档案资料的收集与管理

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1、竣工文件内容及编制要求交底一、编制依据交通部《公路工程竣工验收办法》（交公路发[1995]1081号）及省交通厅《浙江省公路工程竣工文件编制办法》，中铁二十三局集团第一工程有限公司质量、职业健康安全与环境整合管理体系《程序文件》，结合本工程实际编制。二、职责项目部根据统一管理、各级负责的原则，对本工程的文件材料收集、归档工作进行监督和指导，形成一套完整的档案工作管理网络。本项目部在工程建设之初，提高档案管理工作的思想意识，将该项工程纳入工程项目管理工作中。建立健全档案管理制度，并同时建立了文件材料管理领导人责任制，使档案管理有章可循、分工落

2、实、责任明确、严格管理。三、要求1、项目部配备了专人负责管理档案资料收集归档工作。2、建立施工资料台帐和借阅制度。人员如有变动，办理有关移交手续，确保工程资料不会流失。3、项目部设有档案室，并配有电脑、资料柜等必备工具，还须安装统一的档案软件。4、归档资料必须书写工整，字迹、线条清楚。纸张便于长期保管，格式统一。文件材料幅面原则为A4纸（210×297），打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题原则采用20号仿宋体，表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。5、禁止使用圆珠笔、铅笔等不易长久保存的书写工具。6、凡由易褪色书写材料制成的文字材料应

3、复印保存。7、原始记录中应签字确认，并加盖项目部及驻地办公章。四、档案资料的收集和质量要求（一）、收集1、档案的收集必须保证资料的原始性和真实性，确保数据材料来源于施工现场。2、组卷应遵循自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。3、凡是反映与本工程有关的重要活动、重要部位、隐蔽工程的文件材料、相片等具有查考利用价值的各种载体都应收集齐全。4、施工阶段形成的文件材料按路线方向，结合单元工程（含分部、分项）及不同专业分别组卷，必须按文件材料形成的先后顺序或工程建设完成情况及时收集。111、所有质检、试验检测、计量支付数据等应实行计算

4、机管理，并实现计算机联网管理。（二）质量要求1、文件的完整性。一个文件的内涵丰富，格式必须符合要求，要有标题、正文、时间、作者，填写内容要完整，表达要准确。例：红头文件：正本和底稿要完整；请示文件：请示和批示要完整。2、文件的价值性。看该文件需不需要归档。3、文件的有效性a）内容有效，字体清楚，图纸要整洁，该签字的必须要有认可手续。b）自给材料要有效，要采用符合永久、长期保管要求的材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、红蓝墨水、纯蓝墨水等。4、文件的准确性。a）文字内容要保证无错、漏、差；b）图纸和文字要相符；c）图纸和实物要相符；d）总体和分部要一

5、致。五归档文件的编制格式（一）卷宗编目卷宗构成的顺序依次为外封面、内封面、卷内目录、文件材料、备考表。文件材料幅面原则为A4纸（210×297）。打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题原则采用20号仿宋体，表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。1、页号单页书写的文字材料在右下角编写页号，双页书写的文字材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号，且与目录相对应。图样页号编写在标题栏外。保管单位之间不连号。成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组卷的，应排在卷内文件材料最后，已编有页号的

6、只需在卷内文件目录页次中填写册数，不比重新编写页号，可在备注中注明总页数。案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。2、案卷封面和脊背案卷外封面只需填写档号（指档案分类号和案卷顺序号）、项目名称、案卷提名等项目。11案卷内封面需填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、档号等项目。案卷题名，应包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能简明准确反映出案卷的基本内容。项目名称以初步设计的批复为准。编制单位，是指案卷形成的单位。编

7、制日期，是指案卷形成日期。卷脊填写档号。2、卷内目录由顺序号、文件材料题名、文件编号、责任者、日期、页次、备注等项组成。顺序号，填写文件材料排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注。文件材料题名，应填写文件材料标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题。文件编号，填写文件材料的原始编号或图样图号。责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要负责者。责任者可采用通用的标准简称。日期，填写文件材料的形成日期。年、月、日。页号，填写每份文件首页上标注的页号，最终件标注起止号。卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。3、备考表应标明卷内文

8、件材料的件数、页数，不同载体形式文件的数量以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。立卷人应由责任立卷人签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人应由案卷质量审核者签名。检查日期