有效会议管理ppt课件.ppt

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1、有效会议管理1你喜欢开会吗？你讨厌开会吗？为什么？结合你参加的会议谈谈自己的看法。21、开了几个会？2、为会议花掉多少时间？3、因为开会达成几项共识？4、因为开会完成几个结论？5、因为开会耽误多少工作？算算看，你一月内总共3你如何看待“文山会海”现象？4为什么要开会？5第一部分：会议概述6一、会议的意义二、会议的目的三、会议的种类四、会议的频率五、会议的成本71．会议是一个集思广益的渠道图1-1集思广益图会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观

2、念相互碰撞的产物。一、会议的意义82、会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。93、会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这

3、种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。10二、会议的目的1、开展有效的沟通；2、咨询传达；3、监督员工的工作进展情况；4、达成协议，解决问题；5、决策和资源共享；6、开发创意；7、激励员工的士气。11三、会议种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议宣布人事安排、讲解政策的会议当众表扬或批评别人的会议临时处理突发事件的会议固定的团队会议集思广益的会议12四、会议的频率1.固定的部门会议132.全体会议143.处理突发事件的会议154.一对一会议16五、会议成本的计算1

4、、会议的时间成本时间成本=参加会议人数*（与会者的准备时间+与会者路途时间+纪要整理时间+其他时间）注意：如果时间成本不太直观，则转换为金钱成本。2、直接的会议成本直接成本=会议设施费用+场地费+文件准备费等3、效率损失成本不能及时解决生产存在的问题带来的影响等。17第二部分：会议效率不高的原因18一、原因及预防二、高效会议的八大特征三、会议规范19一、会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。项次原

5、因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，

6、致使会议毫无意义、宣告失败。20二、高效会议的八大特征1、只有必要时才召集开会；2、要经过好好的筹备；3、拟定和告知了会议议程；4、严格遵守时间（准时结束的前提是准时开始）；5、一切都是按部就班；6、请了最有经验的人出席；7、结束时作出了评论和归纳总结；8、记录了决定、建议和负责人。21三、会议规范1、时间安排222、会议本身有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。出席讨论和政策的会议人数以5-7人最佳。出席会议超过20人，只能通报情况或布置工

7、作，更多的人只适合于报告或信息沟通（比如例会）所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。会议结束2-3天后，所有与会者应收到会议纪要（备忘）。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。233、固定会议的流程规范固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。一个中心会议的开始，具体包括：阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。进行会议讨论，可以分为不同的议程

8、，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却