高校基建工程档案管理问题与对策

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1、高校基建工程档案管理问题与对策摘要：介绍了高校基建工程档案的分类、特点及作用，分析了目前基建工程档案管理存在的问题，并提出对策。Abstract：Theclassification，characteristicsandeffectofuniversitycapitalconstructionfilesareintroduced,problemsinthecurrentfilemanagementofuniversitycapitalconstructionareanalyzedandthecountermeasuresareproposed・关键词：高校；基建工程档案；

2、管理；对策Keywords：university；infrastructureprojectarchives；management；countermeasures中图分类号：G271文献标识码：A文章编号:1006-4311(2014)16-0201-020引言高校基建工程档案是指高校在工程建设、规划、设计、施工、使用和维护过程中直接形成的具有归档保存和查考价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的历史记录材料，通常有纸质载体、缩微品载体、光盘载体、磁性载体等储存形式。基建工程档案记录了工程建设的全过程，为高校校园建设和规划、处理纠纷、事故责任认定、管理维护、防灾和应对紧

3、急情况提供可靠依据，是高校宝贵的财富。近年来随着高校新校区建设及合并的增多，对基建工程档案管理工作也提出了更高的要求。1基建工程档案的特征基建工程档案记录了工程建设的全过程，一般可分为前期准备阶段文件、设计阶段文件、施工阶段文件、竣工图和竣工验收阶段文件、使用维护阶段文件等五类文件，具有以下几方面的特征：①分散性和复杂性。基建工程往往周期长，涉及设备、生产工艺、建筑材料、施工技术、参与单位等多方面，影响因素繁杂，工程建设各个阶段相互穿插且相互影响，由此决定了工程档案的分散性和复杂性。②继承性和时效性。随着国家建筑法律法规、标准、建筑技术、企业管理水平的发展，基建工程档案

4、可以被继承和积累。新建工程可以通过借鉴以往类似工程的档案，少走弯路，吸取先进经验，避免错误重犯，造成人力、财力的浪费。基建工程档案的时效性决定了有些档案的价值会随着时间的推移而衰减，有些工程文件一经生成,就必须及时传达给相关部门，否则一旦不被认可，会造成严重影响。③全面性和真实性。基建工程档案要体现自身实用价值，就必须全面真实地反映工程项目的实际情况，形成一个完整的系统。只有真实记录工程的全部过程，包括发生的质量事故、安全事故、存在的隐患等，才能对后续工程有借鉴意义。如果造假虚报工程档案，必然会引起严重后果，同时也失去了工程档案管理的意义。④随机性。工程建设各个阶段都会

5、有大量工程档案资料的产生。不仅工程建设常规阶段会产生档案文件，一些诸如火灾、地震、事故等偶然性、随机性事件的发生也会产生特定的档案资料,因此工程文件档案资料还具有一定的随机性。⑤多专业性和综合性。由于人类对建筑物功能需求的多元化,建设工程项目也逐渐演变成系统化的综合性工程，往往需要多个专业、多种工作协同完成。既涉及工程咨询、土地规划、环境评价、安全评估、消防、卫生、建筑、市政、智能系统、电力等多门学科，也综合了项目管理的组织协调、合同管理、投资控制、进度控制、质量控制、信息管理等多方面的工作。因此，基建工程档案往往涉及多个专业、多个单位，具有很强的综合性。2高校基建工程

6、档案管理存在的问题基建工程档案的上述特征决定了档案管理工作的复杂性。实际工作中，往往档案工作与工程建设不同步，不同程度地滞后于工程建设，造成应归档材料的不齐全、不完整。高校基建工程档案管理主要存在下述问题：2.1档案管理意识淡薄长期以来，我国高校主要领导“重建设、轻档案”，对档案管理部门投入不足,而档案管理部门自身宣传力度也不够，造成了基建档案管理相关人员管理意识淡薄，在工程竣工以后，甚至出现有些基建工程管理员将资料一锁了事，不及时归档，“人在资料在，人走资料失”。档案管理从业人员往往都是兼职，不了解工程档案的特殊性，只对档案资料简单接收、装订，而不是按系统化专业化整理

7、档案。同时归档文件质量低下，不符合对归档要求的材料都收拢进来，如一些凭证、签证、变更文件都是复印件，文件材料纸张规格混乱，书写材料不耐久，签字盖章不全等等。2.2档案管理规章制度不完善随着基建工程档案的增加，传统的档案管理模式已经滞后，多数高校没有制定相应的管理规章制度，职责不清，工作流程也不合理，造成档案管理效率低下。在工作中对相关工作人员没有合理的考核和约束机制，不能确保基建工程档案的准确性、系统性、成套性。2.3档案管理方法和人员素质滞后计算机、网络技术的崛起为基建工程档案管理工作提供了更好的平台，但目前高校普遍在技术、理念、设备、