海外工程档案管理问题与对策

《海外工程档案管理问题与对策》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、海外工程档案管理问题与对策一、企业海外工程业务多元化经营的特点我国在海外开展工程承包业务的主体大多为国内企业，但在这一前提下又包含着多种业务开展方式。主要有：以国内企业为主体、在国外成立分支公司并申请当地企业资质开展业务（这也是目前最主要的一种方式），以技术合作形式开展业务、以项目组为主体单独开展业务、与当地企业或者外企合作开展业务、以劳务公司国际劳务大分包的形式以及与国内在海外开展其他国际业务的公司合作等。二、多元化经营条件下海外工程档案管理面临的挑战在多元格局背景下，由于工程特点、业主情况、当地政策法规等不尽相同，其对档案管理工作的要求也不一样，海外工程档案管理遇到了前所

2、未有的新情况、新问题。1．多元化特点要求对原有档案管理方法必须进行相应调整第5页共5页多元背景下不同类型的工程对档案管理工作的要求各不相同。比如经济援助工程、使领馆工程的档案管理不仅要符合一般工程档案管理的特点，同时还要符合我国商务部、外交部门对工程档案管理的特殊要求。再如，工业建筑及安装、道路桥梁等不同类型的工程在档案的管理方面都有着各自的特殊要求。另外，在国际工程承包档案管理中，不同的国家和地区执行的工程技术标准及档案留存的种类和标准也不一样。比如，执行FIDIC合同的国家要求FIDIC系列合同文件都要作为合同档案妥善保存，而援外项目和使领馆项目则以国内工程承包合同为基础

3、依据。凡此种种，无不提出对原来档案管理方法进行相应调整的迫切需求。2．多元化特点要求对原有档案管理制度必须进行改革完善各公司档案管理制度是档案管理的基本依据，但从我们所接触和了解的情况看，大多施工企业虽制定了比较健全的档案管理制度，但以国内工程为背景出台的管理制度对于多元背景下海外工程档案的管理有许多不适应的地方。有的公司虽然建立了自己的工程档案管理制度，但其中专门针对海外工程档案管理的条款并不多，并且不能适用多元化的要求。因此，海外施工企业调整现有档案管理制度就显得尤为迫切3．多元化特点要求必须加强海外工程档案管理队伍建设第5页共5页海外工程档案管理存在的另一个突出问题是档

4、案管理人员的数量需求和专业素质难以适应档案工作需要。境外项目大多实行岗位轮换制度，从而导致档案管理人员的不稳定，同时还普遍存在档案管理人员配备明显不足、专业水平低下的情况。以中国甘肃国际经济技术合作总公司为例，目前在海外16个国家有各种大小在建项目70多个。据统计，在这70多个项目中配有专兼职档案管理员的只有11个，包括中国驻印度和埃塞俄比亚使领馆项目，中国政府援建加纳职校项目以及华陇公司承建的加纳高等法院和国会大厦项目，安哥拉公司承建的TPA一期项目和国家培训学院项目等。而其余项目的档案管理人员要么职责不清晰、要么没有配备专兼职档案管理人员，这种现状势必严重影响档案管理工作

5、的开展。配有专兼职档案管理人员的项目，其共同特点是重大项目，并且承接项目的公司实力强，人员充足、管理规范。4．多元化特点要求海外工程档案管理人员必须提高外语水平在多元化背景下，海外工程档案管理工作还受到语言问题的明显影响。一般而言，作为工程企业，有限的翻译人员多被安排在经营岗位，主要参与投标资料翻译以及谈判等工作。档案管理人员一般由其他业务人员兼任，而这些业务人员的外语水平相对较低。档案管理人员的语言障碍也会对档案的分类、整理、归档等造成明显影响。如在非洲开展业务，会涉及英语、法语、葡语、西班牙语等多种语言，而甘肃建投国外公司目前葡语专业人员仅有1名。复杂的语言情况和中方人员

6、不相称的外语水平，也明显制约着档案管理工作的顺利开展和档案管理水平的提高。5．多元化特点要求必须处理好纸质档案的收集归档与归国保管问题第5页共5页多元化背景下，各公司在海外开展业务的点多面广，在海外设立的分支机构种类多样，机构的性质、规模不同，其档案管理水平也参差不齐。有的境外机构管理水平低，存在档案收集范围不清晰、收集流程不明确等问题，由此导致档案管理分散和部分档案流失等严重问题。在甘肃建投目前档案室保管的资料当中，只有部分较为重要的技术资料，而涉及工程项目的规划许可证、施工许可证、本工程测量成果表以及施工现场形成的机械安全备案表、材料设备出厂质量合格证书、施工日志等资料，

7、均不齐全或者纯粹没有。另外，由于路途遥远，许多重要的纸质档案资料归国保管也存在种种困难。三、多元化经营条件下加强海外工程档案管理的对策1．充分认识海外工程档案管理工作的重要性海外工程档案真实记录了企业海外经营、生产、管理活动的全过程，对企业当前和今后工作都有着重要的凭证和参考作用，也是企业规避风险的重要依据。海外工程管理关乎国家形象和企业利益，从施工企业领导层面到一线员工，都要充分认识档案的重要性。海外工程档案管理工作应贯穿于项目的投标、报价到竣工验收的全过程。因此，在各项技术业务开展的同时，应及时完成