《有效会议技巧》PPT课件.ppt

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1、有效会议技巧主要内容单元一会议和企业管理单元二会议准备单元三会议技巧单元四棘手情况和问题人物的处理学习目标经过本课程一天的学习，学员能够：认识工作会议是管理沟通的重要方式掌握会议中的角色及任务掌握会议三维图要素及内容运用5W1H技巧准备会议运用会议任务、程序及人际技巧主持会议处理会议中棘手问题课堂纪律休息时间安排守时关闭干扰源OPENYOURMIND!先开一个会ThingsinCommon议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的16个共同点地点：XX会议室时间：8分钟主持人：志愿者记录人：志愿者阐述人：志愿者目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟通和关系

2、的建立课前热身回顾是什么行为和心态导致你们的讨论结果用一个比喻形容参加会议的心情用一个比喻形容主持会议的心情单元一概述单元二会议准备单元三会议技巧单元四会议棘手情况和问题人物处理行动计划摘要单元一概述对低效率会议的报怨低效率会议的高成本工作会议是管理方式的体现会议的三维立体图会议角色及任务对低效率会议的抱怨美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开会的原因有：跑题：83%准备不足：77%低效率：74%缺乏倾听：68%会议长度：60%缺乏参与：51%低效率会议的高成本研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高级管理人员甚至达到50%低效率会议掠夺

3、你的时间每个会议均耗时X年均开会数量X会议有效率＝？你主持的低效率会议掠夺别人的时间低效率会议＝“犯罪”会议评估表请用以下评估表测评你经常主持的会议，并在符合你情况的描述项前打勾界定“会议”三人以上聚在一起展开有组织的讨论有效达到明确目的会议和渠道沟通沟通渠道优点缺点面谈可以利用现场气氛双向沟通面子作用传达范围有限会议集思广益可当场看到对方的身体语言须事先准备有可能出现混乱局面电话沟通方便双向沟通可能误解看不到非语言的反馈电子邮件费用低廉传播范围广看不见非语言信息反馈慢正式文件完整全面可以事前充分准备须多重审核不能及时获取反馈简报/短片/海报/展架生动形象，视觉冲击力强，印象

4、深内容伸缩性强，可重复使用制作时间及成本相对高需要专业人员协助会议的独特优势在有效沟通中，所传递的信息55%是通过身体语言传达的38％通过语调完成的7％是通过所使用的言辞传达的开会具有电子邮件、电话、信函等方式不可比拟的优势会议的作用发放消息型PresentationMeeting互通消息型InformationSharingMeeting解决问题型Problem-solvingMeeting做出决定型Decision-makingMeeting信息沟通类决策讨论类会议的作用会议是由哪些要素组成的？会议三维立体图会议任务会议程序会议成员会议成员--会议角色会议要素--会议三维

5、立体图会议任务Task会议程序Process会议成员People会议要素--会议任务完成会议既定的目标会议要素--会议程序有完整的会议过程，以便有效完成会议任务会议要素--会议成员充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛会议要素--会议角色主持人完成会议讨论任务确保会议达到预期目的确保高质量讨论内容协助人监控会议程序贯彻会议规则/纪律确保与会者平等参与记录人笔录会议决议备份会议记录会议要素--会议角色经常情况是一线主管一人充当三种角色！任务非常艰巨！会议要素--会议角色及任务回顾你以往主持的会议，你是否完成了：主持人的任务协助人的任务记录人的任务单元一概述单元二会议准备单元三

6、会议技巧单元四会议棘手情况和问题人物处理行动计划摘要单元二会议准备录像分析5W1H准备技巧会议规则会议类型比较会议准备演练案例讨论一家中国最大的泵业生产制造集团公司，公司老板一直要求并采用公司“高回报”的方式召开高层会议，总经理例会一般在星期一下午6:00点召开，每次开会前总经理办公室秘书都会发出会议通知（会议通知见后），讨论议题有常规汇报和交流计划；在这个例会上通常会有话题分享，部门协调，策略制定，政策回顾，问题分析，突发情况通报等议程出现。随着时间的推移，总经理发现下面在会议结束后的执行层面我行我素；任务拖延甚至不了了之。部分经理对会议已经产生明显的恐惧感和无奈的

7、感觉。。。问题：为什么会发生这样的状况？这样的状况给企业带来哪些后果？如何改进？会议准备5WIHWHY,WHO,WHENWHERE,WHAT,HOW以下情况，开会是种资源的浪费主持人没有时间为会议作充分准备与会者没有时间为会议作充分准备必要人物不能出席会议没有时间对问题展开讨论书面形式比开会更有效你以前主持的会议，哪些会议不该召开？举例说明。WHY：会议的目的WHY“会议的具体目的是什么？”会议主题≠会议目的！会议目的：通过开会预期达到的结果会议主题：会议讨论的核心议题信息沟通类会议目的练习请根据以下情