第八章 秘书工作方法与规律ppt课件.ppt

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1、第八章秘书工作方法与规律引言本章主要介绍了秘书专项业务工作方法，以及对正确使用这些方法具有指导意义的秘书工作的一般规律和特殊规律；进而阐述了对立统一规律及其在秘书工作中的体现。秘书工作方法，指的是秘书发挥职能作用，完成工作任务的途径、程序和手段。科学合理的工作方法有利于提高工作效率，优化效果。秘书专项业务工作方法1秘书工作规律及其应用2目录CONTENTSPART1秘书专项业务工作方法一、秘书协调方法从本质上讲，协调就是解决矛盾。通过协调淡化矛盾，调和矛盾，最终解决矛盾。协调方法一般是指为达到协调目标而采取的有条理、可实施的措施和办法。秘书工作必须从实际出发，立足于自身的职能

2、地位和职能特征，灵活选用适当的协调方法。（一）沟通协调方法沟通是指情况、意见或思想的交流；协调即配合得适当。管理作为一个过程，沟通与协调相互依存，相互作用，具有一致性。在管理过程中出现的矛盾或失调，有不少是因为信息沟通不畅或受阻，或信息传递中出现某种干扰而产生的。秘书虽不具有解决问题的强制权力和支配权力，但具有信息枢纽的优势，只要通过及时传递真实、全面的信息，促进彼此相互沟通，消除隔阂或误会，矛盾或失调问题就能得到解决，使其恢复协调状态。采用沟通协调方法要注意：一要准确把握失调是否是由信息沟通不畅或受阻造成的，若有此原因，采用此法才有效。二是要了解隔阂或误会的消除需要怎样的信

3、息内容、需要采取何种方式沟通、需要选择怎样的最佳时机，把这些都分析清楚并做好充分准备之后再进行协调，才能收到良好的效果。三要注重促进失调各方之间的相互沟通，这样有利于增进相互的理解，巩固协调效果。（二）变通协调方法在实际工作中，有时在一些非原则性问题上，有关各方各执一词，互不相让，结果使矛盾激化，引起失调。秘书在协调中，若发现这类既无根本利益冲突和权力冲突，又无重大原则分歧的失调问题，即可采取变通协调方法。采用变通协调方法要注意：一要肯定有关各方所坚持的看法或观点中的合理部分，特别要赞赏其中的共同之处，在肯定和赞赏中淡化各方的对立情绪，并使其心理上得到满足。二要在有关各方看法

4、的合理部分和共同之处的基础上，避开差异之处，提出一个各方都可以接受的协调方法，并强调此方法就是从各方看法中得到的启示，由此强化各方的认同感。采用变通协调方法要注意：三要强调变通协调方法对各方都有利，事业的整体利益更需要各方的协调配合，由此促进各方接受变通协调方法。四是当有关各方接受变通协调方法后，要帮助各方认识到他们之间原本就没有原则上的分歧和根本利益冲突，各方的利益是一致的，使各方相互间加强理解，加强协调配合，增强协调意识，避免类似失调现象再次发生。（三）融合协调方法某些权力冲突和利益冲突只不过存在于局部问题上，但由于有关各方认识上的片面性和行动上的互不相让，甚至针锋相对，

5、引起各方在整体配合上的失调。对于因局部的权力冲突和利益冲突而引起的各方在整体配合上的失调，可采用融合协调方法。秘书在融合协调时应注意：一要从失调问题中的相关因素入手，将其中的共同之处、相容之处与差异之处、对立之处分开。二要强调整体目标、整体利益的重要性，使各方都充分认识到配合失调对整体是极为不利的，也是组织整体利益、组织管理制度和纪律所不允许的，即通过晓之以利害，使有关各方产生协调的意愿。秘书在融合协调时应注意：三要在各方相同、相近或相容的基础上，提出一个各方都可以接受的协调方案，对差异之处以有关政策法规为依据，采取灵活的折中的方法加以处理，使各方在不受损失的情况下，恢复协调

6、配合。四是若差异或对立一时难以解决，可暂时搁置，首先恢复主要方面的协调配合，以免对全局工作造成重大损失；对差异或对立之处，可逐步解决，或请领导进行裁决。（四）政策法规协调方法实践中的某些失调现象，是由于理解或执行有关政策、法规出现偏差造成的，对此类失调问题，宜用政策法规协调方法。政策法规协调方法，是以系统完备的政策法规体系为依据的协调方法。若相关政策法规之间有模糊或局部矛盾之处，或者在理解或解释上有不确定之处，就必须以制定政策法规的领导机关的解释和评判为定论，不能在各执一词的争论中使问题长期得不到解决，更不能使失调现象扩散蔓延，影响全局工作的进程。（五）计划协调方法工作计划是

7、为实现预定的目标，对将要进行的工作做出的有序安排。若在计划执行中措施不当或客观条件发生变化，就有可能出现失调现象。对此类问题，可采取计划协调方法。秘书在受命处理这类问题时，必须在准确调查了解造成失调的原因的基础上，针对具体情况采取相应的协调措施。采用计划协调的要领是：要准确地理解和把握全盘计划；要全面地、深入地、动态地认识客观环境；要从计划、环境、执行三方面分析造成失调的主要原因，并提出相应的对策，尽早解决失调问题。秘书采用计划协调法应注意：一是对计划执行不力或执行不当的，应要求执行者严格按计划执行，不