商务函电写作的7C原则.pdf

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1、.商务函电写作的7C原则函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。商务函电的写作应掌握7C原则，即：完整（complete）正确（correctness）清楚（clearness）简洁（concreteness）具体（concreteness）礼貌（courtesy）体谅（consideration）完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方

2、的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最

3、重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉

4、函、慰问函、唁函、推销函。..商业英语之商业信函的书写原则（1）completeness实例解说："CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz./-ditto-but1/2"x5yds,1,000doz."这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。中文意思是："纤维素带（幅）宽半英寸，长３码，带塑料包装容器，７００打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长５码，１０００打。主要问题是后半句不清楚。"ditto"在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但

5、不能包括"带塑料包装容器"，因此，幅宽半英寸长５码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。所以最好改成："CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz.CelluloseTape1/2"x5yds，withplasticdispenser1000doz."这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。商务英语之商业信函的书写原则（2）Clearness（一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉Astothesteamerssailingfro

6、mHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.(从香港到旧金山有直达船，)但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此，最好清楚明白地说明"一个月两次"还是"两个月一次"：（a）WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.（每月两次直达船）（b）WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanF

7、rancisco.（每半月一次直达船）..（c）WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFranciscoeverytwomonth.（每两个月一次直达船）（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：a)Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;b)Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatte

8、r.以上两句中的"assoonaspossible"修饰的内容不同：a)你们要求我们尽快做些什么。b)请尽快告诉我们。所以a)可译为"请告你们要我们为此尽快做些什么"；b)可译为"请尽快告知，你们要我们为此事做些什么"。（三）注意代名词，关系代词和先行词的关系按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。例句：不好：Theyinfo