文秘与办公自动化 ― 秘书工作方法课件.ppt

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1、第二讲秘书工作方法[概念]秘书发挥职能作用,完成工作任务的途径、程序和手段。实例1，王副秘书长“轶趣”一则；2，办公厅秀才们是怎样与统计局干部密切工作关系的？（注：第2例与后面要讲的“秘书职能环境与人际关系”一讲有一定联系）上个世纪90年代初冬季的一天，乌鲁木齐市市长在一位副职领导和农口几位县处级干部陪同下，到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长就发火批评了个别部下。去下一个点时，由于南戈壁冰封雪盖，路不好辩认，农口一位哈族领导将路带错，到发现时差不多已多走了10公里。案例：王副秘书长妙语消除“火药味”王

2、副秘书长不动声色地招呼停车，并主动向市长报告：顺路请市长看看这片戈壁草场，大得很呢！市长看后挺高兴。随后王副秘书长招呼大家上车折向第二个点。他机智地避免了市长发一场大脾气。[讨论]事后，有人私下议论，说王副秘书长这样做是在欺骗领导。您的看法呢？案例：市政府办公厅秘书是如何与统计干部处好关系的?以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往在人家特别忙时“凑热闹”，影响统计快报的报出；二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。于是，秘书们对症下药

3、，特别注意尊重统计部门、统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。本讲重点内容秘书工作方法与组织管理、与领导工作、与社会实践的适应性；秘书应了解和学习的领导方法；秘书主要专项业务工作方法。2-1秘书工作方法与管理实践领导层(管理决策层)秘书(管理决策的辅助层次)执行层2-1-1秘书工作方法与组织管理●管理组织体系示意图●行为科学：科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果秘书工作方法“三必须”与领导方

4、法相契合与秘书职能相匹配与组织管理运行机制相适应A.秘书工作方法必须与组织“四要素”有机融合组织目标组织规范组织需要组织管理方法指明方向提供依据方法基础秘书适用秘书2-1-2秘书工作方法与领导工作秘书工作直接为领导工作服务秘书工作与领导工作的需要紧密联系总体具体要求当好近身综合辅助和服务的参谋助手要求秘书通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及“三办”,为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务秘书工作适应领导工作“五法”之一：“铺垫法”突出一个“前”字（领导决策前；领导开会前；领导出差前；领导批阅文件前——属领导开展工作的前

5、期工作）为此：“四必须”（A,把握领导工作目标；B,明确领导工作进程；C,明确领导工作将要采取的方法措施；D,加强与领导的沟通）方法：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。之二:“拓展法”——拓展延伸属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果。为此，把握3条：领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；领导工作后续事

6、务的具体要求（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。铺垫拓展与延伸以保证取得领导工作的预期（最佳）效果为目标严格按要求办事注重整体连续性、承继性和适变、应变使工作落到实处并取得预期效果归纳之三:“代劳法”1,本来属于领导应亲自办理的公(事)务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。如代表领导出面协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。2，要注意5点：A.遵从领导意图,防止“帮倒忙”；B.遵从授权范围,切忌越权行事;C.善于扮演“双重角色”，忠实当好领导代表；D.加强双向交流,与工作对象协作

7、配合;E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。归纳1：秘书有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能起着不可低估的作用。归纳2：秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。之四、伴随活动法以实现公务活动的目的为出发点和归宿；按进度周密安排；提供便利；步调协调；拾遗补缺；随时应变。以此来保证领导工作有序、高效进行。之五：主辅配合法前述“四法”，均系秘书发挥综合性跟踪辅助和服务

8、职能作用的体现形式。它们常常是相互联系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。只有双方都在实践中加强沟通、共同努