专科生探讨会计凭证档案管理.doc

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1、本文主要介绍了专科生探讨会计凭证档案管理。本文结合实际工作，对■会计凭证档案的整理与保管期限提出了不同的看法，认为应该多角度鉴定会计凭证档案，加强其整理的前端控制，以确保单位的利益。会计凭证是会计档案中最早形成的原始材料,是会计账簿、会计报衣形成的基础，也是会计工作的原始依据。按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定，凭证类档案的保管期限是10—15年。笔者在实际工作中发现现行会计凭证常用的整理方法及保管期限给日后利用、鉴定工作带來了一定困难，其至可能影响到形成单位的经济权益。一、

2、会计凭证档案管理中的问题按照会计凭证的现行整理方法习惯及保管期限的界定，在实际工作中经滋出现附件内容杳找困难、重要文件随凭证被销毁、销毁前鉴定工作难度大等问题，不单•给档案工作者、利用者及会计人员带来不便，更有可能给形成单位带來经济损失。（一）会计凭证档案现行保管期限引起的问题案例二：我校某附属医院在厉改时，找不到多年前付给合作建楼方的付款凭证（后在销毁淸单中找到该凭证记录）I何无法取得产权,只得重新购房解决职工住房问题。损失几百万兀。会计凭证档案记录着办理的事件发生的时间、内容、经办人员、批准

3、人员、财务经办人员、办理时间等主要信息。其原始凭证性最强，是第一手资料。其他会计档案是在此基础上逐步汇总的配套材料，但它却是短期保管的。凭证期满时的销毁工作，山于其量大，极少能够被逐页鉴定，通常的做法是组织会计人员、档案人员、审计人员共同对到期的会计凭证批量鉴定，如无特殊情况，期满的会计凭证均应销毁。这样容易出现类似案例二中的问题，严重影响了单位的经济利益。可见，当前会计凭证档案的管理方式给利用、鉴定等工作增加了难度。山于会计档案具有面广量大，专业性强、时效性强等特点，其内容往往涉及到多个方而的

4、工作尤其是经济方面的，一旦销毁则有可能造成往后工作的不便，但又因其时效性强血通曲作为短期保管。因此，如何解决以上存在的孑盾，将是档案部门与会计部门应共同协商处理的问题。（二）利用会计凭证档案引起的问题案例一：某厂经查找厂档案室保存的财务档案2001年转账凭证，英后所附协议内容为：“因莱芜兴华分厂长期以來欠莱钢特殊钢厂资金达193万元，经协商将轧机抵账给特殊钢厂，用于小型车间工艺技术改造项目，将其往來账一•并冲减”（摘自《中国档案报）2009年2月16日《一张会计凭证解决193万元债务纠纷》）。将

5、有关票据、文件、合同等作为凭证的附件，是会计凭证档案幣理中存在的习惯。不少有着领导重要批示、涉及单位或个人利益的重要文件材料与凭证-•起保管，在10-15年后进行销毁。这种情况会造成以下两种问题的出现：一是按照目前从凭证号或档案号查阅凭证的检索方式难以找到所需的文件材料；二是重要文件材料会随凭证仅有10-15年的保管期而过早被销毁。如案例一中所述的协议作为凭证的附件，英保管期限为15年，但按行政文书管理其应长期保管（50年）。一份文件山于分类不同，导致了保管期限的严重差异。一旦销毁，后果不堪设想

6、。此外，该协议作为凭证附件，仅从凭证号或档案号进行检索，相对于作为文书档案的协议可按照协议号、签署单位、协议题名等检索途径而言，难以被杳找利用。二、会计凭证的報理及其保管期限会计凭证是记载经济业务发生，明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）対账单、银行存款余额调节表等。会计凭证每天都在大量产生。-•般情况下，会计人员会将当天经手的凭证进行初步整理,内

7、容包括了凭证及附件，附件一•般指相关的票据、文件、协议等，然后每月装订一•次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。在幣理装订会计凭证吋，通常做法是将有关栗据、文件等内容作为凭证的附件装订在一起，其保管期限也随会计凭证为10-15年。利用时则按照档案部门所给的档案号及凭证号进行杳阅。三、会计凭证档案管理的建议（一）加强会计凭证档案的前端控制工作对到期的会计凭证进行鉴定，是销毁前必须要做的工作。这对档案鉴定人员专业素质与敬业精神提出了很高的要求，需要鉴定人员花大最吋间在大量凭证中细心抽出仍需继续保存的

8、凭证及相关文件，再对其进行进一步的整理人卷。这给鉴定人员带来极大的难度和压力。笔者建议，根据本单位的实际情况，将会计凭证的附件原件抽出作为文书档案保管。会计凭证的附件主耍山相关票据、文件、协议等内容纽成，多涉及到领导重要批示、个人信息、资金往來等信息。以我校为例，在实际工作中，发现经常有利用者來查阅相关的文件原件，但却因为被装订在凭证中，而无从人手，只能找财务人员凭记忆或凭证号进行杳找，这大大影响了利用效率。针对此问题，我校档案部门和财务处进行了协商，用盖有档案部门公章的复印件代替原件，作为凭证