浅议技校档案信息资源开发及利用

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1、浅议技校档案信息资源开发及利用摘要：在网络化、信息化发展的背景下，如何充分开发利用技校档案信息资源是现今必须要思考和解决的一个问题。关键词：档案信息资源；开发；利用当今世界是以高科技为主导的知识经济时代，知识已成为经济、社会发展的主导力量。知识信息在飞速增长，信息利用率已成为国家实力的重要指标。档案作为历史的记录，知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始，最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。作为省特级档案室，我院的档案管理已从传统的实体管理向档案信息化管理发展，档案服务职能已从最初单纯的行政服务向全院教职工服务过渡，档案信息资源已成为全院共享的信息资源的一部分。但是在网络化、信

2、息化发展的背景下，如何充分开发利用技校档案信息资源是现今必须要思考和解决的一个问题。针对档案信息资源丰富，但档案管理方式落后、档案利用率不高的现象，我们认为实现档案信息资源开发利用工作的新局面，有以下三种途径和方式：一、建立健全档案组织管理机构6我院于1996年设立综合档案室，并成立了学院档案管理委员会。建立了自院长、各部门主要负责人到兼职档案员的档案管理网络，在全院形成了一个自上而下层层分工负责的档案管理体系。综合档案室集中管理学院党群、行政、教学、财会、科研、基建、设备仪器、声像、实物九类档案及有关资料。配备专管人员，做到机构健全，人员落实，每年档案工作订目标、有计划，并列入分管领导

3、的工作议事日程，档案工作任务分解到部门，职责明确，建立规范化的制度，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。二、着力提高档案工作者的素质。在现阶段档案信息数字化的过程中，迫切需要现代化的综合性的人才，他不仅要具备较高的专业水平，而且要精通现代网络技术。但从目前情况看，许多档案部门缺乏这样的人才，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。那些从事传统纸质的档案工作者有不少专业领域水准较高，可惜没能及时补上档案网络技术这一课。他们的管理理念和工作方式已渐落后于时代的要求。档案信息化的发展，要求他们与时俱进

4、，更新自己的知识结构，转换管理理念，适应时代发展的要求。（一）改变档案工作者的管理理念。6档案工作者面对信息化的时代要求，必须自觉地从传统的实体管理向档案信息化管理发展。档案工作者将不再像以往那样仅仅提供实体性的档案服务和维护档案的物质安全，他们要意识到自己的首要职责是以最高的效率给档案利用者提供档案信息服务。在档案工作中,档案工作者应把加工和完善馆藏档案,加速档案数字化建设，以满足档案利用者的需求为工作的主动力。把档案的利用率作为衡量自身工作成绩的一个重要标准。同时档案工作者应开放自己的工作，通过与其他相关部门的合作来推进档案信息化的开发和利用，如实现档案部门、电子文件形成部门和计算机

5、与信息管理部门三结合。（二）优化档案工作者的整体人员结构和个体知识结构。针对传统纸质档案工作者对网络技术的陌生，档案部门应引进部分高科技人员，通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能可以实现对档案的初步数字化和网络化过程。此外，新引进的人员在管理档案的开放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化档案管理的落后思想。其次，必须加强对在职档案工作人员的观念和技能培训，使他们尽快熟悉现代化技术、技能的运用,壮大适应信息时代要求的档案管理队伍。三、优化馆藏结构，提高馆藏利用效率。（一）丰富和充实馆藏内容。充实和丰富馆藏档案是6开发利用档案信息资源的物质基础。长期以来，档案工作者所做的努力，无

6、论是档案的收集、整理、鉴定，还是保管、统计、检索等环节,都为档案信息开发利用打下了坚实的基础。充实、丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的前提，也是优化馆藏结构的前提。在充实馆藏工作中，档案工作者要注意档案信息资源的系统性，连贯性。在征集范围上应改变以往注重党政机关文书档案的单一性，应扩大到学院各个方面。以我院为例，学院综合档案室自建立以来，努力坚持以教学为中心的服务方向，紧紧围绕学院的各项工作提供利用和服务，积极做好档案资源优势文章。学院每年都将教学资料整理入档，其中包括各类教案、教学进度计划、考试试题等，并在教学部门协助下，整理出教学库，试题库，为教学提供重要的参考和依据。又比如，学院2

7、005年筹备30周年校庆活动，编写《建校30年周年校庆资料汇编》，出版校庆纪念册和创办校史展览馆，提供了大量珍贵的档案材料，将建校30周年的成果进行全面的收集、精心整理汇编成册。这些编研成果，为党政部门、企事业用人单位和大专院校等提供毕业生的准确学历、履历、政治思想表现等证明材料，从而充分利用档案信息资源，为学校的建设做出了贡献。（二）稳步推进馆藏档案信息资源的数字化。6传统的馆藏档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主,利用方式