浅析水利工程档案的收集及利用管理.doc

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1、浅析水利工程档案的收集及利用管理摘要：近年來，我国的水利工程事业发展十分迅猛，加强水利工程档案的收集及利用管理的研究是十分必要的。本文作者结合多年来的工作经验，对水利工程档案的收集及利用管理进行了研究，具有重要的参考意义。关键词：加强；水利工程；档案管理；措施中图分类号：TV文献标识码：A文章编号：一、水利工程档案的重要性1、水利工程建设产生的档案材料种类多，形式多样，如文字、图纸、声像等；且具有分散性，产生于多个部门、单位或个人；同时具有联系性,往往如设计变更、预算编制、变更审核等一系列产生的文字、图纸、声像材料，都是为了完整地说明一个事件，是围绕着

2、水利建设这一专业活动先后形成的，是不可分割的。2、水利工程档案产生于整个水利基本建设全过程，是从项目提出、可行性研究、设计、招投标、施工、质检、监理、试运行到竣工验收等过程中形成的。故此其档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，必须将其纳入工程质量管理程序，并耍与工程进度同步，确保完整性、准确性、系统性。3、水利工程档案作为工程建设活动的真实记录，产生的大量科技、施工、管理文件材料和图纸等各种类别、各种载体的档案材料，经过收集、整理、归档后将形成有价值的系统信息资源。它为木工程的运行、管理、维护及日后的改建、扩建提供依据，也为其它工程的建设提供重要参考

3、价值。二、水利工程档案的特点(1)分散性。水利工程档案包括工程在立项、审批、地质勘察、可行性研究、设计、招(投)标、施工建设、工程质量监督、竣工验收等工作中形成的报告、批复、标书、合同、图纸、日志、备忘录、协调文件、领导视察或检查情况等各个方面的文件材料。这些文件材料形成并分散在工程项目管理主管单位、设计单位、勘测单位、一个或儿个施工建设单位等诸多部门，有些甚至还分散在一线技术人员手屮(如施工记录等)，这种情况导致了档案资料在形成来源上的分散性。另外，水利工程建设周期长，文件材料形成的时间也较长，材料比较分散，容易导致档案资料不全,因此，平时必须对资料

4、认真收集、积累、保存和归挡。(2)成套性。水利工程是按阶段进行的，其文件材料是根据各个阶段的工作任务和不同内容逐步形成的，虽然形成于工程的不同阶段，但并非独立存在，各个阶段的文件材料都是下一阶段工作的基础和依据，起着承前启后的作用。因此，不同阶段形成的文件材料，既有明显的专业划分和不同，又有密不可分的有机联系。它们都是以一项水利工程为对象，共同记述和反映该项水利工程从立项到竣工验收以及维护、管理的全过程。从这个意义上来讲，这些文件材料经过整理归档后就组成了一套完整、准确的档案组合体，缺一不可，显现了极强的成套性。尊重成套性也是水利工程档案管理的一条重要

5、原则。三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证建立档案管理网络，加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。提稿案卷质量的具体措施如下：1•成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员，在各业务部门指定专人担任兼职或专职档案员。2.设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。3.建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。4•建立科学的归档制度，归档时应对文件

6、进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。四、加强水利工程档案的收集及利用管理工作的措施1、高度重视，落实领导责任制水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。各级水利工程建设管理部门领导要对工程档案工作给予足够的重视，落实领导责任制，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，成立档案工作领导小组，明确分管档案工作领导和落实专人管理，统一协调档案管理工作，保证工程建设和档案管理同步进行，确保水利工程档案工

7、作的正常开展。2、健全制度，认真履行职责耍建立健全档案管理制度，无论是工程各阶段还是各工程参建单位，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。各级水利工程建设管理部门应积极配合档案业务主管部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。水利工程项目法人应配备相应人员负责工程档案工作，档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确

8、本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属