试论中职学校档案管理工作中存在的问题及对策

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1、试论中职学校档案管理工作中存在的问题及对策　　摘要：档案管理是学校管理的基础性工作，本文通过对中职学校档案管理工作中存在问题的探讨，从档案管理的效率与质量方面展开的研究，为问题的出现与解决提出了相关的解决办法。　　关键词：中职学校；档案管理；学生　　中图分类号：G717文献标志码：A文章编号：1674-9324（2013）22-0280-02　　一、引言　　中职学校的学生档案管理，是对学生在入学到毕业期满结业之间的生活、学习和社会实践等信息的记录，也是中职学校在今后就业与发展时重要的考核依据之一，更是每一个学生最终走向社会

2、重要的人生履历之一。就目前就业方面的竞争压力，中职学校学生的档案是毕业生从业的一项重要凭证，也起着非常重要的作用。目前中职学校的档案管理工作还有很多弊端，对于这些弊端的出现，加强管理与改革是重要的解决方式，对学生档案管理有着重要的意义。本文正是从档案管理的效率与质量方面展开的研究，为问题的出现与解决提出了相关的解决办法。　　二、档案管理工作中亟待解决的问题4　　1.硬件不硬。为了适应新时期档案工作的要求，国家档案法对基础设施建设提出了更高要求。然而部分中职院校基础设施、消防设施、防盗设施以及防有害生物的必要设施严重不足，技

3、术设备配置不到位，设备老化或损坏等现象仍然存在。　　2.管理工作不规范。即使有部分学校按照档案法的要求，但是管理滞后甚至部分档案分散不能集中管理，缺少专职的档案管理人员，更谈不上建立科学合理的管理制度。由于档案意识薄弱，导致一些中职学校档案长期不整理、不装订，甚至流失。　　3.人员素质良莠不齐。专业技术人员少且具有专业技术职务的人更少，加之随着新形势的发展，即使档案管理人员的学历层次提高了，随着学校档案范围的拓展，现代化管理要求在不断提高，专业知识得不到及时更新，就更不用说适应档案信息的开发和编程等档案现代化管理要求。　　

4、4.管理方式落后。传统的手工管理方式仍然是目前中职院校档案管理的主要手段，这很难为学校的发展提供高速度、高水平和高精度的服务。　　学校档案工作存在的这些问题最主要的是，一直以来人们认为教学时学校的生命线居于主要地位，一切工作为教育教学服务，档案管理只是后勤服务。二是档案建设人力、物力、财力投入不足，导致档案建设跟不上学校发展社会发展的需要。　　三、中职学校档案建设的建议及对策　　基于遇上存在的主要问题，做好新时期中职学校档案管理工作，应该从以下几个方面着手。　　1.学校领导要提高认识，为档案管理工作提供组织保障。《普通中等

5、学校档案管理办法》指出：“档案工作是办好学校的重要基础工作之一，学校必然把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”4学校各级领导要充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。对于学校来说，档案真实详细地记录了一所学校发展成长的历程，真实反映和客观记载学校教教育教学管理过程中的每一个环节，它是制定学校中长期发展的重要的客观依据。因此学校要加大财务投入，加大人力资源投入，为档案管理信息化提供必要的硬件和软件。同时要提高全体教职员工的思想认识，只有全体教职员工的档案意思整体提高了，才能共同做好档案工作。　　2.遵

6、循科学规范的原则，健全制度，完善机制，规范管理。①档案管理必须集中统一、学校各部门形成的档案必须有专职的档案管理人员在档案馆（室）集中统一管理，防止分散甚至流失现象。②完善管理制度。档案的形成过程要科学，要有严格的管理制度，如：档案征集的时效性、档案整理装订的规范性、档案查找手续的完备性等。首先严把收集关。收集要及时准确，忌事后整理“回忆录”；收集要全面，忌“丢三落四”；收集要系统，忌“时断时续”。其次严把鉴别关。对收集的材料进行认真的鉴别审核，做到去粗取精、去伪存真，忌“眉毛胡子一把抓”。三是严把整理关。科学立卷、分类准

7、确、编排有序、目录清楚，忌“杂乱无章”。四是强化服务意识，档案管理人员既要保证档案管理正常有序，又要及时准确的将有关信息反馈给学校相关部门及有关个人，忌单纯充当档案“保管员”。最后要建立相关的考核考评机制，既要考核档案管理员，也要考核主管责任人员及相关领导，把考核结果与考核评定、绩效工资挂钩。让每一个与档案管理有关的责任人忠实履行职责。4　　3.提高档案员素质对档案工作的成效起着决定性作用。首先要建立一支能够适应学校实际校情有效运作的档案管理队伍。要确保档案管理动作正常高效运转，又能够确保档案工作的持续性和完整性。要注意培

8、养年轻的专业管理人员，注意管理员的年龄层次分布科学，及时调整管理员岗位，确保基层档案工作的稳定性。二是强化档案管理人员培训。根据需要对管理人员的基本知识、专业知识、基本技能等分阶段有计划进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。　　4.加强学校档案信息化建设，推进升级达标。档案的信息化管理离不开现今的信