，一提起档案管理工作，很多人会联想到这些字眼，然而，在河南中烟工业公司档案室，引入数字化管理模式后，只要拿鼠标轻轻一点，想要查阅的相关资料就会立刻出现在你的眼前。“数字化”、“高效率”是这里工作的特色。 揭开“数字化”面纱 　　随着《数字烟草发展纲要》的出台，XX年，国家局提出了“积极推进档案信息化建设”的要求。也就是在这一年，河南中烟工业公司组建成立，一些重要的档案资料亟待科学归档。 　　“档案是我们的宝贵财富，一定要做好档案管理工作。”河南中烟工业公司从一

2、开始便把档案工作提到非常重要的位置。为准确、客观地做好各类资料的整理、分类、归档工作，公司很快形成了以主管领导挂帅、办公室副主任分管、档案室具体负责、各部门协同的四级档案管理网络，分工明确，责任到人。同时，引入了烟草企业普遍采用的“目录级档案管理系统”，该系统包括文书、科技、会计、声像、实物档案等的目录管理，实现了计算机检索、统计、利用等功能。 　　“目录级档案管理系统虽然取代了手工编目的档案管理模式，但无法实现文档一体化，查阅档案很不方便。”档案管理员宋民提起老系统，摇了摇头。以前面对大堆大堆的文件资料，她每天

3、要忙着一件一件往计算机里录入目录，工作量大，效率低。 　　XX年11月，河南卷烟工业实现一体化重组，电子文件大量生成，原有的档案管理手段和方式已明显不能适应档案统一化、现代化工作的需要。运用信息数字化手段，提高公司档案管理水平迫在眉睫。 驶向“数字化”快车道 　　数字烟草的快速发展，促进了河南中烟工业公司档案管理工作数字化进程。 　　XX年，河南中烟工业公司出台了信息化建设总体规划，XX年初，已完成公司本部职能中心机房工程建设，河南卷烟工业企业实现了OA系统单点登录，公文远程传输、网上审批等。公司也为档案室配置了

4、标准库房，彩色打印机、扫描仪、刻录机、消毒柜等现代办公设备。作为OA系统二期工程建设项目，公司从XX某档案管理软件公司引进了一套全新的档案管理软件系统——“文档一体化管理系统”，该系统与OA系统联网，按网络化、信息化办公的要求，对公司和8家卷烟生产厂生产经营中产生的，对国家和社会具有保存和利用价值的电子公文等电子信息，实行集中采集、归档，统一管理，做到数据规范，安全保密，充分共享。 　　XX年6月，公司又启动了综合办公管理平台系统，建立了全公司统一的办公自动化平台，开通了短信服务系统和手机移动办公平台，“档案管理

5、”被设置为网上传送公文的最后一个步骤，只要OA系统上传公文，档案管理员的手机便能收到通告办理的短信息，按照短信息提示，她们能在最短时间内将公文直接从OA系统中转入档案文件数据库。 　　至此，一张看不到的网络将档案管理工作推向了数字化的快车道。 “数字化”功效显著 　　新的档案管理软件系统为公司档案管理工作带来了很大的变化。XX年5月，公司档案室与信息中心协作举办了档案管理软件系统培训，全省8家卷烟生产厂开始全面接受现代化档案管理系统。 　　“文档一体化管理系统”开始悄无声息地发挥它的优势—— 　　提高了工作效率。

6、如今，档案管理人员上班的第一件事就是打开电脑，登录公司“文档一体化管理系统”，整理公司各类档案资料。档案管理员宋民说，“以前在目录级档案管理系统里，每份文件归档要著录12个大小不等的项目，如今这个系统和公司OA系统联网后，我只要输入诸如“编号”等几个小项目就行了，工作量一下少了一大半！” 　　实现了电子档案快速归档。手机移动办公平台的开通，为河南中烟工业公司档案数字化增添了羽翼。2月16日上午9点59分，公司办公室秘书李珂把《国家烟草专卖局办公室关于举办烟机零配件网上交易培训班的通知》电子文档刚刚传到公司内网发文

7、系统内，档案管理员徐玉金的手机上便接到了“收文”短信提示，她到OA系统内操作完成“发文流程”后，即刻进入“文档一体化管理系统”，完成了该电子文件的归档工作，整个过程不到2分钟。“纸质文件拿来后，我只需对照电子文档编号把它整理归档就行了。”徐玉金介绍说。 　　提高了服务水平。档案数字化让档案室的两位同志工作起来倍感轻松，更让查阅资料者感到了前所未有的便捷。前段时间，公司申报“全国精神文明单位”，政工部付国领为准备申报材料，经常到档案室来查阅资料，每次他总能满意而归。原来，在查阅很多资料时，他只要档案管理员进入“文档

8、一体化管理系统”，调出电子存档核实一下数据、名称就行了，根本不需要翻橱倒柜地寻找。付国领惊叹道：“这一下就太方便了，不仅提高效率，而且避免了翻阅实物档案时对档案材料造成的损坏。” 　　转变了工作方式。工作效率提高了，档案室同志们开始积极转变工作方式，改过去坐等各部门上报材料，为主动上门搜集信息，整理后主动反馈，并且对有价值的档案进行二次编研开发，为企业的研发、营销、生产和