商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件 档案管理.doc

《商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件 档案管理.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、第二节档案管理一、教学目标：（一）知识目标1、掌握档案管理的作用和重要性。2、掌握档案的归集、组卷、保管和利用的方法（二）能力目标能独立完成档案的归档、组卷和保管工作。（三）素质目标培养学生日常生活、工作中谦虚谨慎、细致认真的作风和品行。二、学时分配：2课时三、教学重点：（一）档案的归集和组卷（二）档案的管理和利用四、教学难点：（一）档案的归集和组卷（二）档案的管理和利用五、教学方法：（一）现场演示法（二）讲练结合法（三）任务驱动法六、教学手段：（一）多媒体辅助教学（课件）（二）借助实物教学过程设计：总体思

2、路：通过案例导入，了解档案管理的重要性，通过多媒体展示和现场演示作为辅助，学生掌握档案管理的方法。导言部分：档案管理是企业管理的内容之一，是秘书的重要工作职责。管理并利用好档案，对于加强企业经营管理、实行科学决策，对于继承和创新企业文化，对于维护企业的合法权益以及提高企业的经济效益都有着十分重要的意义。导入新课：案例导入——3•3点评：该案例中的安达防爆电机有限公司曾经经历过档案分散、流失的过程，当当企业规模扩大后，公司及时整理并加强了档案工作，将档案统一，制定档案制度，并配备专职档案员，这一举措将为企业的

3、发展做好坚实的资料保证。由此可见，一个企业不能没有档案的管理，秘书不能忽视档案工作。一、档案及档案管理档案是原始的具有保存价值的历史记录。档案管理是企业管理的内容之一，是商务秘书的重要工作职责。管理并利用好档案，对于加强企业经营管理、实行科学决策，对于继承和创新企业文化，对于维护企业的合法权益以及提高企业的经济效益都有着十分重要的意义。二、档案的归集档案的归集是指档案的收集与归档，是将分散在各个职能部门或个人手中的、具有保存和利用价值的文件资料，集中到档案管理部门统一加以整理、存贮的工作。（一）归档的范围凡

4、在本企业活动中直接形成的，在当前或一定时期内具有凭证作用和历史查考作用的文件资料均属归档范围。具体包括：1、文书工作方面：企业制发的文件、大事记，重要会议的记录、决议和领导讲话，重大事件或活动形成的文件资料，规章制度，员工信访事项的调查材料和办理结果，下级机关报送的重要文件等；2、产品生产方面：产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产和调度工作中形成的文件资料；3、经营销售方面：企业经营决策和经销管理的各种记录、合同、协议等文件资料；4、技术管理方面：质量管理、技术引进、技术改造和标准、计

5、量、能源、环保及技术管理工作中形成的文件资料；5、设备仪器方面：设备仪器的图纸和技术文件，设备安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件资料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装或报废的文件资料；6、计划统计方面：各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的文件资料；7、劳动工资方面：员工名册，定额、定员和劳动调配、劳动工资、劳动保护、劳动争议、劳动组织工作中形成的文件资料；8、财务管理方面：各种账册、报表、凭证等文件资料；9、工程建设方面：基建工程审批、工程项目变更及验收等文件资料，工程建设合同

6、、工程图纸等资料；10、其他方面：房屋买卖、土地征用及重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料，产权变动、机构调整、干部任免、员工奖惩、突发性应急事件以及共青团和工会工作等方面的文件资料。（二）归档的时间针对不同类型的文件确定具体的归档时间：1、各种常规性文件资料在翌年第一季度内归档；2、技术改造项目、科研课题、工程建设项目在其项目鉴定、竣工验收或财务决算后3个月内归档，周期长的可分阶段或单项归档；3、外购设备仪器或引进项目在开箱验收或接收后及时进行登记，安装调试后归档；4、会计文件资料在会计年度终了后由会

7、计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交；5、电子文件逻辑归档适时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；6、音像资料应在工作或活动结束后及时归档。三、组卷的方法要根据文件的作者、时间、内容、文种等基本特征，以某一特征为主，灵活运用其他特征进行组卷。1、按照内容特征组卷。即将反映同一工作、活动、事件或问题的文件资料组合成卷宗，能够体现其内容间的自然联系，便于查阅者清楚某一性质工作或问题的整体面貌和来龙去脉，这是最主要、最常用的方法。2、按照名称特征组卷。即根据文种特征，将文种相同的公文集中起来进行组卷。这种

8、方法操作起来比较简便，特征鲜明，便于检索利用。3、按照时间特征组卷。是指将在同一时间内形成的公文集中起来组卷。其好处是可以反映出组卷单位在不同时段的工作特点，有利于查阅者按照时间线索查找文件。4、按照地区特征组卷。即按文件作者所在地进行组卷，多用于下级机关来文、调查统计材料和某些专用公文。5、按照作者特征组卷。这是常用的组卷方法，在运用时要注意不同作者文件之间的相互联系，如请示与批复，函与复函是具有相互对应关系的