公文管理系統 教育訓練.ppt

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1、1嘉藥學校財團法人嘉南藥理大學公文管理系統教育訓練承辦人作業2課程大綱承辦人作業流程外來文函復/簽會辦公文？如何創一份稿？（內文分繕）一文多稿說明如何建立個人受文者群組？如何刪除簽稿？如何併文/解併？如何抽回誤送之公文？如何誤送退回？如何設定代理人？3承辦人作業流程4創稿函復會辦承辦人檔案室總發文單位主管決行檔案室歸檔發文主管承辦人※密件公文或者紙本公文，系統保留所有公文流程與公文資訊。主管是否批示公文電子檔5公文陳核承辦人主管單位登記桌決行註記若主管決行電子檔公文若主管不決行公文電子檔＊密件或者

2、紙本公文陳送主管批核6外來文函復/簽會辦公文?7承辦人如何函復公文?待辦作業區→「承/會辦待辦區」→勾選欲函復的公文→【簽收】→【簽辦】→選取欲簽辦的簽稿→設定傳送流程→【傳送】承辦人如何簽會辦公文?待辦作業區→「承會辦待辦區」→勾選欲簽辦之公文→→【簽收】→【簽辦】→【意見輸入區】輸入意見→【瀏覽設定傳送流程】→【傳送】如何函復/簽會辦公文8如何創一份稿?9公文取號機制：創簽稿：3碼民國年＋D+6碼流水號（稿轉文後會去取收發文號）操作步驟：點選常用功能區的【創簽/創稿】執行公文製作。創稿系統操作10

3、情境提示：1.承辦人如何以稿代簽?創簽/創稿→創函→【存檔】→【登錄取號】→勾選欲跑流程的公文【設定傳送流程】→【傳送】2.承辦人該如何創一份簽稿併陳之公文？創簽/創稿→創簽→【增加簽稿】→創函→【存檔】→【登錄取號】→勾選欲跑流程的公文【設定傳送流程】→【傳送】3.承辦人如何先簽後稿?已經創一份簽，進行公文流程，之後須再創一份函稿同時簽核，文號相同，該如何操作？創簽/創稿查詢→勾選簽→【修改】→【增加簽稿】→點選函稿→【存檔】創簽/創稿11公文創簽稿登錄取號以後，會出現在待辦區作業→「承辦作業待辦區

4、」當中。「登錄取號」後公文時效開始起算。創簽/創稿公文製作介紹(一)12手寫筆便利貼單選選單螢光筆公文編號追蹤修訂橡皮擦螢光筆手寫筆職名章公文編號完整的工具列公文製作介紹(二)13文稿頁籤公文編輯區公文製作介紹(三）附件說明附件說明發文附件：於發文時會隨公文送出，附件資料會顯示附件種類為：「會簽附件」會簽附件：內部簽辦公文所需之附件，不隨文發送。如會辦公文需做資料調查或填寫表格，可使用參考附件，會辦單位可查看附件資料並下載檔案，之後再使用參考附件上載14附件資料下載附件15線上公文製作介紹(四）函稿的

5、正、副本正、副本選擇由左邊本機關組織展開後，點選單位名稱二下，會自動引入右邊欄位，全部輸入完成後，按【確定】，自動將受文者帶入到文面上。發文方式:電子交換、郵寄、人工交換分繕列印如果受文者需要分繕列印，請選擇『分址分文』，於『不隱藏』勾選則勾選的單位就會於列印時被隱藏於受文者。1617如何建立個人受文者群組?18承辦人有些自己使用之受文者資料需匯入公文系統使用，可在受文者設定以群組方式匯入。匯入群組：下載受文者格式範本，修改後匯入系統，文面上的【正本】、【副本】將會顯示匯入之群組名稱。正本：教育訓練配

6、合廠商副本：教育訓練配合機關匯入清單：下載受文者格式範本，修改後匯入系統，文面上的【正本】、【副本】將會顯示匯入之所有受文者名稱。正本：張三、李四、王五副本：李白、韓愈建立個人受文者群組19承辦人有些自己使用之受文者資料需匯入公文系統使用，可在受文者設定以群組方式匯入。匯入清單：下載受文者格式範本，修改後匯入系統，文面上的【正本】、【副本】將會顯示匯入之所有受文者名稱。正本：張三、李四、王五副本：李白、韓愈建立個人受文者清單設定傳送流程說明20指定單位按新增為傳送到該單位登記桌，跨單位不同登記桌傳送文

7、只能指定到該單位登記桌指定到單一承辦人按新增則文送到該承辦人，同一單位或同登記桌可以指定到承辦人送總發文或總檔案室雙按兩下21如何刪除簽稿?承辦人如何刪除多餘的簽稿情境提示：未登錄取號：創簽/創稿查詢→勾選欲刪除草稿→【刪除】已登錄取號：創簽/創稿查詢→勾選欲刪除公文函稿→其他功能【解除連結】→再將草稿刪除。承辦人該如何刪除多餘的簽稿？23如何併文與解併？24兩筆公文如何進行併文?併文完成後於公文狀態會顯示「併」字。待辦區作業→「承/會辦待辦區」→選取兩筆公文。『其他功能』點選【併文】→選擇併文方式。

8、按【存檔】完成併文。併文25待辦區作業→「承/會辦待辦區」→選取已併文之公文。『其他功能』→點選【解併】。選擇主併文號解併或欲解併之公文。按【存檔】完成解併。解併26如何抽回誤送之公文?27若公文送錯單位，該如何將公文抽回辦理？操作步驟：在待辦區作業的「承/會辦待辦區」→篩選條件→點選【已送出未簽收】勾選欲抽回之公文，在「其他功能」→【送件抽回】。※前提：須在對方單位尚未簽收前才可抽回。公文抽回系統操作28如何誤送退回?29收到非本單位辦理之公文？操作步