浅议企业档案信息资源开发与利用

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1、浅议企业档案信息资源开发与利用　　摘要：本文分析了开发企业档案信息资源的必要性和存在的主要问题以及如何加强档案信息资源的开发和利用，使档案信息资源在企业发展中发挥其应有的价值和作用。关键词：档案信息资源开发利用Abstract::Thispaperanalyzesthenecessityofthedevelopmentofarchivesinformationresourcesoftheenterpriseandthemainexistingproblemsandhowtostrengthenthefileinformationre

2、sourcesdevelopmentandutilizationofarchivesinformationresources,sothatitsvalueandroleinenterprisedevelopment.Keywords:thedevelopmentandutilizationofarchivesinformationresources中图分类号：G270.7文献标识码:A文章编号：5随着信息时代的来临，企业对信息的需求与日俱增，档案作为一种信息资源，也逐渐被企业重视和利用。除了培养利用者的档案意识外，积极主动地开发利用

3、档案信息资源并探索其规律，满足企业发展需求，使档案价值得到最大实现，更好地为企业经济建设服务，发挥它们应有的价值，已成为企业档案工作一项长期的主要任务。一、开发档案信息资源的必要性和存在的主要问题档案是社会政治、经济、文化等各方面活动的真实记录，是社会各界察往知来的原始凭证，是国家信息资源的重要组成部分。档案包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，是最原始，最真实，最有说服力的历史记录。大力加强档案信息资源的开发与利用，是档案事业适应时代发展的必然选择。开发档案信息资源就是要把档案信息进行加工、整理并将蕴藏于档案中有价值的、适

4、应企业发展需要的各种知识、信息挖掘出来，最大限度地为企业发展服务，以提高档案信息利用效率的一种知识信息整序和传递过程。5面对国家信息化发展的新形势，特别是企业对档案信息需求的日益迫切，档案信息资源开发利用工作依然存在一些问题。主要表现在：1、档案利用封闭。长期以来，档案一直保存在档案室内，大量的档案材料没有充分发挥其应有的价值作用，仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的观念。2、案卷质量较差。由于历史原因，过去的档案案卷质量不同程度地存在一些问题，质量不高的案卷自然会影响档案信息的开发利用。3、馆藏结构单一，范围狭窄，档案资源不

5、够丰富，不能满足企业发展需要的多样性。4、编研工作的方式和手段比较薄弱，编研材料内容单一。5、利用封闭、内容单一、保管分散，无法适应和满足信息时代信息资源共享的需求。6、普遍存在企业档案编研人员业务素质偏低，编研人员配备不足，造成档案编研成果档次低。二、主要原因分析（一）档案人员思想观念转变缓慢。随着各项事业的不断改革和对外开放的深入，市场经济体制日趋完善，新的经济建设环境给档案工作的发展提供了很多很好的机遇。但是有些企业档案部门的工作者对这些机遇还缺乏清醒的认识，在思想观念上不同程度地缺乏市场经济意识，依旧把管好档案作为档案工作的

6、重点，没有充分认识到档案信息的潜在作用，致使档案工作与企业经济建设和精神文明建设不相协调。（二）档案信息开发工作的基础还比较薄弱。一是归档的文件材料完整性不够；二是信息收集渠道有待拓宽；三是档案人员开发信息的业务素质有待提高。从档案信息开发利用工作的实践来看，没有完善的基础建设，档案信息开发工作很难持续。（三）档案信息开发的规模需逐步扩大和完善。目前，随着企业经济体制改革的不断深入，使得各种经济关系日趋紧密和复杂，从档案信息价值和作用来看，选择一种方式逐步扩大档案信息开发规模很有必要。三、档案信息资源的开发和利用(一)5转变观念，强

7、化档案信息意识，充分认识档案信息所具有的特性，重视档案信息资源的开发利用，为企业各项工作做好超前服务。改变过去重政治，轻经济、重保管、轻利用、重实物、轻信息等观念。明确档案工作的主攻方向，就是要大力开发档案信息资源，围绕企业经济建设开展形式多样的服务工作，充分发挥档案的作用，显示档案的价值。（二）丰富和充实室藏内容。丰富的室藏是档案信息资源开发利用的基础，档案室藏的丰富性主要取决于档案的数量与质量。企业档案部门不仅要收集文书、科技、会计档案，也要收集与企业相关的各种业务、合同档案以及与档案关系密切的各种市场资料，要不断的丰富馆藏信息

8、量，为档案信息资源的开发利用提供保障。此外还要把好案卷的质量关，确保档案的质量。因为收集工作质量的高低，直接影响到档案工作与其它环节的工作质量。(三)加强编研工作，大力开发利用档案信息资源，使档案信息的潜在价值转化为现实价值。档案部门