资源描述：
《邮报管理作业规范》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。
1、OP006.txt壹、目的:明确邮报管理作业流程,以提升作业效率。贰、适用范围:各分店。叁、邮报操作流程:分邮报名条设定、退件处理、空投率追踪与统计分析等四大作业流程。肆、邮报名条设定:一、隔周一电脑自动生成S309-1报表,报表中会员资料状态设定为状态"1"、"5",卡片级别"1"、"2"、"3"、"8"会员资料。二、正常情况下,分店依距今时间设定一级商圈45天,二级商圈60天,三级商圈75天列印报表,报表交店总经理确认,由客服经理填写邮报印刷数量预估表(如附表一),送店总经理核准,于周一15:00以前由店助
2、以电子邮件报总公司营运处核定,原件交客服助理存档备查。三、如分店有派发邮报,在设定名条时,电子资料作业人员须锁定派发区域。四、总公司核定后,分店电子资料作业人员于周三依营运处核定之邮报名条设定条件,生成名条数量由客服经理填单交店总助理,店总助理填写邮报印刷数量确认表(如附表二),送店总经理核准,周四用电子邮件报总公司营运处、行销处。五、自派邮报名条设定生成与邮递邮报同步,设定条件依分店需求自定。六、名条生成后的新办卡、状态"5"转状态"1"、状态"6、8、9"转状态"1"名条列印操作流程如附表三。七、列印名条注
3、意事项:(一)周三生成名条前,电子资料作业人员须与会员资料专管员联系,证实退件已全部锁入状态"6"。(二)名条列印。1、电子资料作业人员列印名条务必切实按邮编分区列印。2、名条列印务必工整(放纸须规范),若发现有歪斜或不完整须重新列印或补印。3、字迹清楚易辩(列印前检查墨盒、针头是否完好)。4、数量与上报总公司"名条确认表"数量相符(新办卡除外)。5、列印完毕后,务必认真检查确认无误后方可送至包装厂。(三)不定期抽查包装厂事宜。1、名条裁切。(1)依邮编分别裁切。(2)裁切精准整齐(不可歪斜)。(3)若有切坏或
4、发现列印问题,务必通知分店客服部重新列印或补印。2、名条粘贴。(1)依邮编粘贴并分区堆放。(2)粘贴工正、平整、牢固。3、封装。(1)依邮编分别封装堆放。(2)小心轻放,保持信封完好(不可有破损)。(四)当邮寄数量与上报营运处之"名条确认表"中的数字有出入时,请告知行销处,以便请款作业。如:0301期"名条确认表"中邮寄数量为50000个,列印时多22个,再加上新办卡补拉500个名条,实际为50522个,请将多出的522个告知行销处。(五)名条列印完毕后,将实际数量记录于名条列印数量签收簿中(如附表四)。包装厂
5、(或邮局)人员领取名条时,请其签字确认,每次作业完成后交客服经理审核。(六)分店自派邮报名条数量、新办卡、状态"5"转"1"、状态"6、8、9"转"1"名条数量同样也填写在附表三上,名条交由会员资料专管员签收。伍、退件处理:一、邮报退件处理流程如附表五。二、新办卡邮寄邮报状况查核:(一)新办卡邮寄邮报如有退件,参照退件处理流程。(二)每档期汇总新办卡数量及退件数量,将退件原因及相关责任人记录在新办卡邮寄状况记录簿中(如附表六)。(三)由接待课会员资料专管课长从S148报表(新顾客地址、邮编确认报表)中查核责任人
6、,填写此表签字后交客服经理审核。(四)上档次周周一会员资料专管员填写大润发特价邮报无法投递明细表(如附表七),经接待课长及客服经理、店总经理签核后,店总助理用电子邮件至总公司营运处、行销处。三、邮报数量及邮寄数量核查:(一)当邮报送至分店或包装厂后,分店应每档期派人对印刷厂所送邮报数量进行抽查,发现数量有短缺时,须立即报告总公司行销处、营运处处理(如附表八)。(二)会员资料专管员每档期至包装厂对邮报的封装数量及质量做抽查,发现问题及时通报行销处、营运处处理(如附表九)。(三)邮报清点方式:1、当面(货运人员)抽
7、样清点。2、若为事后清点须会同包装厂人员一起,此时缺数只作补缺处理,不做罚款处置。(四)抽样发现缺数。1、抽查数量的缺少率≤0.5%,先用备份数补缺,当备份数不够补缺时,印刷厂补足即可。须注意时效性,不要等到档期开始后才告知就无法补救了。2、抽查数量的缺少率大于0.5%,属不正常范围。须先用备份数补缺,当备份不够补缺时印刷厂立即补足,总公司会依扣除备份数后尚缺的预估数字以"缺一罚十"对厂商进行处理。(五)举例说明:1、X店印刷总数量为100000份,印刷厂送达的备份数为200份。分店清点操作流程:(1)当面抽查
8、(最好是邮局、印刷厂、分店三方会同)。(2)抽查10捆(以每捆400份计),结果共缺少40份,缺少率为40/4000=1%,属不正常范围,以1%预计总印刷数量缺少1000份,以200份补缺后,还缺少800份。(3)印刷厂补缺800份邮报,对800份邮报价值以"缺一罚十"处理。2、X店印刷总数量为100000份,印刷厂送达的备份数为200份。分店清点操作流程:(1)当面抽查(最好是邮局、
