浅议中职学校档案管理工作存在问题及对策

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1、浅议中职学校档案管理工作存在问题及对策【摘要】档案管理工作是学校管理工作的一部分，是提高学校工作质量和工作效率的必要条件，是学校各项评估工作的重要内容，是维护历史真实面貌的一项重要工作，为科学分析和研究本单位的发展提供了第一手资料。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。本文通过对中职学校档案管理工作中存在问题的探讨，提出了加强和改进学校档案工作的针对性措施。【关键词】中职学校；档案管理；对策学校档案管理工作是衡量学校管理水平和教育教学质量的重要标准，是维护历史真实面貌的一项重要工作，为科学分析和研究本单位的发展提供了第一手资料。当前，中职学校正面临着重

2、大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案管理工作也面临着严峻的挑战。本文结合笔者自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。1.中职学校档案管理工作现状分析1.1领导不够重视，思想认识不到位档案管理是学校管理的基础性工作，是制定决策的依据。就目前的学校档案管理现状来看，很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，存在“重教学、轻档案”的思想认识；一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工作不重视，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么

3、严格，表现为对档案工作不理不问，或对加强档案管理的重要性认识不足的问题，上述对档案管理不够重视的思想认识，导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足，造成资料丢失或者找不到的现象。1.2档案管理人员缺乏，素质较低专业的档案管理人员缺乏，业务水平低下是中职学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员或档案管理人员只有一个人，有的是临时配备。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规

4、范化，明显制约了档案管理的专业性。再加上一些中职学校的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识；工作中存在失位现象，工作责任心不强，档案管理意识进一步弱化，不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义，导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，甚至出现发展进程中的边缘化危险。1.3档案管理信息载体单一化目前中职学校档案管理方式陈旧落后，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进

5、行管理，工作上也只是“你查我调"，还处于一种被动的、消极的状态。机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，而且检索速度慢，查找准确率低。1.4收集资料不够完整目前，相当部分中职学校档案管理人员为非专业人员，人员素质的低下，思想上不够重视，导致档案资料收集不够完整；有的是科室工作人员的档案意识谈薄，除个别重要文件归档外，很多基础性文件却随意处理；有的存在无档案管理制度，档案立卷工作不规范，档案收集范围及保管期

6、限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系；有的对档案资料的收集、整理、录入不规范；有的对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全,特别是对教学档案的收集、整理、录入等还未进行整理。这些问题极大地影响了档案工作的质量和利用效果。1.5硬件设施不达标有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校至今仍使用木头箱、柜，很不规范,影响保管使用效果。1.6缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造目前，一般档案管理都是釆用一

7、台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有三点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，档案管理人员创新意识和利用现代化办公手段意识不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。1.加强中等专业学校档案管理工