浅议学校档案管理工作现代化建设

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1、浅议学校档案管理工作现代化建设　　摘要档案管理为人类活动出现的最为真实的记录，为认识与把握客观规律最为重要的依据，通过合理的档案管理，人们能够最好的数值过去、把握现在，甚至是预知将来；同时通过档案的管理，可以有效的促进所有工作的顺利展开，随着我国科学技术的不断进步与人口的急促增长，档案管理工作亦越来越重要。关键词档案管理现代化建设分析研究中图分类号：G48文献标识码：A1学校档案管理工作之信息化所谓档案的信息化，也就是在国家相关部门的统一组织与规划下，于档案的管理活动至综合使用现代信息技术对档案的信息资源实

2、施处置，提供服务与管理。档案信息化换句话说就是，档案管理模式必须由传统的以档案的实体保存为关键向着档案实体此类主要形式作为社会提供服务中重点的转变过程。①6现阶段不管是从国家亦或是到地方政府、教育局等都非常关注高校档案管理，目前几乎所有的高校都已经构建起了计算机局域网，另外，为了能够有效强化文字以及资料的保存与保密，某些学校不允许接入互联网，甚至直接实施单机操作，保存资料的计算机要和网络实施一定隔离。不过随着计算机技术以及互联网计算的不断进步，比如密码计算的完善、语音识别的出现以及指纹技术的发展，在某种程度

3、上说将使得文件资料之安全保密性有了很大的提升。而对电子文件以及资料的真伪识别等，也会随着电子文件的签署技术的使用，于收文机关与学校之间构建一种“信任”。需要注意的是，电子文件的签署和纸质的文件有着很大的区别，它指代签署主体在电子文件上所留下来的“印记”，这和指纹技术有共同点。在某程度上说都是“唯一”的。这不但指代对此电子文件的责任，以及证实签署责任人特点之身份，另外还有防篡改、防抵赖以及防利用等功能。此是，收文企业或者机构就可以按照此依据来分辨文件签署人和文件内容是否真实。随着信息技术的发展，网络技术作为信

4、息传播在主体有着非常大的优点，首先是传播速度非常之快，其次是传播的范围广，再次所传播的信息能够保障最真实，最后传播成本不高。随着我国乃至世界性电子文件与网络建设的不断改进与发展，人们的信息能够顺利实现共存共享，资源的利用程度也能实现最大化。②6一个学校的档案管理水平能体现出该学校总体的管理水平，为展示学校精神风貌的窗口。因此，不管以何种理由或者站在哪个角度上说，档案管理对于一个学校而言都是非常重要。作为学校档案管理，一定要最大限度的表现出自身存在的最大价值，将其最大的作用发挥出来，质量在此起着非常重要的作用

5、，而借助信息技术的优点正好能够实现这一点。信息技术使得档案管理由复杂变得容易，保密等级也有一定的提升。第一，使用信息技术，能够使得档案的归档资料格式与纸张趋向于统一，同时字体也趋于统一。这些统一就极大的降低档案工作管理的复杂程度，同时也有效了避免了因为手写体的字体与笔的色迹不相同而导致管理出现问题，传统档案的纸质或者格式尽管可以保障统一，不过却不能保障整齐或者规范。而目前学校完全实现统一打印，不但有效保障了档案资料的字迹清晰与整齐，同时对借阅等也非常有帮助。另外，在档案管理的工作中，如果条件允许的话应该借助

6、电脑技术来打印卷皮，这不但充分的体现出了办公的自动化，同时也能够实现无纸办公。作为档案管理的工作人员，可以按照卷皮的大小以及本身个格式来设计出打印的格式，按照卷皮题目内容、保管时间、页数以及案卷号、件数、气质年月等所在卷提的地方，来实施调整，这样就能使得打印的内容能够处于最恰当的位置。2档案管理工作之虚拟化伴随着技术的不断进步，现阶段无纸化办公早已成为现实，原来6的以纸张为主要载体的档案的管理模式亦出现了根本的变革。尽管人类从甲骨文或者竹简记事至现阶段以纸张为载体经过了几十年的发展，不过无纸化办公与自动化成

7、了当今社会发展的趋势，同时逐渐改变档案工作之实际操作。每一项技术或者每一件事情的出现都有它的偶然与必然，档案资源的共享为档案管理的主要目的，而顺利支持档案资源的为一定数量的档案馆藏，在此种情况下，虚拟化就能借助网络互联与馆际互借来不断增加馆藏，这样就大大的丰富了档案资源。假若说将全球范围内所有的档案信息均并入至互联网中，从某个角度看，档案资源就能够没有任何限制的不断扩大，运至全球任何一个角落，而近至身边的人，均能够在有限的时间或者空间内查询到自身所需要的相关信息以及资料，次这个角度上说就有效的解决了传统档案

8、管理中的难点，不但占地极小，同时投入也非常小。所以，学校的档案管理一定会向着此方向发展，也就是逐渐实现虚拟化与无纸化。3档案管理工作的数字化与缩微化6新技术的不断使用，尤其是缩微摄影技术以及数码影像技术的运用给档案管理顺利实现数字化提高了很大的保障。本文所说的档案信息的数字化，实际上就是借助计算机或者扫描仪等一些新技术把馆藏档案或则资料转化成电子档案代码，最终变成为电子文件，学校是档案信息数字化之后，能够借助电脑