T3总账报表操作手册.doc

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1、T3总账和报表操作手册1.1部门职责财务部门的日常工作在ERP系统中主要有：1.编制日常会计凭证；2.财务经理对凭证进行审核、记账；3.结转期末损益，进行月末结帐；4.对采购部门开具的虚拟发票进行审核（采购入库单和真实采购发票），确认应付账款，并进行账务处理；5.对销售部门开具的虚拟发票进行审核，确认应收账款，并进行账务处理；6.对仓库传过来的业务单据进行审核，并进行账务处理；7.其他业务凭证的录入；8.月底编制对内会计报表，对总账模块的月底结账工作；9.打印装订凭证；1.2总账管理业务流程图具体工作流程财务相关岗位制

2、单审核、记账报表领导或税务局自动转账填制凭证收集审核无误的原始凭证手工审核或成批审核记账其他系统结账结账生成报表重算表页打开报表上报相关报表1.3总账系统的初始化设置：l初始设置：在基础信息—“财务”中进行设置n会计科目n凭证类别n项目目录n外币种类l期初余额n启用总账时，首先就是把手工账下的“期末余额”录入到软件中，作为软件的“期初余额”。n如果是刚刚成立的公司，则不存在“期初余额”的录入问题。l操作步骤：n打开期初余额：总账——设置——期初余额n在末级科目录入期初金额，累计发生1.4总账系统的业务处理：1.4.1填

3、制凭证提示：填制凭证前，要先设置“凭证类别”。此操作已在基础信息—财务—凭证类别处做了设置。步骤：l用鼠标单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，屏幕显示凭证画面l用鼠标单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别上1.4.2审核凭证审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核，只有审核权的人才能使用本功能。操作步骤：l点击总账---凭证---审核凭证l选择查询条件l

4、打开凭证l点击审核注意：审核人和制单人不能是同一人凭证审核后凭证下方显示审核人名称1.4.3凭证查询步骤：总账——凭证——查询凭证——选择查询条件——确认。如果这里的查询条件不完整，可以点击“辅助条件”进行条件过滤。1.4.4记账和反记账步骤：更换操作员为记账人——进入总账——凭证——记账——选择记账范围或[[下一步]]——[记账]——账套启用月系统将自动试算期初余额是否平衡——若平衡——[确定]——系统开始记账（把凭证上的数据登记到到总账、明细账、日记账等账簿中。注意：l如果在总账的设置选项中，选择“出纳凭证必须经由

5、出纳签字”，则出纳凭证没签字的时候，不允许记账。l如果在总账的设置选项中，选择“未审核的凭证允许记账”，则凭证没审核，也允许记账。l上月未结账本月不能记账。l启用月的期初余额试算不平衡不能记账。l凭证记账后，在填制凭证中看不到凭证了。即记账后的凭证只能在“查询凭证”中看到。如果记完账，发现凭证有错误，则需要取消记账。总账——期末——对账——打开对账窗口——Ctrl+H——系统提示“恢复记账前状态被激活”——确定——退出对账窗口——总账桌面——凭证——恢复记账前状态——恢复最近一次记账前状态或恢复某月初记账前状态——确定

6、——录入账套主管密码——确定1.4.5月末转账l系统提供了六种月末转账凭证的类型。这里以“损益结转”为例做一下说明。l何谓“期间损益结转”：在企业的经营活动中，每月会产生收入，也会发生费用。收入-费用=利润（即损益表的内容）。那账务上就要有个科目体现出每月的利润和“累计利润”，这个科目就是“本年利润”。月末把收入类科目和费用类科目（合称损益类科目）的发生数转入到“本年利润”的过程就是“期间损益结转”。期间损益结转步骤1：定义“损益结转”：总账——期末——转账定义——期间损益，进入“期间损益结转设置”界面。录入“本年利润

7、”科目——确定——则所有损益类科目后都带出“本年利润”科目编码和名称。期间损益结转步骤2：月末生成“期间损益结转”凭证：总账——期末——转账生成——期间损益——选择月份和结转的科目（一般全选），生成转账凭证。（如果之前的凭证没有记账，可以选择“包含未记账凭证）注意：1、定义是只用设置一次，每月生成即可；2、如果损益类科目本月有新增的明细科目，则需要重新设置。否则期间损益结转时，新增明细科目的数据转不出来。假定原来定义期间损益结账时，主营业务收入5101科目只有一个明细科目，如本月新增“”科目，则进入设置界面没有显示“3

8、131本年利润”科目，则结转的时候，也转不到“本年利润”中，对应的在“损益科目编码”栏中输入“3131”即可。1.4.6账表查询l可以随时查看总账中的和辅助模块的账表数据，如余额表、总账、明细账。选择的时候可以“包含未记账凭证”。l如果把“现金”指定为“现金总账科目”，把“银行存款”设置成了“银行总账科目”，则现金日记账和银行存款