港口工程档案的收集与管理.doc

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1、港口工程档案的收集与管理港口工程档案是指港口工程建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，以纸质、胶片、光介等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，是港口工程建设活动的真实记录。收集工作是港口工程档案工作的第一个环节。港口工程档案的收集工作是否科学，档案收集的是否齐全、完整，内容是否准确，会给港口工程质量、进度，工程项目竣工后运行、改造、扩建以及设备的维修、管理等带来至关重要的影响。一、港口工程档案的收集1．坚持档案收集与工程建设同步从港口工程项目建设的实际情况看，项目从申报到工程竣工中间有许多环节，间隔周期甚至达好几年，这样形成的文件材料涉及面广、内容繁

2、杂，涉及的部门及人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能出现遗漏；有些分包工程周期短，施工要求又急，而档案材料若没能同步收集，加之施工人员组成复杂，往往工程任务一完成，临时机构便解散，那么这些档案资料就会随之消失。因此，必须坚持档案收集与港口工程建设同步，将档案收集与工程建设统筹部署、全面安排。需要注意的是，在项目申请立项时即应开始进行文件材料的收集，直到项目竣工验收整个过程无一漏收。这样就能避免由于平时不注重文件的积累、收集，导致到交工时突击整理档案，造成不全面或遗漏。2．建立档案收集的责任保证体系从港口工程项目的建设过程来看，港口工程档案一般来讲由以下六方面档案构成：(1)业主管理档案：

3、如招投标管理相关合同、计划统计、预算投资、环保、资产管理等档案；(2)论证研究档案：如可行性研究档案；(3)调控决策档案：如立项、设计、开工、概算、投资、竣工验收的批准文件；(4)勘测设计档案：如航道、水文、气象、地质档案和港口工程的初步设计档案等；(5)施工建设档案：如土建施工档案；(6)建设监理档案：如监理单位的工程质量控制、进度控制、造价控制档案等。总之，在港口工程建设过程中所形成的档案种类复杂、载体多样、来源广泛，综合性强，对这些项目文件的收集、归档责任必须予以明确的划分。一般来讲，建设单位负责收集项目准备阶段形成的前期文件和相关设备、工艺文件；施工单位负责所承包项目全部施工文件

4、的收集；项目监理单位则对项目建设中文件收集的真实准确和齐全完整情况负责监督审核的责任，并负责监理档案的编制。那么，如何把港口工程建设项目所涉及单位的档案收集责任在具体工作中落到实处呢?从建设单位的角度出发，要做到三点：一是对内要靠制度，二是对外要靠合同，三是要建立档案协调机制。(1)对内要完善企业档案管理制度就建设单位内部来讲，港口工程档案文件的收集工作涉及的部门多而且广，既包括有关项目投资、设计、工程、设备采购等管理部门，又包括了码头生产运营等部门；而其涉及的资料既有国内设计、设备制造单位提交的技术资料，又有引进设备、合作制造厂商提供的港口机械等设备资料。因此，建章立制，明确责任，超前

5、控制，是保证港口工程项目档案收集质量的根本所在。建章立制，重点是建立两方面的制度。一方面，要根据国家、地方有关港口工程建设项目档案管理规定，结合本单位的实际情况，制定切实可行的港口工程档案收集制度，明确归档范围和归档标准，从而在制度上明确档案收集目标对象，使档案收集能有的放矢，确保收集、归档文件的标准化和规范化。另一方面，要根据本单位实际，梳理档案流程，逐项理顺建设单位内部项目文件的收集、归档渠道，通过制度形式，固化档案业务流程，明确各部门在文件材料收集整理中的责任和义务，确保归档范围内的各类港口工程项目文件的收集、归档环节畅通；同时，把文件材料收集整理的好坏与其切身利益挂钩，好则奖、差

6、则罚，从而在建设单位内部建立港口工程档案收集的责任保证体系，做到责任明确、奖罚分明。(2)对外要严格实施合同管理制任何一个大型港口工程项目，都需要设计、采购、施工、监理等诸多外部单位和国内外设备供应商等的分工合作，而合同管理制在港口工程项目管理中的实施，使合同成为联系建设单位与参建单位的纽带，同时又是强有力的手段，约束参建单位按照合同条款履行权利、义务和责任，实现整个项目的实施。港口工程档案收集作为项目管理的一项重要内容，也可以通过加强合同管理来实现。(1)明确档案部门在合同签署的会审环节首先，对外部参建单位相关档案文件的交付、归档责任必须落实到与其签订合同的建设单位内部相关职能部门，由

7、相关职能部门在所签订的合同中明确相关档案资料交付、归档要求，并跟踪、考核。因为专业所限，相关职能部门可能对档案要求不甚了然，甚至有所疏忽。所以，在建设单位的合同会审程序中，应明确加入档案部门会审环节，由档案部门参与合同审核，确保合同中都加入明确档案有关要求的条款。甚至，若在合同签订过程中对参建单位资料交付要求不理解的，也可邀请档案部门参与技术资料交付要求的对外谈判，以确保文件的交付质量。其次，合同中与档案有关的条款主要应包含两方面内